Как открыть общий доступ к таблице в Google Sheets, Excel Online и Desktop Excel: Подробное руководство

Общий доступ к таблицам – важная функция для совместной работы над проектами, анализа данных и обмена информацией. Будь то Google Sheets, Excel Online или Desktop Excel, возможность предоставить доступ другим пользователям значительно повышает продуктивность. В этой статье мы подробно рассмотрим, как открыть общий доступ к таблице в каждой из этих платформ, предоставив пошаговые инструкции и полезные советы.

## 1. Общий доступ к таблице в Google Sheets

Google Sheets – это мощный онлайн-инструмент для работы с электронными таблицами, предоставляемый компанией Google. Его ключевое преимущество – возможность совместной работы в реальном времени. Чтобы открыть общий доступ к таблице в Google Sheets, выполните следующие шаги:

**Шаг 1: Откройте таблицу в Google Sheets.**

Первым делом, необходимо открыть таблицу, к которой вы хотите предоставить доступ. Перейдите на сайт Google Sheets ([https://docs.google.com/spreadsheets/](https://docs.google.com/spreadsheets/)) и выберите нужный файл.

**Шаг 2: Нажмите кнопку «Поделиться».**

В правом верхнем углу экрана вы увидите кнопку «Поделиться» (Share). Нажмите на нее.

**Шаг 3: Настройте параметры доступа.**

Откроется окно «Поделиться с другими пользователями». Здесь вы можете настроить различные параметры доступа:

* **Добавление пользователей и групп:**
* В поле «Добавить пользователей и группы» введите адреса электронной почты тех, кому вы хотите предоставить доступ.
* Вы можете добавить как отдельных пользователей, так и целые группы Google Groups.
* **Выбор уровня доступа:**
* Для каждого пользователя или группы вы можете выбрать один из трех уровней доступа:
* **Редактор (Editor):** Пользователи с этим уровнем доступа могут изменять таблицу, добавлять данные, удалять строки и столбцы, а также форматировать ячейки. Они также могут изменять настройки общего доступа, если вы им это разрешите (подробнее об этом ниже).
* **Комментатор (Commenter):** Пользователи с этим уровнем доступа могут просматривать таблицу и оставлять комментарии в ячейках. Они не могут изменять содержимое таблицы.
* **Читатель (Viewer):** Пользователи с этим уровнем доступа могут только просматривать таблицу. Они не могут вносить изменения или оставлять комментарии.
* Выберите подходящий уровень доступа для каждого пользователя или группы, используя выпадающее меню рядом с их именем.
* **Расширенные настройки доступа:**
* Нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу окна «Поделиться с другими пользователями», чтобы открыть расширенные настройки.
* **Запретить редакторам изменять параметры доступа и добавлять новых пользователей:** Если вы включите эту опцию, пользователи с уровнем доступа «Редактор» не смогут изменять параметры общего доступа и добавлять новых пользователей. Это полезно, если вы хотите сохранить контроль над тем, кто имеет доступ к таблице.
* **Запретить читателям и комментаторам скачивать, распечатывать и копировать:** Если вы включите эту опцию, пользователи с уровнями доступа «Читатель» и «Комментатор» не смогут скачивать, распечатывать или копировать содержимое таблицы. Это полезно, если вы хотите защитить конфиденциальную информацию.

**Шаг 4: Отправьте приглашение или скопируйте ссылку.**

* **Отправка приглашения по электронной почте:** После того как вы настроили параметры доступа, нажмите кнопку «Отправить» (Send). Google Sheets отправит приглашения по электронной почте всем добавленным пользователям и группам. В письме будет содержаться ссылка на таблицу.
* **Копирование ссылки для общего доступа:** Вместо отправки приглашений по электронной почте, вы можете скопировать ссылку для общего доступа и отправить ее любым удобным способом (например, через мессенджер или электронную почту).
* В окне «Поделиться с другими пользователями» нажмите на ссылку «Получить ссылку для общего доступа» (Get shareable link).
* Выберите уровень доступа для пользователей, переходящих по ссылке:
* **Любой, у кого есть ссылка (Anyone with the link):** Любой пользователь, у которого есть ссылка, сможет просматривать, комментировать или редактировать таблицу (в зависимости от выбранного уровня доступа).
* **Только пользователи с доступом (Restricted):** Только пользователи, которым вы предоставили доступ напрямую, смогут просматривать, комментировать или редактировать таблицу.
* Скопируйте сгенерированную ссылку и отправьте ее нужным пользователям.

**Шаг 5: Управление доступом.**

Вы можете в любое время изменить параметры доступа к таблице.

* Снова нажмите кнопку «Поделиться» (Share).
* В окне «Поделиться с другими пользователями» вы можете:
* Изменить уровень доступа для существующих пользователей и групп.
* Удалить пользователей и группы из списка общего доступа.
* Изменить расширенные настройки доступа (например, запретить редакторам изменять параметры доступа).
* Изменить или удалить ссылку для общего доступа.

**Советы по использованию Google Sheets для совместной работы:**

* **Используйте комментарии:** Комментарии – отличный способ обсудить изменения и внести предложения в таблицу. Вы можете добавить комментарий к любой ячейке, выделив ее и нажав кнопку «Добавить комментарий» (Add comment) на панели инструментов.
* **Используйте уведомления:** Включите уведомления, чтобы получать оповещения об изменениях в таблице. Чтобы включить уведомления, перейдите в меню «Инструменты» (Tools) и выберите «Настройки уведомлений» (Notification rules).
* **Используйте историю версий:** Google Sheets автоматически сохраняет историю изменений таблицы. Вы можете просмотреть историю версий, чтобы увидеть, кто и когда вносил изменения, и при необходимости вернуться к более ранней версии. Чтобы просмотреть историю версий, перейдите в меню «Файл» (File) и выберите «История версий» (Version history).
* **Используйте защиту листов и диапазонов:** Чтобы предотвратить случайные изменения в важных частях таблицы, используйте защиту листов и диапазонов. Чтобы защитить лист или диапазон, выделите его и перейдите в меню «Данные» (Data) и выберите «Защитить листы и диапазоны» (Protect sheets and ranges).

## 2. Общий доступ к таблице в Excel Online

Excel Online – это веб-версия популярного приложения Microsoft Excel. Она также предоставляет возможности для совместной работы над таблицами. Чтобы открыть общий доступ к таблице в Excel Online, выполните следующие шаги:

**Шаг 1: Откройте таблицу в Excel Online.**

Перейдите на сайт OneDrive ([https://onedrive.live.com/](https://onedrive.live.com/)) и откройте нужный файл Excel.

**Шаг 2: Нажмите кнопку «Поделиться».**

В правом верхнем углу экрана вы увидите кнопку «Поделиться» (Share). Нажмите на нее.

**Шаг 3: Настройте параметры доступа.**

Откроется панель «Поделиться» (Share) справа.

* **Добавление пользователей:**
* В поле «Введите имя или адрес электронной почты» (Enter a name or email address) введите адреса электронной почты тех, кому вы хотите предоставить доступ.
* **Выбор уровня доступа:**
* Используйте выпадающее меню, чтобы выбрать уровень доступа:
* **Может редактировать (Can edit):** Пользователи с этим уровнем доступа могут изменять таблицу.
* **Может просматривать (Can view):** Пользователи с этим уровнем доступа могут только просматривать таблицу.
* **Необязательное сообщение:**
* Вы можете добавить необязательное сообщение, которое будет отправлено вместе с приглашением по электронной почте.

**Шаг 4: Отправьте приглашение или скопируйте ссылку.**

* **Отправка приглашения по электронной почте:** После того как вы настроили параметры доступа, нажмите кнопку «Отправить» (Send). Excel Online отправит приглашения по электронной почте всем добавленным пользователям.
* **Копирование ссылки для общего доступа:** Вы также можете скопировать ссылку для общего доступа и отправить ее любым удобным способом.
* Нажмите на ссылку «Получить ссылку» (Get a link) в панели «Поделиться» (Share).
* Выберите тип ссылки:
* **Редактировать (Edit):** Ссылка для редактирования позволяет пользователям изменять таблицу.
* **Только для просмотра (View only):** Ссылка только для просмотра позволяет пользователям только просматривать таблицу.
* Скопируйте сгенерированную ссылку и отправьте ее нужным пользователям.

**Шаг 5: Управление доступом.**

Вы можете в любое время изменить параметры доступа к таблице.

* Снова нажмите кнопку «Поделиться» (Share).
* В панели «Поделиться» (Share) вы можете:
* Изменить уровень доступа для существующих пользователей.
* Удалить пользователей из списка общего доступа.
* Удалить или изменить ссылки для общего доступа (нажмите на три точки рядом с ссылкой и выберите «Удалить ссылку» (Remove link) или «Изменить разрешения» (Change permissions)).

**Советы по использованию Excel Online для совместной работы:**

* **Используйте комментарии:** Как и в Google Sheets, вы можете добавлять комментарии к ячейкам в Excel Online, чтобы обсудить изменения и внести предложения. Нажмите правой кнопкой мыши на ячейку и выберите «Создать примечание» (New Note) или «Создать комментарий» (New Comment).
* **Используйте совместное редактирование в реальном времени:** Excel Online позволяет нескольким пользователям редактировать таблицу одновременно в реальном времени. Вы увидите, кто в данный момент редактирует какую ячейку.
* **Используйте историю версий:** Excel Online также сохраняет историю версий таблицы. Вы можете просмотреть историю версий, чтобы увидеть, кто и когда вносил изменения, и при необходимости вернуться к более ранней версии. Перейдите в меню «Файл» (File) и выберите «Информация» (Info), а затем «История версий» (Version History).

## 3. Общий доступ к таблице в Desktop Excel (через OneDrive)

Хотя Desktop Excel является приложением, установленным на вашем компьютере, вы все равно можете предоставить общий доступ к таблице, сохранив ее в OneDrive и поделившись ею оттуда. Это позволит другим пользователям редактировать таблицу в Excel Online или в Desktop Excel (если у них есть подписка Microsoft 365).

**Шаг 1: Сохраните таблицу в OneDrive.**

* Откройте таблицу в Desktop Excel.
* Перейдите в меню «Файл» (File) и выберите «Сохранить как» (Save As).
* Выберите свою учетную запись OneDrive в списке мест сохранения.
* Укажите имя файла и нажмите кнопку «Сохранить» (Save).

**Шаг 2: Откройте таблицу в OneDrive в веб-браузере.**

* Перейдите на сайт OneDrive ([https://onedrive.live.com/](https://onedrive.live.com/)) и откройте сохраненный файл Excel.

**Шаг 3: Нажмите кнопку «Поделиться».**

* В правом верхнем углу экрана вы увидите кнопку «Поделиться» (Share). Нажмите на нее.

**Шаг 4: Настройте параметры доступа.**

* Процесс настройки параметров доступа такой же, как и в Excel Online (описано выше).

**Шаг 5: Отправьте приглашение или скопируйте ссылку.**

* Процесс отправки приглашения или копирования ссылки такой же, как и в Excel Online (описано выше).

**Шаг 6: Управление доступом.**

* Процесс управления доступом такой же, как и в Excel Online (описано выше).

**Важные замечания при использовании Desktop Excel для совместной работы:**

* **Совместное редактирование в Desktop Excel (требуется подписка Microsoft 365):** Если у вас есть подписка Microsoft 365, другие пользователи, у которых также есть подписка Microsoft 365, могут одновременно редактировать таблицу в Desktop Excel. В этом случае вы увидите, кто в данный момент редактирует какую ячейку.
* **Автосохранение:** Убедитесь, что функция автосохранения включена (она включена по умолчанию). Это гарантирует, что все изменения будут автоматически сохраняться в OneDrive.
* **Если у пользователей нет подписки Microsoft 365:** Если пользователи, с которыми вы делитесь таблицей, не имеют подписки Microsoft 365, они смогут редактировать ее только в Excel Online.

## Сравнение методов общего доступа

## Заключение

Общий доступ к таблицам является неотъемлемой частью современной совместной работы. Google Sheets, Excel Online и Desktop Excel предлагают различные способы предоставить доступ другим пользователям, каждый со своими преимуществами и ограничениями. Выбор подходящего метода зависит от ваших потребностей и предпочтений, а также от доступности подписки Microsoft 365. Независимо от выбранной платформы, следуя пошаговым инструкциям, приведенным в этой статье, вы сможете легко и безопасно предоставить доступ к своим таблицам и эффективно сотрудничать с коллегами и друзьями.

В заключение, помните о важности правильной настройки параметров доступа, чтобы защитить вашу конфиденциальную информацию и предотвратить случайные изменения. Используйте комментарии и уведомления для эффективной коммуникации и отслеживания изменений в таблице. И всегда помните о возможности просмотра истории версий, чтобы при необходимости вернуться к более ранней версии.

Следуя этим советам, вы сможете максимально эффективно использовать возможности совместной работы в Google Sheets, Excel Online и Desktop Excel и значительно повысить продуктивность вашей работы.

How to Do

Get clear, simple answers to all your questions. We resolve your doubts.

Как открыть общий доступ к таблице в Google Sheets, Excel Online и Desktop Excel: Подробное руководство

Как открыть общий доступ к таблице в Google Sheets, Excel Online и Desktop Excel: Подробное руководство