Как правильно оформить личное дело сотрудника: подробное руководство
Личное дело сотрудника – это комплекс документов, содержащих информацию о трудовой деятельности и персональных данных работника. Правильное ведение личных дел является обязательным требованием трудового законодательства и позволяет работодателю оперативно получать доступ к необходимой информации о сотруднике, соблюдать нормы учета и хранения персональных данных, а также избежать возможных трудовых споров.
В этой статье мы подробно рассмотрим все этапы формирования и ведения личного дела сотрудника в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
## Законодательная база
Основными нормативными документами, регулирующими ведение личных дел сотрудников, являются:
* **Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ).** Определяет основные права и обязанности работодателя и работника, а также общие требования к ведению кадровой документации.
* **Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».** Устанавливает правила обработки, хранения и защиты персональных данных, в том числе содержащихся в личных делах.
* **Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».** Регулирует порядок ведения и хранения трудовых книжек, которые являются одним из основных документов личного дела.
* **Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).** Устанавливает сроки хранения личных дел.
* **ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.** Определяет терминологию и основные понятия, используемые в делопроизводстве, в том числе при формировании личных дел.
## Кто обязан вести личные дела?
В соответствии с действующим законодательством, **обязанность вести личные дела распространяется на всех работодателей**, за исключением физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.
## Состав личного дела сотрудника
Хотя законодательно не установлен исчерпывающий перечень документов, входящих в личное дело, обычно оно включает следующие документы:
1. **Внутренняя опись документов личного дела.** Этот документ содержит перечень всех документов, находящихся в личном деле, с указанием даты их поступления и номеров страниц. Опись необходима для быстрого поиска нужного документа и контроля за полнотой личного дела.
2. **Личный листок по учету кадров (анкета).** Это унифицированная форма (обычно используется форма Т-2), содержащая основные биографические данные сотрудника: ФИО, дата и место рождения, образование, семейное положение, паспортные данные, адрес регистрации и фактического проживания, сведения о воинской обязанности и т.д. Личный листок заполняется сотрудником при приеме на работу.
3. **Дополнение к личному листку по учету кадров.** Содержит изменения в сведениях о сотруднике, произошедшие в период его работы в организации (например, изменение фамилии, получение образования, повышение квалификации и т.д.).
4. **Автобиография.** Это документ, написанный сотрудником от руки, в котором он в произвольной форме излагает основные этапы своей жизни и трудовой деятельности.
5. **Копия документа, удостоверяющего личность (паспорт).** Необходима для подтверждения личности сотрудника и правильности указанных им данных. Копируются страницы с фотографией, ФИО, датой и местом рождения, адресом регистрации и информацией о выданных паспортах.
6. **Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (ИНН).** Необходима для правильного начисления и уплаты налогов с заработной платы сотрудника.
7. **Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС).** Необходима для формирования пенсионных прав сотрудника.
8. **Копии документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения).** Подтверждают соответствие сотрудника занимаемой должности или выполняемой работе.
9. **Копия военного билета (для военнообязанных).** Необходима для ведения воинского учета в организации.
10. **Трудовой договор (экземпляр работодателя).** Определяет права и обязанности работодателя и работника, условия труда, размер заработной платы и другие существенные условия.
11. **Приказы (распоряжения) по личному составу:**
* Приказ о приеме на работу.
* Приказы о переводах на другие должности.
* Приказы об изменении фамилии.
* Приказы о предоставлении отпусков (в том числе отпусков по уходу за ребенком).
* Приказы о поощрениях и наградах.
* Приказы о дисциплинарных взысканиях.
* Приказ об увольнении.
12. **Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику при увольнении).** Основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Оригинал трудовой книжки хранится у работодателя на протяжении всего периода работы сотрудника.
13. **Документы, являющиеся основанием для издания приказов по личному составу:**
* Заявления сотрудника (например, заявление о приеме на работу, заявление о переводе, заявление об увольнении, заявление о предоставлении отпуска).
* Медицинские заключения (например, заключение о прохождении обязательного предварительного или периодического медицинского осмотра).
* Представления о поощрении или дисциплинарном взыскании.
* Акты (например, акт о нарушении трудовой дисциплины).
* Графики отпусков.
14. **Аттестационные листы.** Содержат результаты аттестации сотрудника, оценку его профессиональных качеств и рекомендации по дальнейшему развитию.
15. **Характеристики и рекомендации (если имеются).**
16. **Другие документы, относящиеся к трудовой деятельности сотрудника (например, договоры о полной материальной ответственности, соглашения об изменении условий трудового договора, должностные инструкции).**
17. **Согласие на обработку персональных данных.** Обязательный документ, подтверждающий согласие сотрудника на обработку его персональных данных.
Важно отметить, что этот перечень не является исчерпывающим и может быть дополнен другими документами в зависимости от специфики деятельности организации и должности сотрудника. Например, для сотрудников, работающих с государственной тайной, в личном деле должны быть документы, связанные с допуском к государственной тайне.
## Порядок формирования личного дела сотрудника
Процесс формирования личного дела сотрудника состоит из нескольких этапов:
**1. Подготовка к формированию личного дела.**
* **Разработка и утверждение локального нормативного акта (ЛНА).** Рекомендуется разработать и утвердить Положение о ведении личных дел работников, в котором будут регламентированы все вопросы, связанные с формированием, ведением, хранением и использованием личных дел. В Положении следует указать:
* Цель ведения личных дел.
* Состав личного дела.
* Порядок формирования и ведения личного дела.
* Ответственность за ведение личного дела.
* Сроки хранения личного дела.
* Порядок доступа к личным делам.
* Порядок уничтожения личных дел.
* **Определение ответственного за ведение личных дел.** Обычно ответственность за ведение личных дел возлагается на сотрудника кадровой службы. Необходимо издать приказ о назначении ответственного лица и ознакомить его с должностной инструкцией, в которой будут отражены его обязанности по ведению личных дел.
* **Подготовка папки (скоросшивателя) для личного дела.** Необходимо подготовить отдельную папку (скоросшиватель) для каждого сотрудника.
**2. Сбор и оформление документов.**
* **Заполнение личного листка по учету кадров и автобиографии.** Эти документы заполняются сотрудником при приеме на работу. Необходимо проверить полноту и правильность заполнения, соответствие указанных данных документам, удостоверяющим личность и образованию.
* **Получение копий необходимых документов.** Необходимо получить от сотрудника копии паспорта, ИНН, СНИЛС, документов об образовании, военного билета (для военнообязанных) и других необходимых документов. Копии должны быть заверены надлежащим образом (либо нотариально, либо сотрудником кадровой службы с проставлением отметки «Копия верна», должности, подписи и даты). Оригиналы документов возвращаются сотруднику.
* **Оформление трудового договора.** Трудовой договор оформляется в двух экземплярах, один из которых передается сотруднику, а второй хранится в личном деле.
* **Издание приказа о приеме на работу.** Приказ о приеме на работу издается на основании трудового договора. Копия приказа помещается в личное дело.
* **Оформление внутренней описи документов личного дела.** В опись заносятся все документы, помещаемые в личное дело, с указанием даты их поступления и номеров страниц. Опись ведется в хронологическом порядке.
* **Получение согласия на обработку персональных данных.** Перед началом обработки персональных данных сотрудника необходимо получить его письменное согласие. Согласие должно быть оформлено в соответствии с требованиями Федерального закона «О персональных данных».
**3. Формирование личного дела.**
* **Размещение документов в папке (скоросшивателе) в определенном порядке.** Рекомендуется следующий порядок размещения документов в личном деле:
1. Внутренняя опись документов личного дела.
2. Личный листок по учету кадров (анкета).
3. Дополнение к личному листку по учету кадров.
4. Автобиография.
5. Копия документа, удостоверяющего личность (паспорт).
6. Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (ИНН).
7. Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС).
8. Копии документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения).
9. Копия военного билета (для военнообязанных).
10. Трудовой договор.
11. Приказы (распоряжения) по личному составу (в хронологическом порядке).
12. Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности).
13. Документы, являющиеся основанием для издания приказов по личному составу (в хронологическом порядке).
14. Аттестационные листы.
15. Характеристики и рекомендации (если имеются).
16. Другие документы, относящиеся к трудовой деятельности сотрудника.
17. Согласие на обработку персональных данных.
* **Нумерация страниц личного дела.** Все страницы личного дела должны быть пронумерованы, начиная с титульного листа (внутренней описи). Нумерация производится арабскими цифрами в правом верхнем углу каждой страницы.
* **Подшивка личного дела.** Документы личного дела подшиваются в папку (скоросшиватель) с использованием ниток или специальных скреплений. Не рекомендуется использовать канцелярские скрепки, так как они могут повредить документы.
## Ведение личного дела сотрудника
Ведение личного дела сотрудника предполагает своевременное внесение изменений и дополнений в связи с происходящими событиями в его трудовой деятельности.
* **Добавление новых документов.** Все новые документы, относящиеся к трудовой деятельности сотрудника (приказы, заявления, аттестационные листы и т.д.), должны быть своевременно добавлены в личное дело. Необходимо вносить соответствующие изменения во внутреннюю опись документов личного дела.
* **Внесение изменений в существующие документы.** В случае изменения персональных данных сотрудника (например, изменение фамилии, адреса регистрации) необходимо внести соответствующие изменения в личный листок по учету кадров и другие документы. Изменения должны быть заверены подписью сотрудника кадровой службы и печатью организации (при наличии).
* **Контроль за актуальностью информации.** Необходимо регулярно проверять актуальность информации, содержащейся в личном деле, и при необходимости запрашивать у сотрудника обновленные данные.
## Хранение личных дел сотрудников
Хранение личных дел сотрудников должно осуществляться в соответствии с требованиями законодательства о персональных данных и архивном деле.
* **Место хранения.** Личные дела должны храниться в специально отведенном месте, обеспечивающем их сохранность и защиту от несанкционированного доступа. Это может быть сейф, металлический шкаф или отдельное помещение.
* **Сроки хранения.** Сроки хранения личных дел установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236). **Для личных дел, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, срок хранения составляет 75 лет. Для личных дел, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, срок хранения составляет 50 лет.** Личные дела руководителей хранятся постоянно.
* **Порядок доступа.** Доступ к личным делам должен быть ограниченным и предоставляться только уполномоченным лицам. Необходимо вести учет лиц, имевших доступ к личным делам.
* **Передача личных дел в архив.** По истечении установленного срока хранения личные дела передаются в архив организации или уничтожаются в установленном порядке.
## Передача личного дела при увольнении сотрудника
При увольнении сотрудника его личное дело подлежит закрытию и подготовке к передаче в архив.
* **Закрытие личного дела.** В личное дело помещается приказ об увольнении сотрудника. На обложке личного дела делается отметка о дате увольнения.
* **Проверка комплектности.** Перед передачей в архив необходимо проверить комплектность личного дела и убедиться в наличии всех необходимых документов.
* **Подготовка к передаче в архив.** Личное дело подготавливается к передаче в архив в соответствии с требованиями архивного законодательства.
## Ответственность за нарушение порядка ведения личных дел
Нарушение порядка ведения личных дел сотрудников может повлечь за собой административную ответственность в соответствии со статьей 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ).
* **Предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей.**
* **Наложение административного штрафа на юридических лиц в размере от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.**
За повторное совершение аналогичного правонарушения предусмотрены более строгие меры ответственности.
## Типичные ошибки при ведении личных дел
* **Отсутствие личного дела у сотрудника.**
* **Неполный состав личного дела.**
* **Отсутствие необходимых документов (например, согласия на обработку персональных данных).**
* **Неправильное оформление документов.**
* **Нарушение сроков хранения личных дел.**
* **Несанкционированный доступ к личным делам.**
* **Несвоевременное внесение изменений в личное дело.**
## Рекомендации по ведению личных дел
* **Разработайте и утвердите Положение о ведении личных дел работников.**
* **Назначьте ответственного за ведение личных дел.**
* **Обеспечьте надлежащее хранение личных дел.**
* **Регулярно проверяйте комплектность и актуальность информации, содержащейся в личных делах.**
* **Своевременно вносите изменения и дополнения в личные дела.**
* **Ознакомьте сотрудников с порядком ведения личных дел.**
* **Проводите обучение сотрудников, ответственных за ведение личных дел.**
* **Соблюдайте требования законодательства о персональных данных.**
* **Используйте специализированное программное обеспечение для автоматизации ведения личных дел.**
## Автоматизация ведения личных дел
Для упрощения и автоматизации процесса ведения личных дел можно использовать специализированное программное обеспечение. Такие программы позволяют:
* **Автоматизировать сбор и обработку данных о сотрудниках.**
* **Формировать необходимые документы (личные листки, приказы, трудовые договоры и т.д.).**
* **Вести учет документов и контролировать их сроки действия.**
* **Обеспечивать безопасное хранение персональных данных.**
* **Формировать отчеты и статистические данные.**
При выборе программного обеспечения необходимо учитывать специфику деятельности организации, количество сотрудников и требования к функциональности программы.
## Заключение
Ведение личных дел сотрудников – это важная обязанность работодателя, требующая внимательного и ответственного подхода. Правильное ведение личных дел позволяет соблюдать требования трудового законодательства, эффективно управлять персоналом и избежать возможных трудовых споров. Соблюдение всех вышеперечисленных рекомендаций поможет вам организовать ведение личных дел сотрудников в соответствии с действующим законодательством и обеспечить сохранность и конфиденциальность персональных данных.