Как правильно составить личное дело сотрудника: пошаговая инструкция

Составление личного дела сотрудника – важная часть кадрового делопроизводства. Правильно сформированное личное дело позволяет систематизировать информацию о работнике, упростить поиск необходимых документов и соблюсти требования законодательства. В этой статье мы подробно рассмотрим, как составить личное дело, какие документы в него включать и какие ошибки следует избегать.

## Что такое личное дело сотрудника?

Личное дело сотрудника – это совокупность документов, содержащих сведения о трудовой деятельности и персональных данных работника в организации. Оно формируется на каждого сотрудника после издания приказа о приеме на работу и ведется на протяжении всего периода его работы в компании.

**Основная цель личного дела:**

* Систематизация информации о сотруднике.
* Обеспечение быстрого доступа к необходимым документам.
* Подтверждение фактов трудовой деятельности при необходимости (например, при оформлении пенсии).
* Соблюдение требований законодательства о защите персональных данных.

## Нормативная база

В российском законодательстве нет четкого перечня документов, обязательных для включения в личное дело. Однако, существуют общие требования к ведению кадровой документации и защите персональных данных, которые необходимо учитывать. Основные нормативные акты, регулирующие этот вопрос:

* **Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ).** Регулирует трудовые отношения между работником и работодателем.
* **Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».** Устанавливает правила обработки персональных данных, включая требования к их защите и хранению.
* **Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».** Регулирует порядок ведения и хранения трудовых книжек.
* **Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».** Определяет сроки хранения различных кадровых документов.

## Структура личного дела сотрудника

Хотя законодательно установленной формы личного дела нет, рекомендуется придерживаться определенной структуры для удобства и систематизации. Обычно личное дело состоит из следующих разделов:

1. **Внутренняя опись документов личного дела.**
2. **Дополнение к личному листку по учету кадров (при наличии).**
3. **Личный листок по учету кадров (или анкета).**
4. **Автобиография.**
5. **Копии документов, удостоверяющих личность (паспорт и др.).**
6. **Копии документов об образовании, квалификации, профессиональной переподготовке.**
7. **Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС).**
8. **Копия свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе (ИНН).**
9. **Копии документов воинского учета (для военнообязанных).**
10. **Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему.**
11. **Приказы (распоряжения) по личному составу (о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрениях, взысканиях, отпусках и др.).**
12. **Документы об аттестации (при наличии).**
13. **Характеристики, рекомендации (при наличии).**
14. **Другие документы, касающиеся трудовой деятельности сотрудника (например, заявления, объяснительные записки).**

## Пошаговая инструкция по составлению личного дела

Теперь рассмотрим подробную инструкцию по составлению личного дела сотрудника:

**Шаг 1: Подготовка папки для личного дела**

Для хранения личного дела необходимо использовать отдельную папку-скоросшиватель. Рекомендуется использовать папки из плотного картона, чтобы обеспечить сохранность документов. На обложке папки следует указать следующую информацию:

* Полное наименование организации.
* Фамилия, имя, отчество сотрудника (полностью).
* Табельный номер сотрудника (при наличии).
* Дату начала ведения личного дела.
* Дату окончания ведения личного дела (после увольнения сотрудника).

**Шаг 2: Формирование внутренней описи документов**

Внутренняя опись документов – это перечень всех документов, находящихся в личном деле, с указанием их наименования, даты составления и номеров страниц. Опись необходима для быстрого поиска нужных документов и контроля за их наличием. В процессе ведения личного дела опись необходимо обновлять по мере добавления новых документов.

* **Как составить внутреннюю опись:**
* Создайте таблицу со следующими столбцами:
* № п/п
* Наименование документа
* Дата документа
* Номера листов дела
* Примечание
* Заполните таблицу, перечисляя все документы, находящиеся в личном деле.
* Пронумеруйте каждый документ в описи.
* Укажите дату составления каждого документа.
* Укажите номера листов дела, на которых находится документ.
* В графе «Примечание» можно указать дополнительную информацию, например, об оригинальности документа (копия, оригинал).
* В конце описи укажите общее количество документов в личном деле, а также фамилию, имя, отчество и должность лица, составившего опись, и его подпись.

**Шаг 3: Заполнение личного листка по учету кадров (или анкеты)**

Личный листок по учету кадров (или анкета) – это документ, содержащий основные сведения о сотруднике: ФИО, дата рождения, место рождения, образование, семейное положение, сведения о трудовой деятельности до поступления на работу в данную организацию и другие персональные данные. Форма личного листка может быть разработана организацией самостоятельно или использована типовая форма (например, форма № Т-2, утвержденная Госкомстатом России, хотя ее применение не является обязательным).

* **Как заполнить личный листок:**
* Предоставьте сотруднику бланк личного листка для заполнения.
* Убедитесь, что сотрудник заполнил все поля личного листка разборчиво и без ошибок.
* Проверьте правильность указанных данных с предоставленными документами (паспорт, трудовая книжка, документы об образовании и т.д.).
* Вклейте фотографию сотрудника в отведенное для этого место.
* После заполнения личный листок подписывается сотрудником и заверяется подписью сотрудника кадровой службы.

**Шаг 4: Составление автобиографии**

Автобиография – это документ, в котором сотрудник в произвольной форме излагает основные этапы своей жизни и трудовой деятельности. Хотя автобиография не является обязательным документом, ее наличие в личном деле может быть полезным для получения более полной информации о сотруднике.

* **Что должно быть указано в автобиографии:**
* ФИО, дата и место рождения.
* Сведения об образовании (наименование учебного заведения, год окончания, полученная специальность).
* Сведения о трудовой деятельности (места работы, должности, периоды работы).
* Сведения о семейном положении.
* Дополнительные сведения (например, участие в общественной деятельности, наличие наград и поощрений).
* Дата составления и подпись сотрудника.

**Шаг 5: Копирование документов, удостоверяющих личность**

В личное дело необходимо включить копии документов, удостоверяющих личность сотрудника. Обычно это копия паспорта (все страницы, содержащие информацию). Также можно включить копии других документов, удостоверяющих личность (например, водительского удостоверения).

* **Как сделать копию паспорта:**
* Снимите копии всех страниц паспорта, содержащих какую-либо информацию (фотография, ФИО, дата рождения, место рождения, сведения о регистрации и т.д.).
* Убедитесь, что копии четкие и разборчивые.
* Заверять копии паспорта нотариально не требуется. Достаточно заверить копию подписью сотрудника кадровой службы и печатью организации (при наличии). На копии делается отметка «Копия верна», ставится должность, подпись, расшифровка подписи и дата заверения.

**Шаг 6: Копирование документов об образовании, квалификации, профессиональной переподготовке**

В личное дело необходимо включить копии документов, подтверждающих образование, квалификацию и профессиональную переподготовку сотрудника (дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения и т.д.).

* **Как сделать копии документов об образовании:**
* Снимите копии всех страниц дипломов, аттестатов, свидетельств и удостоверений.
* Убедитесь, что копии четкие и разборчивые.
* Заверять копии документов об образовании нотариально не требуется. Достаточно заверить копию подписью сотрудника кадровой службы и печатью организации (при наличии). На копии делается отметка «Копия верна», ставится должность, подпись, расшифровка подписи и дата заверения.

**Шаг 7: Копирование страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС) и свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе (ИНН)**

В личное дело необходимо включить копии СНИЛС и ИНН сотрудника.

* **Как сделать копии СНИЛС и ИНН:**
* Снимите копии СНИЛС и ИНН.
* Убедитесь, что копии четкие и разборчивые.
* Заверять копии СНИЛС и ИНН нотариально не требуется. Достаточно заверить копию подписью сотрудника кадровой службы и печатью организации (при наличии). На копии делается отметка «Копия верна», ставится должность, подпись, расшифровка подписи и дата заверения.

**Шаг 8: Копирование документов воинского учета (для военнообязанных)**

Если сотрудник является военнообязанным, в личное дело необходимо включить копии документов воинского учета (военный билет, удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу).

* **Как сделать копии документов воинского учета:**
* Снимите копии всех страниц военного билета или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, содержащих какую-либо информацию.
* Убедитесь, что копии четкие и разборчивые.
* Заверять копии документов воинского учета нотариально не требуется. Достаточно заверить копию подписью сотрудника кадровой службы и печатью организации (при наличии). На копии делается отметка «Копия верна», ставится должность, подпись, расшифровка подписи и дата заверения.

**Шаг 9: Подписание трудового договора и дополнительных соглашений к нему**

Оригинал трудового договора и все дополнительные соглашения к нему должны храниться в личном деле сотрудника. Второй экземпляр трудового договора выдается сотруднику на руки.

* **Что необходимо проверить перед подписанием трудового договора:**
* Правильность указания ФИО, должности и других данных сотрудника.
* Соответствие условий труда, указанных в договоре, фактическим условиям работы.
* Наличие всех необходимых пунктов и условий в договоре (например, размер заработной платы, режим работы, продолжительность отпуска и т.д.).
* Ознакомление сотрудника с должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами организации.

**Шаг 10: Подшивка приказов (распоряжений) по личному составу**

В личное дело необходимо подшивать копии всех приказов (распоряжений) по личному составу, касающихся данного сотрудника (о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрениях, взысканиях, отпусках и др.).

* **Как подшить приказы:**
* Сделайте копии приказов.
* Подшейте копии приказов в личное дело в хронологическом порядке (от более ранних к более поздним).

**Шаг 11: Документы об аттестации, характеристики, рекомендации (при наличии)**

Если сотрудник проходил аттестацию, в личное дело необходимо подшить копии документов об аттестации (аттестационные листы, заключения аттестационной комиссии и т.д.). Также в личное дело можно подшить характеристики и рекомендации (если они имеются).

**Шаг 12: Другие документы**

В личное дело можно подшивать и другие документы, касающиеся трудовой деятельности сотрудника (например, заявления, объяснительные записки, графики отпусков и т.д.).

**Шаг 13: Нумерация листов дела**

После формирования личного дела необходимо пронумеровать все листы дела. Нумерация должна быть сквозной, начиная с первого листа (внутренней описи) и заканчивая последним. Номера листов проставляются в правом верхнем углу листа простым карандашом.

**Шаг 14: Прошнуровка личного дела**

Для обеспечения сохранности документов личное дело рекомендуется прошнуровать. Для этого необходимо сделать несколько отверстий в папке-скоросшивателе и прошить листы дела прочной нитью. Концы нити выводятся на оборотную сторону папки и заклеиваются бумажной наклейкой, на которой указывается количество прошитых листов, должность и подпись сотрудника кадровой службы, а также дата прошнуровки.

## Правила ведения и хранения личных дел

* Личные дела должны храниться в специально отведенном месте, обеспечивающем их сохранность и защиту от несанкционированного доступа.
* Доступ к личным делам должен быть ограничен кругом лиц, имеющих на это право (например, сотрудники кадровой службы, руководство организации).
* Личные дела должны вестись аккуратно и своевременно. Все изменения в данных сотрудника должны быть отражены в личном деле.
* При увольнении сотрудника личное дело закрывается и передается в архив организации.
* Сроки хранения личных дел определяются Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Росархивом. Личные дела руководителей хранятся постоянно, личные дела других сотрудников – 75 лет после увольнения.
* Передача личных дел на хранение в архив организации оформляется актом приема-передачи.

## Ошибки, которых следует избегать

* **Неполный состав документов.** В личном деле должны быть все необходимые документы, предусмотренные законодательством и локальными нормативными актами организации.
* **Несвоевременное обновление данных.** Все изменения в данных сотрудника (например, изменение фамилии, получение образования и т.д.) должны быть своевременно отражены в личном деле.
* **Нарушение правил хранения и защиты персональных данных.** Личные дела должны храниться в условиях, обеспечивающих их сохранность и защиту от несанкционированного доступа. Не допускается передача личных дел третьим лицам без согласия сотрудника.
* **Неправильное оформление документов.** Все документы в личном деле должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства и локальных нормативных актов организации.
* **Отсутствие внутренней описи документов.** Внутренняя опись документов необходима для быстрого поиска нужных документов и контроля за их наличием.

## Заключение

Составление и ведение личных дел сотрудников – важная обязанность кадровой службы. Правильно сформированное личное дело позволяет систематизировать информацию о работнике, упростить поиск необходимых документов и соблюсти требования законодательства. Следуя приведенной в этой статье пошаговой инструкции, вы сможете избежать ошибок и обеспечить надлежащее ведение личных дел в вашей организации.