Как правильно составить заказ на поставку: пошаговое руководство

Заказ на поставку (ЗНП) – это важный документ, регламентирующий процесс закупки товаров или услуг. Правильно составленный ЗНП позволяет избежать ошибок, недопониманий и задержек, обеспечивая своевременное и эффективное снабжение предприятия. В этой статье мы подробно рассмотрим, как составить заказ на поставку, учитывая все ключевые аспекты и нюансы.

Что такое заказ на поставку?

Заказ на поставку – это официальный документ, выдаваемый покупателем (заказчиком) поставщику, с просьбой поставить определенные товары или услуги на согласованных условиях. Он содержит информацию о том, какие товары или услуги требуются, в каком количестве, по какой цене, в какие сроки и на каких условиях.

Основные функции заказа на поставку:

• Фиксация договоренностей: ЗНП закрепляет все договоренности между покупателем и поставщиком относительно предмета поставки, цены, сроков и условий.
• Основа для учета: ЗНП служит основанием для бухгалтерского учета и контроля за исполнением обязательств.
• Управление запасами: ЗНП помогает планировать закупки и поддерживать оптимальный уровень запасов на складе.
• Контроль качества: ЗНП может содержать требования к качеству поставляемой продукции.
• Правовая защита: В случае возникновения споров, ЗНП является важным доказательством условий сделки.

Когда необходимо составлять заказ на поставку?

Составление заказа на поставку необходимо в следующих ситуациях:

• Регулярные закупки: При постоянном приобретении товаров или услуг у одного и того же поставщика.
• Крупные закупки: При закупке большого объема продукции или дорогостоящих услуг.
• Специальные требования: Если к поставляемой продукции предъявляются особые требования по качеству, спецификации или условиям поставки.
• Новый поставщик: При работе с новым поставщиком для четкой фиксации всех условий сотрудничества.
• Конкурсные закупки: В рамках проведения конкурсных процедур для определения победителя и заключения договора.

Пошаговое руководство по составлению заказа на поставку

Процесс составления заказа на поставку включает несколько этапов. Рассмотрим их подробно:

Шаг 1: Подготовка информации

Прежде чем приступить к составлению ЗНП, необходимо собрать всю необходимую информацию. Это позволит избежать ошибок и неточностей.

• Определение потребности: Определите, какие товары или услуги необходимы, в каком количестве и к какому сроку.
• Выбор поставщика: Выберите поставщика, который предлагает наилучшие условия по цене, качеству и срокам поставки. Учитывайте репутацию поставщика, отзывы других клиентов и наличие необходимых сертификатов и лицензий.
• Согласование условий: Согласуйте с поставщиком все условия поставки, включая цену, условия оплаты, сроки поставки, условия транспортировки и страхования, а также требования к качеству продукции.
• Сбор информации о товаре/услуге: Соберите всю необходимую информацию о товаре или услуге, включая наименование, артикул, описание, технические характеристики и требования к качеству.

Шаг 2: Заполнение формы заказа на поставку

Заказ на поставку должен быть оформлен в письменной форме. Можно использовать типовой бланк или разработать собственную форму, учитывающую специфику деятельности предприятия. В любом случае, ЗНП должен содержать следующие обязательные элементы:

• Заголовок документа: «Заказ на поставку» или аналогичное название.
• Номер и дата: Уникальный номер заказа и дата его составления. Нумерация заказов должна быть последовательной и соответствовать внутреннему документообороту предприятия.
• Информация о покупателе: Полное наименование организации, юридический адрес, ИНН, КПП, контактные данные (телефон, электронная почта).
• Информация о поставщике: Полное наименование организации, юридический адрес, ИНН, КПП, контактные данные (телефон, электронная почта).
• Перечень товаров/услуг: Подробный перечень заказываемых товаров или услуг с указанием наименования, артикула, единицы измерения, количества, цены за единицу и общей стоимости.
• Общая сумма заказа: Общая стоимость всех товаров или услуг, указанных в заказе.
• Условия поставки: Срок поставки, условия транспортировки (самовывоз, доставка поставщиком, доставка транспортной компанией), адрес доставки, условия разгрузки.
• Условия оплаты: Форма оплаты (предоплата, оплата по факту поставки, оплата в рассрочку), срок оплаты, реквизиты банковского счета поставщика.
• Требования к качеству: Подробное описание требований к качеству поставляемой продукции, включая ссылки на стандарты, ГОСТы, ТУ и другие нормативные документы. При необходимости, можно указать требования к упаковке, маркировке и сопроводительной документации.
• Ответственность сторон: Условия ответственности сторон за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по заказу.
• Порядок разрешения споров: Порядок разрешения споров между покупателем и поставщиком в случае их возникновения.
• Подписи и печати: Подписи уполномоченных лиц со стороны покупателя и поставщика, а также печати организаций (при наличии).

Пример заполнения формы заказа на поставку:

Заказ на поставку № 123 от 15.03.2023

Покупатель: ООО «Ромашка», 123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 1, ИНН 7701234567, КПП 770101001, тел. +7 (495) 123-45-67, e-mail: [email protected]

Поставщик: ООО «Василек», 654321, г. Санкт-Петербург, ул. Невский проспект, д. 10, ИНН 7801234567, КПП 780101001, тел. +7 (812) 765-43-21, e-mail: [email protected]

Перечень товаров:

Общая сумма заказа: 37 500 руб.

Условия поставки: Доставка транспортом поставщика в течение 3 рабочих дней с момента получения предоплаты. Адрес доставки: г. Москва, ул. Ленина, д. 1, склад № 1.

Условия оплаты: Предоплата 100% в течение 2 банковских дней с момента получения заказа.

Требования к качеству: Товар должен соответствовать ГОСТ 19242-74.

Ответственность сторон: Стороны несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по заказу в соответствии с действующим законодательством РФ.

Порядок разрешения споров: Все споры и разногласия, возникающие между сторонами по настоящему заказу или в связи с ним, подлежат разрешению путем переговоров. В случае невозможности разрешения споров путем переговоров, они подлежат рассмотрению в Арбитражном суде г. Москвы.

Подписи и печати:

_________________________ _________________________

(Подпись покупателя) (Печать покупателя)

_________________________ _________________________

(Подпись поставщика) (Печать поставщика)

Шаг 3: Отправка заказа поставщику

После заполнения формы заказа необходимо отправить ее поставщику. Это можно сделать по электронной почте, факсу или курьером. Важно убедиться, что поставщик получил заказ и подтвердил его принятие.

Шаг 4: Получение подтверждения заказа

Поставщик должен подтвердить получение заказа и его принятие к исполнению. Подтверждение может быть в виде ответного письма по электронной почте, подписанного экземпляра заказа или иного документа. В подтверждении должны быть указаны сроки поставки, условия оплаты и другие важные детали.

Шаг 5: Контроль исполнения заказа

После получения подтверждения заказа необходимо контролировать его исполнение. Это включает в себя отслеживание сроков поставки, контроль качества продукции и своевременное проведение оплаты. В случае возникновения каких-либо проблем или задержек, необходимо оперативно связываться с поставщиком для их решения.

Важные аспекты составления заказа на поставку

При составлении заказа на поставку следует учитывать следующие важные аспекты:

• Точность и полнота информации: Вся информация, указанная в заказе, должна быть точной и полной. Необходимо избегать ошибок и неточностей, которые могут привести к недопониманиям и задержкам.
• Четкость формулировок: Формулировки в заказе должны быть четкими и однозначными. Необходимо избегать двусмысленности и неясности, которые могут быть истолкованы по-разному.
• Соответствие требованиям: Заказ должен соответствовать требованиям законодательства, а также внутренним правилам и процедурам предприятия.
• Согласование с поставщиком: Все условия заказа должны быть согласованы с поставщиком. Необходимо убедиться, что поставщик понимает и принимает все условия поставки.
• Документирование: Все этапы составления и исполнения заказа должны быть задокументированы. Необходимо хранить все документы, связанные с заказом, включая переписку с поставщиком, подтверждения заказа, акты приема-передачи и другие документы.

Типичные ошибки при составлении заказа на поставку

При составлении заказа на поставку часто допускаются следующие ошибки:

• Неполная информация: Отсутствие важных деталей, таких как артикул товара, технические характеристики или требования к качеству.
• Неточные данные: Ошибки в наименовании товара, количестве, цене или сроках поставки.
• Двусмысленные формулировки: Нечеткие и неоднозначные формулировки, которые могут быть истолкованы по-разному.
• Отсутствие согласования: Несогласование условий заказа с поставщиком.
• Игнорирование требований законодательства: Несоблюдение требований законодательства при составлении заказа.
• Отсутствие документирования: Отсутствие документов, подтверждающих факт составления и исполнения заказа.

Как избежать ошибок при составлении заказа на поставку

Чтобы избежать ошибок при составлении заказа на поставку, рекомендуется соблюдать следующие правила:

• Использовать типовой бланк: Используйте типовой бланк заказа на поставку, который содержит все необходимые поля и реквизиты.
• Внимательно проверять информацию: Перед отправкой заказа внимательно проверьте всю информацию, указанную в нем.
• Использовать четкие формулировки: Используйте четкие и однозначные формулировки, которые не могут быть истолкованы по-разному.
• Согласовывать условия с поставщиком: Согласуйте все условия заказа с поставщиком до его отправки.
• Документировать все этапы: Документируйте все этапы составления и исполнения заказа.
• Обучать персонал: Обучайте персонал, занимающийся составлением заказов на поставку, правилам и процедурам.
• Использовать специализированное программное обеспечение: Используйте специализированное программное обеспечение для автоматизации процесса составления и управления заказами на поставку.

Автоматизация процесса составления заказов на поставку

Автоматизация процесса составления заказов на поставку позволяет значительно повысить эффективность и снизить количество ошибок. Существует множество программных решений, которые позволяют автоматизировать следующие задачи:

• Формирование заказа: Автоматическое заполнение формы заказа на основе данных о товаре, поставщике и условиях поставки.
• Согласование заказа: Автоматическая отправка заказа на согласование уполномоченным лицам.
• Отправка заказа поставщику: Автоматическая отправка заказа поставщику по электронной почте или через EDI.
• Отслеживание исполнения заказа: Автоматическое отслеживание сроков поставки, контроль качества продукции и своевременное проведение оплаты.
• Анализ данных: Анализ данных о заказах на поставку для выявления тенденций и оптимизации закупок.

При выборе программного обеспечения для автоматизации процесса составления заказов на поставку следует учитывать следующие факторы:

• Функциональность: Программное обеспечение должно обеспечивать выполнение всех необходимых задач, связанных с составлением и управлением заказами на поставку.
• Интеграция: Программное обеспечение должно быть интегрировано с другими информационными системами предприятия, такими как ERP, CRM и складской учет.
• Удобство использования: Программное обеспечение должно быть удобным и интуитивно понятным для пользователей.
• Стоимость: Стоимость программного обеспечения должна быть разумной и соответствовать его функциональности.
• Поддержка: Поставщик программного обеспечения должен предоставлять качественную техническую поддержку.

Пример использования специализированного программного обеспечения

Предположим, компания «Альфа» использует программное обеспечение для автоматизации процесса составления заказов на поставку. Для формирования заказа на поставку бумаги офисной А4, сотрудник компании выполняет следующие действия:

1. Входит в систему и выбирает пункт меню «Создать заказ на поставку».
2. Выбирает поставщика «Василек» из списка поставщиков.
3. Выбирает товар «Бумага офисная А4» из каталога товаров.
4. Указывает количество – 100 пачек.
5. Указывает дату поставки – 22.03.2023.
6. Проверяет правильность введенных данных и нажимает кнопку «Сохранить».
7. Система автоматически формирует заказ на поставку, присваивает ему номер и отправляет его на согласование руководителю отдела закупок.
8. Руководитель отдела закупок получает уведомление о новом заказе на поставку и проверяет его.
9. Если все данные верны, руководитель отдела закупок утверждает заказ.
10. Система автоматически отправляет заказ поставщику «Василек» по электронной почте.
11. Поставщик «Василек» получает заказ и подтверждает его принятие.
12. Система автоматически отслеживает срок поставки и уведомляет сотрудника компании «Альфа» о прибытии товара на склад.

Заключение

Составление заказа на поставку – важный этап в процессе закупки товаров или услуг. Правильно составленный ЗНП позволяет избежать ошибок, недопониманий и задержек, обеспечивая своевременное и эффективное снабжение предприятия. Соблюдение правил и рекомендаций, приведенных в этой статье, поможет вам составить заказ на поставку, который будет соответствовать всем требованиям и обеспечит успешное выполнение поставленной задачи. Автоматизация процесса составления заказов на поставку может значительно повысить эффективность и снизить количество ошибок.

Дополнительные ресурсы

• Пример формы заказа на поставку
• Статья: Как выбрать поставщика
• Шаблон договора поставки