Как написать шапку письма: подробное руководство и примеры
Шапка письма – это важный элемент деловой переписки, который создает первое впечатление о вас и вашей компании. Правильно оформленная шапка не только выглядит профессионально, но и содержит всю необходимую информацию для получателя. В этой статье мы подробно рассмотрим, как написать шапку письма, какие элементы она должна включать, и приведем множество примеров для различных ситуаций.
## Что такое шапка письма и зачем она нужна?
Шапка письма, также известная как «хедер» или «заголовок», располагается в верхней части письма и содержит контактную информацию отправителя. Она выполняет несколько важных функций:
* **Идентификация отправителя:** Позволяет получателю сразу понять, кто отправил письмо.
* **Предоставление контактной информации:** Облегчает связь с отправителем, если это необходимо.
* **Создание профессионального имиджа:** Подчеркивает серьезность и компетентность отправителя.
* **Соответствие корпоративному стилю:** Отражает бренд компании и способствует узнаваемости.
## Основные элементы шапки письма
Шапка письма обычно включает следующие элементы:
1. **Логотип компании (опционально):** Размещается в левом верхнем углу и добавляет визуальный элемент, соответствующий бренду.
2. **Название компании:** Полное юридическое название компании.
3. **Адрес компании:** Физический адрес компании, включая индекс.
4. **Контактные телефоны:** Номера телефонов для связи (городской и/или мобильный).
5. **Адрес электронной почты:** Официальный адрес электронной почты компании.
6. **Веб-сайт компании:** URL-адрес веб-сайта компании.
7. **Банковские реквизиты (опционально):** Могут включаться, если письмо связано с финансовыми операциями.
8. **Регистрационные данные (опционально):** Например, ОГРН, ИНН.
## Детальное описание каждого элемента
### 1. Логотип компании
Логотип – это визуальное представление бренда. Если у вашей компании есть логотип, его рекомендуется разместить в шапке письма. Это помогает создать узнаваемый образ и укрепить бренд. Логотип должен быть высокого качества и соответствовать общему стилю письма.
* **Размер:** Логотип не должен быть слишком большим, чтобы не занимать много места и не отвлекать внимание от основного текста письма. Обычно достаточно высоты 50-70 пикселей.
* **Формат:** Рекомендуется использовать формат PNG или JPG. PNG обеспечивает лучшее качество для изображений с прозрачностью.
* **Размещение:** Логотип обычно размещается в левом верхнем углу шапки.
### 2. Название компании
Укажите полное юридическое название вашей компании. Это особенно важно для официальной переписки. Убедитесь, что название написано правильно, без опечаток.
* **Формат:** Название компании обычно выделяется жирным шрифтом или более крупным размером шрифта, чтобы привлечь внимание.
* **Язык:** Используйте язык, соответствующий языку письма. Если письмо написано на русском языке, название компании также должно быть указано на русском.
### 3. Адрес компании
Укажите полный физический адрес вашей компании, включая индекс. Это необходимо для того, чтобы получатель мог отправить вам ответное письмо по почте или найти вашу компанию, если это потребуется.
* **Формат:** Адрес обычно указывается в следующем формате:
* Улица, номер дома
* Номер офиса (если есть)
* Город
* Регион (область, край и т.д.)
* Индекс
* **Пример:**
* ул. Ленина, д. 10
* офис 20
* Москва
* Московская область
* 123456
### 4. Контактные телефоны
Укажите номера телефонов для связи с вашей компанией. Рекомендуется указывать как городской, так и мобильный номер телефона, если это возможно. Это дает получателю больше возможностей для связи с вами.
* **Формат:** Используйте международный формат телефонного номера (+7 для России). Укажите код города или оператора связи.
* **Пример:**
* +7 (495) 123-45-67 (городской)
* +7 (916) 123-45-67 (мобильный)
### 5. Адрес электронной почты
Укажите официальный адрес электронной почты вашей компании. Это необходимо для того, чтобы получатель мог отправить вам ответное письмо или задать вопросы.
* **Формат:** Используйте адрес электронной почты, связанный с доменом вашей компании (например, [email protected]). Избегайте использования бесплатных почтовых сервисов (например, @gmail.com или @mail.ru) для деловой переписки.
### 6. Веб-сайт компании
Укажите URL-адрес веб-сайта вашей компании. Это позволяет получателю получить дополнительную информацию о вашей компании и ее деятельности.
* **Формат:** Укажите полный URL-адрес, включая протокол (http:// или https://).
* **Пример:** https://www.example.com
### 7. Банковские реквизиты (опционально)
Банковские реквизиты включаются в шапку письма только в том случае, если письмо связано с финансовыми операциями, например, выставлением счета или отправкой платежных документов. Укажите следующие данные:
* **Наименование банка:** Полное название банка, в котором открыт счет.
* **Расчетный счет:** Номер расчетного счета компании.
* **Корреспондентский счет:** Номер корреспондентского счета банка.
* **БИК:** Банковский идентификационный код.
### 8. Регистрационные данные (опционально)
Регистрационные данные, такие как ОГРН (Основной государственный регистрационный номер) и ИНН (Идентификационный номер налогоплательщика), могут быть указаны в шапке письма, особенно если это требуется законодательством или внутренними правилами компании.
## Примеры шапок писем для различных ситуаций
Чтобы лучше понять, как оформить шапку письма, рассмотрим несколько примеров для различных ситуаций.
### Пример 1: Стандартная шапка для деловой переписки
[Логотип компании]
ООО “Пример”
ул. Ленина, д. 10, офис 20, Москва, Московская область, 123456
Тел.: +7 (495) 123-45-67
E-mail: [email protected]
Веб-сайт: https://www.example.com
### Пример 2: Шапка с банковскими реквизитами
[Логотип компании]
ООО “Пример”
ул. Ленина, д. 10, офис 20, Москва, Московская область, 123456
Тел.: +7 (495) 123-45-67
E-mail: [email protected]
Веб-сайт: https://www.example.com
Банковские реквизиты:
Наименование банка: ПАО “Банк”
Расчетный счет: 12345678901234567890
Корреспондентский счет: 01234567890123456789
БИК: 123456789
### Пример 3: Шапка для индивидуального предпринимателя (ИП)
ИП Иванов Иван Иванович
ул. Ленина, д. 10, кв. 20, Москва, Московская область, 123456
Тел.: +7 (916) 123-45-67
E-mail: [email protected]
ИНН: 123456789012
ОГРНИП: 123456789012345
### Пример 4: Шапка для письма на английском языке
[Company Logo]
Example LLC
10 Lenin Street, office 20, Moscow, Moscow Region, 123456, Russia
Tel.: +7 (495) 123-45-67
E-mail: [email protected]
Website: https://www.example.com
## Советы по оформлению шапки письма
* **Используйте единый стиль:** Шапка письма должна соответствовать общему стилю вашего бренда. Используйте те же шрифты, цвета и графические элементы, что и на вашем веб-сайте и в других маркетинговых материалах.
* **Будьте краткими и лаконичными:** Не перегружайте шапку лишней информацией. Укажите только самые необходимые данные.
* **Проверяйте правильность информации:** Убедитесь, что все контактные данные и реквизиты указаны правильно, без опечаток.
* **Используйте отступы и выравнивание:** Аккуратно выравнивайте элементы шапки, чтобы она выглядела опрятно и профессионально.
* **Тестируйте отображение:** Проверьте, как шапка письма отображается в различных почтовых клиентах и на разных устройствах.
* **Адаптируйте шапку под контекст:** В зависимости от типа письма и получателя, можно вносить небольшие изменения в шапку. Например, для неформальной переписки можно использовать более упрощенный вариант.
* **Учитывайте юридические требования:** В некоторых странах существуют законодательные требования к информации, которая должна быть указана в деловой переписке. Убедитесь, что ваша шапка письма соответствует этим требованиям.
## Как создать шапку письма в WordPress
Хотя эта статья в основном о шапке письма в целом, стоит упомянуть, как можно добавить шапку письма в WordPress, особенно если вы используете WordPress для отправки электронных писем, например, уведомлений или рассылок.
1. **Использование плагинов:**
* Многие плагины для WordPress, такие как Contact Form 7, WPForms или MailPoet, позволяют настраивать шапку и подвал писем, отправляемых через них. Вы можете добавить свою контактную информацию и логотип в настройках плагина.
2. **Редактирование шаблонов писем:**
* Если вы используете плагин для отправки транзакционных писем, например, WooCommerce для интернет-магазина, вы можете редактировать шаблоны писем, чтобы добавить свою шапку.
* Большинство плагинов предоставляют возможность редактировать HTML-код шаблонов. Вы можете добавить HTML-код шапки в соответствующее место шаблона.
3. **Использование пользовательских функций (для разработчиков):**
* Если у вас есть навыки программирования, вы можете использовать пользовательские функции в файле `functions.php` вашей темы или в пользовательском плагине, чтобы изменить шапку писем, отправляемых через WordPress.
* Вы можете использовать фильтры WordPress, такие как `wp_mail_from` и `wp_mail_from_name`, чтобы изменить адрес отправителя и имя отправителя.
**Пример кода для `functions.php` (для разработчиков):**
php
function custom_wp_mail_from( $original_email ) {
return ‘[email protected]’; // Замените на свой email
}
add_filter( ‘wp_mail_from’, ‘custom_wp_mail_from’ );
function custom_wp_mail_from_name( $original_name ) {
return ‘Название вашей компании’; // Замените на название вашей компании
}
add_filter( ‘wp_mail_from_name’, ‘custom_wp_mail_from_name’ );
function custom_wp_mail_content_type() {
return ‘text/html’;
}
add_filter( ‘wp_mail_content_type’, ‘custom_wp_mail_content_type’ );
function add_custom_email_header($phpmailer) {
$header = ‘
 | ООО “Пример” ул. Ленина, д. 10, офис 20, Москва, 123456 Тел.: +7 (495) 123-45-67 |
‘;
$phpmailer->Body = $header . $phpmailer->Body;
}
add_action( ‘phpmailer_init’, ‘add_custom_email_header’ );
**Важно:** Перед внесением изменений в файл `functions.php` сделайте резервную копию вашего сайта. Неправильный код может привести к проблемам с работой сайта.
## Ошибки, которых следует избегать
* **Неполная информация:** Отсутствие важной контактной информации затрудняет связь с вами.
* **Опечатки и ошибки:** Ошибки в названии компании, адресе или телефонном номере создают негативное впечатление.
* **Несоответствие стилю:** Шапка письма, не соответствующая общему стилю бренда, выглядит непрофессионально.
* **Перегруженность информацией:** Слишком много информации в шапке отвлекает внимание от основного текста письма.
* **Использование бесплатных почтовых сервисов:** Использование @gmail.com или @mail.ru для деловой переписки выглядит непрофессионально.
## Заключение
Шапка письма – это важный элемент деловой переписки, который помогает создать положительное впечатление о вас и вашей компании. Следуя рекомендациям, приведенным в этой статье, вы сможете написать шапку письма, которая будет соответствовать вашим потребностям и требованиям. Не забывайте о важности профессионального оформления и правильности информации. Уделите время созданию качественной шапки письма, и это окупится повышением доверия и улучшением коммуникации с вашими партнерами и клиентами.
Помните, что правильно оформленная шапка письма – это не только признак хорошего тона, но и важный инструмент для построения успешных деловых отношений.
Следуйте этим рекомендациям, и ваши письма всегда будут производить хорошее впечатление!