轻松搞定：从Outlook导出联系人信息的完整指南

在当今数字化时代，联系人信息的重要性不言而喻。无论是个人用户还是企业用户，都需要有效地管理和备份他们的联系人信息。Microsoft Outlook作为一款广泛使用的电子邮件客户端和个人信息管理工具，存储了大量的联系人数据。因此，学习如何从Outlook导出联系人信息，对于数据备份、数据迁移以及与其他应用程序共享数据至关重要。

本指南将详细介绍从Outlook导出联系人信息的各种方法，包括不同Outlook版本的操作步骤、常用导出格式的选择以及常见问题的解决方案。无论你是Outlook新手还是经验丰富的用户，都能从中找到有用的信息。

为什么要导出Outlook联系人信息？

导出Outlook联系人信息的原因有很多，以下是一些常见的场景：

• 数据备份： 定期备份联系人信息可以防止数据丢失，例如硬盘损坏、病毒攻击或误删除。
• 数据迁移： 当你更换设备或升级Outlook版本时，可以将联系人信息迁移到新的设备或版本中。
• 与其他应用程序共享数据： 你可能需要将联系人信息导入到其他应用程序中，例如CRM系统、邮件营销工具或社交媒体平台。
• 数据管理： 导出联系人信息可以方便地进行数据清理、整理和分析。

Outlook联系人信息导出方法

Outlook提供了多种导出联系人信息的方法，具体操作步骤因Outlook版本而异。以下将分别介绍不同Outlook版本的导出方法。

Outlook 2010, 2013, 2016, 2019和Microsoft 365 (Outlook网页版和桌面版) 的导出方法

这些版本的Outlook导出联系人信息的方法基本相同，都采用导出到CSV或PST文件的方式。

方法一：导出到CSV (逗号分隔值) 文件

CSV文件是一种通用的数据格式，可以被许多应用程序读取和编辑。导出到CSV文件适合于将联系人信息导入到其他应用程序中，或者进行数据清理和整理。

1. 打开Outlook： 启动你的Outlook应用程序。
2. 选择“文件”菜单： 在Outlook窗口的左上角，点击“文件”菜单。
3. 选择“打开和导出”： 在“文件”菜单中，选择“打开和导出”选项。
4. 选择“导入/导出”： 在“打开和导出”界面中，点击“导入/导出”按钮。这将打开“导入和导出向导”。
5. 选择“导出到文件”： 在“导入和导出向导”中，选择“导出到文件”选项，然后点击“下一步”。
6. 选择“逗号分隔值 (CSV)”： 在“导出到文件”界面中，选择“逗号分隔值 (CSV)”选项，然后点击“下一步”。
7. 选择要导出的联系人文件夹： 在“导出到文件”界面中，选择你要导出的联系人文件夹。通常情况下，联系人文件夹名为“联系人”。如果你的Outlook中配置了多个账户，请确保选择正确的账户和联系人文件夹。点击“下一步”。
8. 选择导出文件的保存位置和文件名： 在“导出到文件”界面中，点击“浏览”按钮，选择导出文件的保存位置和文件名。建议使用一个易于识别的文件名，例如“Contacts_20231027.csv”。点击“确定”。
9. 设置导出的字段（可选）： 点击“映射自定义字段”按钮。这将打开一个对话框，允许你选择要导出的字段。你可以拖动字段名称来调整字段的顺序。如果你不需要自定义字段，可以直接点击“取消”。
10. 完成导出： 点击“完成”按钮，Outlook将开始导出联系人信息。导出完成后，你将在指定的保存位置找到导出的CSV文件。

注意事项：

• CSV文件只能保存联系人信息，不保存联系人图片、附件等其他信息。
• CSV文件使用逗号作为分隔符，因此如果联系人信息中包含逗号，可能会导致数据解析错误。
• 在用Excel或其他软件打开CSV文件时，可能会出现乱码问题。这通常是由于编码格式不匹配造成的。可以尝试使用UTF-8编码格式打开CSV文件。

方法二：导出到PST (个人存储表) 文件

PST文件是Outlook的专用数据格式，可以保存包括联系人、邮件、日历、任务等所有Outlook数据。导出到PST文件适合于备份整个Outlook数据，或者将数据迁移到其他Outlook客户端。

1. 打开Outlook： 启动你的Outlook应用程序。
2. 选择“文件”菜单： 在Outlook窗口的左上角，点击“文件”菜单。
3. 选择“打开和导出”： 在“文件”菜单中，选择“打开和导出”选项。
4. 选择“导入/导出”： 在“打开和导出”界面中，点击“导入/导出”按钮。这将打开“导入和导出向导”。
5. 选择“导出到文件”： 在“导入和导出向导”中，选择“导出到文件”选项，然后点击“下一步”。
6. 选择“Outlook 数据文件 (.pst)”： 在“导出到文件”界面中，选择“Outlook 数据文件 (.pst)”选项，然后点击“下一步”。
7. 选择要导出的账户或文件夹： 在“导出到文件”界面中，选择你要导出的账户或文件夹。如果你要导出所有联系人信息，可以选择你的Outlook账户。如果你只想导出某个联系人文件夹，可以选择该文件夹。
8. 包含子文件夹（可选）： 如果你想导出所有子文件夹中的联系人信息，请勾选“包含子文件夹”选项。
9. 选择导出文件的保存位置和文件名： 在“导出到文件”界面中，点击“浏览”按钮，选择导出文件的保存位置和文件名。建议使用一个易于识别的文件名，例如“Outlook_Backup_20231027.pst”。点击“确定”。
10. 设置密码（可选）： 你可以设置PST文件的密码，以保护数据的安全。如果不需要设置密码，可以留空。
11. 完成导出： 点击“完成”按钮，Outlook将开始导出联系人信息。导出完成后，你将在指定的保存位置找到导出的PST文件。

注意事项：

• PST文件可以保存所有Outlook数据，包括联系人、邮件、日历、任务等。
• PST文件只能被Outlook客户端读取。
• PST文件的大小有限制。如果你的Outlook数据量很大，可能需要将数据分割成多个PST文件。

方法三：Outlook 网页版 (Microsoft 365) 导出联系人

如果你使用的是Outlook网页版（作为Microsoft 365订阅的一部分），导出联系人的步骤略有不同，但同样简单易懂。

1. 登录Outlook网页版： 在浏览器中打开 Outlook 网页版 (outlook.office.com)，并使用你的 Microsoft 帐户登录。
2. 进入“人员”页面： 点击页面左下角的“人员”图标（通常是一个人的轮廓）。这将带你进入联系人管理页面。
3. 管理 -> 导出联系人： 在“人员”页面的顶部，找到并点击“管理”按钮，然后选择“导出联系人”。
4. 选择导出范围： 你可以选择导出所有联系人，或者只导出特定文件夹中的联系人。选择你需要的选项。
5. 开始导出： 点击“导出”按钮。Outlook 网页版会将你的联系人导出为一个 CSV 文件，并自动下载到你的电脑上。

注意事项：

• 与桌面版 Outlook 类似，网页版 Outlook 导出的也是 CSV 文件，因此需要注意编码问题。
• 如果你只想导出部分联系人，可以先将这些联系人移动到一个单独的文件夹，然后再导出该文件夹。

Outlook 2007 的导出方法

Outlook 2007的导出方法与更高版本略有不同，主要体现在菜单位置和选项名称上。

1. 打开Outlook： 启动你的Outlook应用程序。
2. 选择“文件”菜单： 在Outlook窗口的左上角，点击“文件”菜单。
3. 选择“导入和导出”： 在“文件”菜单中，选择“导入和导出”选项。这将打开“导入和导出向导”。
4. 选择“导出到文件”： 在“导入和导出向导”中，选择“导出到文件”选项，然后点击“下一步”。
5. 选择“Microsoft Excel 97-2003”或“个人文件夹文件(.pst)”： 如果你想导出到CSV文件，选择“Microsoft Excel 97-2003”选项。如果想导出到PST文件，选择“个人文件夹文件(.pst)”选项。点击“下一步”。
6. 选择要导出的联系人文件夹： 在“导出到文件”界面中，选择你要导出的联系人文件夹。通常情况下，联系人文件夹名为“联系人”。点击“下一步”。
7. 选择导出文件的保存位置和文件名： 在“导出到文件”界面中，点击“浏览”按钮，选择导出文件的保存位置和文件名。点击“确定”。
8. 完成导出： 点击“完成”按钮，Outlook将开始导出联系人信息。

注意事项：

• Outlook 2007导出到CSV文件时，会使用“Microsoft Excel 97-2003”选项。
• 其他注意事项与更高版本Outlook类似。

Outlook 2003 及更早版本的导出方法

Outlook 2003 及更早版本的界面和操作方式与现代版本有很大差异，但导出联系人的基本原理是相同的。

1. 打开Outlook： 启动你的Outlook应用程序。
2. 选择“文件”菜单： 在Outlook窗口的左上角，点击“文件”菜单。
3. 选择“导入和导出”： 在“文件”菜单中，选择“导入和导出”选项。
4. 选择“导出到文件”： 在“导入和导出向导”中，选择“导出到文件”选项。
5. 选择文件类型： 选择适合你的需求的文件类型，例如“逗号分隔值 (CSV)”或 “个人文件夹文件 (.pst)”。
6. 选择联系人文件夹： 选择你要导出的联系人文件夹。
7. 选择导出文件的保存位置和文件名： 选择导出文件的保存位置和文件名。
8. 完成导出： 点击“完成”按钮，Outlook将开始导出联系人信息。

注意事项：

• 由于版本较老，界面和选项可能与现代版本有所不同，请仔细阅读每个步骤的说明。
• 确保选择正确的文件类型，以满足你的需求。

选择合适的导出格式

Outlook支持多种导出格式，常见的包括CSV和PST。选择合适的导出格式取决于你的具体需求。

CSV (逗号分隔值)

• 优点： 兼容性强，可以被许多应用程序读取和编辑。适合于将联系人信息导入到其他应用程序中，或者进行数据清理和整理。
• 缺点： 只能保存联系人信息，不保存联系人图片、附件等其他信息。如果联系人信息中包含逗号，可能会导致数据解析错误。
• 适用场景：
  • 需要将联系人信息导入到其他应用程序中。
  • 需要对联系人信息进行数据清理和整理。
  • 只需要保存联系人的基本信息，不需要保存图片、附件等其他信息。

PST (个人存储表)

• 优点： 可以保存所有Outlook数据，包括联系人、邮件、日历、任务等。
• 缺点： 只能被Outlook客户端读取。PST文件的大小有限制。
• 适用场景：
  • 需要备份整个Outlook数据。
  • 需要将数据迁移到其他Outlook客户端。
  • 需要保存所有Outlook数据，包括联系人、邮件、日历、任务等。

常见问题及解决方案

在导出Outlook联系人信息时，可能会遇到一些问题。以下是一些常见问题及解决方案：

1. 导出的CSV文件乱码

问题： 用Excel或其他软件打开导出的CSV文件时，中文显示为乱码。

解决方案：

• 使用UTF-8编码格式打开CSV文件： 在Excel中，选择“数据”->“自文本”，然后选择CSV文件。在导入向导中，选择“UTF-8”编码格式。
• 使用文本编辑器打开CSV文件： 使用Notepad++等文本编辑器打开CSV文件，然后将文件另存为UTF-8编码格式。

2. 无法导出所有联系人

问题： 导出的联系人信息不完整，缺少部分联系人。

解决方案：

• 检查是否选择了正确的联系人文件夹： 确保你选择了包含所有联系人的文件夹。如果你的Outlook中配置了多个账户，请确保选择正确的账户和联系人文件夹。
• 检查是否勾选了“包含子文件夹”选项： 如果你的联系人信息保存在子文件夹中，请确保勾选了“包含子文件夹”选项。
• 检查Outlook是否同步完成： 如果你的Outlook连接到Exchange服务器或Microsoft 365，请确保Outlook已经同步完成。

3. 导出的CSV文件字段顺序不正确

问题： 导出的CSV文件中，字段的顺序与Outlook中不一致。

解决方案：

• 在导出时自定义字段映射： 在导出到CSV文件时，点击“映射自定义字段”按钮，然后拖动字段名称来调整字段的顺序。
• 在Excel中调整列的顺序： 在Excel中打开CSV文件，然后拖动列的标题来调整列的顺序。

4. PST文件过大

问题： PST文件过大，导致Outlook运行缓慢或无法打开。

解决方案：

• 将PST文件分割成多个小文件： 使用Outlook的“存档”功能将PST文件分割成多个小文件。
• 定期清理Outlook数据： 删除不需要的邮件、日历、任务等，以减少PST文件的大小。
• 使用在线存档： 将Outlook数据存档到在线存档中，以释放本地PST文件的空间。

5. 导出过程中Outlook卡死或崩溃

问题： 在导出过程中，Outlook卡死或崩溃。

解决方案：

• 关闭其他应用程序： 关闭其他正在运行的应用程序，以释放系统资源。
• 重启Outlook： 重启Outlook应用程序。
• 重启电脑： 重启电脑。
• 修复Outlook： 使用Outlook的修复工具修复Outlook应用程序。
• 重新安装Outlook： 重新安装Outlook应用程序。

总结

通过本指南，你已经学习了从Outlook导出联系人信息的各种方法，包括不同Outlook版本的操作步骤、常用导出格式的选择以及常见问题的解决方案。掌握这些技能可以帮助你有效地管理和备份你的联系人信息，防止数据丢失，方便数据迁移，以及与其他应用程序共享数据。

无论你是Outlook新手还是经验丰富的用户，都希望本指南能为你提供有用的信息。如果在导出联系人信息时遇到任何问题，请参考本指南中的常见问题及解决方案，或者寻求专业的技术支持。

记住，定期备份你的联系人信息是非常重要的，这可以确保你的数据安全，并在需要时可以快速恢复。