Как отозвать отправленное письмо в Outlook: Полное руководство

Бывало ли у вас такое, что вы отправили электронное письмо в Outlook и сразу же поняли, что допустили ошибку? Может быть, вы забыли прикрепить файл, отправили письмо не тому человеку или просто передумали отправлять его вообще? К счастью, в Outlook есть функция, позволяющая отозвать отправленные сообщения. В этой статье мы подробно рассмотрим, как отозвать электронное письмо в Outlook, какие существуют ограничения и что делать, если отозвать сообщение не получается.

Что такое отзыв сообщения в Outlook?

Отзыв сообщения в Outlook – это функция, позволяющая удалить отправленное электронное письмо из почтового ящика получателя. Если отзыв удался, получатель никогда не увидит исходное сообщение. Важно понимать, что отзыв сообщения не всегда возможен и успех зависит от нескольких факторов, которые мы рассмотрим ниже.

Когда можно отозвать письмо в Outlook?

Отзыв сообщения возможен только при определенных условиях. Вот основные из них:

* **Получатель и отправитель должны использовать учетную запись Microsoft Exchange или Microsoft 365 в одной организации.** Это означает, что отзыв сообщения работает только внутри корпоративной сети или между пользователями одного домена электронной почты, использующими Exchange Server или Exchange Online.
* **Получатель еще не должен открыть сообщение.** Если получатель уже прочитал письмо, отзыв сообщения не удастся. Outlook, в лучшем случае, попытается заменить исходное сообщение новым, если вы выберете эту опцию.
* **Получатель должен использовать Outlook.** Функция отзыва сообщения работает только в Outlook. Если получатель использует другой почтовый клиент (например, Gmail, Thunderbird и т.д.), отзыв сообщения не удастся.
* **Получатель не должен иметь никаких правил обработки почты, которые перемещают сообщение из папки «Входящие».** Если правило переместило сообщение, Outlook не сможет найти его для отзыва.

Как отозвать письмо в Outlook: Пошаговая инструкция

Теперь давайте рассмотрим пошаговую инструкцию по отзыву отправленного сообщения в Outlook:

**Шаг 1: Откройте папку «Отправленные» (Sent Items).**

В Outlook найдите папку «Отправленные» (Sent Items) в списке папок слева. Обычно она находится под папкой «Входящие» (Inbox).

**Шаг 2: Найдите сообщение, которое хотите отозвать.**

Найдите в папке «Отправленные» электронное письмо, которое вы хотите отозвать. Убедитесь, что это именно то сообщение, которое вы хотите отозвать, так как отзыв – действие необратимое.

**Шаг 3: Откройте сообщение в отдельном окне.**

Дважды щелкните по сообщению, чтобы открыть его в отдельном окне. Важно, чтобы сообщение было открыто именно в отдельном окне, а не в области предварительного просмотра.

**Шаг 4: Перейдите на вкладку «Файл» (File).**

В открытом окне сообщения перейдите на вкладку «Файл» (File) в верхнем левом углу.

**Шаг 5: Выберите «Сведения» (Info).**

На вкладке «Файл» выберите раздел «Сведения» (Info).

**Шаг 6: Найдите кнопку «Переотправить или отозвать» (Resend or Recall).**

В разделе «Сведения» найдите кнопку «Переотправить или отозвать сообщение» (Resend or Recall Message). Если вы не видите эту кнопку, это означает, что вы не используете учетную запись Exchange или Microsoft 365, или что отзыв сообщения невозможен по другим причинам, указанным выше.

**Шаг 7: Выберите «Отозвать это сообщение» (Recall This Message).**

В раскрывающемся меню кнопки «Переотправить или отозвать» выберите опцию «Отозвать это сообщение» (Recall This Message).

**Шаг 8: Выберите опции отзыва.**

Откроется диалоговое окно «Отозвать это сообщение». Здесь вам будут предложены две опции:

* **Удалить непрочитанные копии этого сообщения.** Эта опция удаляет сообщение из почтового ящика получателя, если он еще не открыл его.
* **Удалить непрочитанные копии и заменить их новым сообщением.** Эта опция удаляет исходное сообщение и заменяет его новым, которое вы можете отредактировать. Если получатель уже прочитал исходное сообщение, эта опция не удалит его, но отправит новое сообщение.

**Шаг 9: Установите флажок «Сообщать об успехе или неудаче отзыва для каждого получателя».**

Рекомендуется установить флажок «Сообщать об успехе или неудаче отзыва для каждого получателя» (Tell me if recall succeeds or fails for each recipient). Это позволит вам получить уведомление о том, удалось ли отозвать сообщение для каждого получателя.

**Шаг 10: Нажмите «ОК».**

Нажмите кнопку «ОК», чтобы начать процесс отзыва сообщения.

**Шаг 11: Проверьте уведомления об отзыве.**

Через некоторое время вы получите уведомления о том, удалось ли отозвать сообщение для каждого получателя. Если отзыв удался, вы получите сообщение с подтверждением. Если отзыв не удался, вы получите сообщение с указанием причины.

Что делать, если не получается отозвать сообщение?

Как мы уже упоминали, отзыв сообщения не всегда возможен. Если вы не можете отозвать сообщение, вот несколько вещей, которые вы можете попробовать:

* **Отправьте сообщение с извинениями.** Если вы допустили ошибку в исходном сообщении, отправьте новое сообщение с извинениями и исправленной информацией.
* **Позвоните получателю.** Если сообщение было отправлено по ошибке, позвоните получателю и попросите его игнорировать его.
* **Объясните ситуацию.** Если вы отправили сообщение с конфиденциальной информацией не тому человеку, объясните ситуацию и попросите его удалить сообщение.

Альтернативные решения и обходные пути

Хотя функция отзыва сообщений в Outlook может быть полезной, она не всегда надежна. Рассмотрим альтернативные подходы, которые могут помочь вам смягчить последствия отправки нежелательных сообщений:

* **Задержка отправки сообщений:** Outlook позволяет настроить задержку отправки сообщений. Это даст вам несколько минут, чтобы передумать и отменить отправку сообщения. Чтобы настроить задержку отправки, перейдите в раздел «Файл» -> «Управление правилами и оповещениями» -> «Создать правило» -> «Применять правило к отправляемым сообщениям» -> «Далее» -> «Отложить доставку на несколько минут» и укажите желаемое время задержки.
* **Использование сторонних приложений:** Существуют сторонние приложения и плагины для Outlook, которые предлагают расширенные функции отзыва сообщений. Эти приложения могут работать более надежно, чем встроенная функция Outlook, и могут поддерживать больше почтовых клиентов.
* **Тщательная проверка перед отправкой:** Самый эффективный способ избежать необходимости отзывать сообщения – это тщательно проверять их перед отправкой. Убедитесь, что вы указали правильного получателя, прикрепили все необходимые файлы и не допустили ошибок в тексте сообщения.

Советы по использованию отзыва сообщений в Outlook

Чтобы повысить вероятность успешного отзыва сообщения, следуйте этим советам:

* **Отзывайте сообщение как можно быстрее.** Чем быстрее вы отзовете сообщение, тем больше шансов, что получатель его еще не прочитал.
* **Убедитесь, что получатель использует Outlook.** Отзыв сообщения не работает, если получатель использует другой почтовый клиент.
* **Используйте функцию «Удалить непрочитанные копии и заменить их новым сообщением».** Если вы допустили ошибку в исходном сообщении, эта функция позволит вам заменить его исправленной версией.
* **Проверьте настройки получателя.** Убедитесь, что у получателя нет никаких правил обработки почты, которые перемещают сообщение из папки «Входящие».
* **Будьте готовы к неудаче.** Отзыв сообщения не всегда возможен, поэтому будьте готовы к тому, что вам придется прибегнуть к другим способам решения проблемы.

Заключение

Функция отзыва сообщений в Outlook может быть полезным инструментом в ситуациях, когда вы случайно отправили неверное или незавершенное электронное письмо. Однако важно помнить об ограничениях этой функции и понимать, что отзыв сообщения не всегда гарантирован. Следуя инструкциям, приведенным в этой статье, вы сможете повысить вероятность успешного отзыва сообщения и минимизировать последствия отправки нежелательных сообщений. Помните, что лучшая стратегия – это тщательно проверять свои сообщения перед отправкой, чтобы избежать необходимости отзывать их вообще.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

* **Могу ли я отозвать сообщение, отправленное на Gmail?**

Нет, функция отзыва сообщений работает только между пользователями Microsoft Exchange или Microsoft 365 в одной организации. Если вы отправили сообщение на Gmail, отозвать его невозможно.

* **Что происходит, если получатель уже прочитал сообщение, которое я пытаюсь отозвать?**

Если получатель уже прочитал сообщение, отзыв сообщения не удастся. В лучшем случае, если вы выбрали опцию «Удалить непрочитанные копии и заменить их новым сообщением», получатель получит новое сообщение, но исходное сообщение останется в его почтовом ящике.

* **Почему я не вижу кнопку «Переотправить или отозвать»?**

Кнопка «Переотправить или отозвать» отображается только в том случае, если вы используете учетную запись Microsoft Exchange или Microsoft 365. Если вы используете другую учетную запись электронной почты, эта кнопка не будет доступна.

* **Сколько времени у меня есть, чтобы отозвать сообщение?**

Чем быстрее вы отзовете сообщение, тем больше шансов на успех. Теоретически, у вас есть время до тех пор, пока получатель не прочитает сообщение. Однако на практике лучше отозвать сообщение в течение нескольких минут после отправки.

* **Что означает сообщение об ошибке при отзыве сообщения?**

Сообщение об ошибке при отзыве сообщения может означать разные вещи. Например, получатель уже прочитал сообщение, использует другой почтовый клиент или у него есть правила обработки почты, которые перемещают сообщение из папки «Входящие».

* **Как узнать, удалось ли отозвать сообщение?**

При отзыве сообщения установите флажок «Сообщать об успехе или неудаче отзыва для каждого получателя». Вы получите уведомление о том, удалось ли отозвать сообщение для каждого получателя.

Надеюсь, эта статья была полезной. Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, задавайте их в комментариях ниже.