Как отсортировать письма в Gmail по отправителю: пошаговая инструкция

Gmail – один из самых популярных почтовых сервисов в мире. Благодаря своей простоте, удобству и мощным функциям, миллионы людей используют его ежедневно для личной и деловой переписки. Однако, по мере накопления писем, управление входящей почтой может стать настоящей проблемой. Особенно сложно становится найти нужное письмо, если у вас большое количество контактов и рассылок. Одним из эффективных способов организации почты является сортировка писем по отправителю. Это позволяет быстро находить письма от конкретных людей или организаций, а также группировать рассылки для более удобного просмотра и управления.

В этой статье мы подробно рассмотрим различные способы сортировки писем в Gmail по отправителю, от простых до более продвинутых. Мы предоставим вам пошаговые инструкции и полезные советы, которые помогут вам эффективно организовать вашу почту и сэкономить время.

Почему сортировка писем по отправителю важна?

Прежде чем мы перейдем к конкретным инструкциям, давайте разберемся, почему сортировка писем по отправителю так важна. Вот несколько причин:

* **Экономия времени:** Вместо того чтобы просматривать всю входящую почту в поисках письма от конкретного человека, вы можете отсортировать письма по отправителю и быстро найти то, что вам нужно.
* **Организация почты:** Сортировка по отправителю помогает организовать вашу почту и сделать ее более понятной. Вы можете легко видеть все письма от конкретного человека или организации в одном месте.
* **Приоритизация:** Вы можете настроить фильтры и правила, чтобы важные письма от определенных отправителей автоматически попадали в отдельные папки или помечались как важные. Это поможет вам не пропустить важные сообщения.
* **Управление рассылками:** Сортировка по отправителю позволяет группировать рассылки и новостные письма. Вы можете создать отдельную папку для рассылок и просматривать их, когда у вас будет время. Это поможет вам избежать перегрузки входящей почты.
* **Повышение продуктивности:** Эффективная организация почты повышает вашу продуктивность. Вы тратите меньше времени на поиск нужных писем и больше времени на выполнение важных задач.

Способы сортировки писем в Gmail по отправителю

Существует несколько способов сортировки писем в Gmail по отправителю. Мы рассмотрим как простые, так и более продвинутые методы.

**1. Использование поиска Gmail**

Самый простой способ найти письма от конкретного отправителя – использовать встроенную функцию поиска Gmail. Вот как это сделать:

1. **Откройте Gmail:** Войдите в свою учетную запись Gmail.
2. **Введите адрес отправителя в строку поиска:** В верхней части страницы находится строка поиска. Введите адрес электронной почты отправителя, письма от которого вы хотите найти. Например, `[email protected]`.
3. **Нажмите Enter или значок поиска:** Gmail отобразит все письма, отправленные с указанного адреса.

**Советы по использованию поиска Gmail:**

* **Используйте оператор `from:`:** Для более точного поиска можно использовать оператор `from:`. Например, `from:[email protected]`. Это гарантирует, что Gmail будет искать только письма, отправленные с указанного адреса.
* **Используйте несколько операторов:** Вы можете комбинировать операторы поиска для более сложных запросов. Например, `from:[email protected] subject:важный` найдет все письма от `[email protected]` с темой “важный”.
* **Сохраните поисковый запрос:** Если вы часто ищете письма от одного и того же отправителя, вы можете сохранить поисковый запрос. Для этого нажмите на значок фильтра в строке поиска, настройте параметры поиска и нажмите “Создать фильтр”.

**2. Создание фильтров Gmail**

Фильтры Gmail – это мощный инструмент для автоматической обработки входящей почты. Вы можете настроить фильтры для автоматической сортировки писем по отправителю, теме, ключевым словам и другим параметрам. Вот как создать фильтр для сортировки писем по отправителю:

1. **Откройте Gmail:** Войдите в свою учетную запись Gmail.
2. **Нажмите на значок настроек:** В правом верхнем углу страницы нажмите на значок шестеренки и выберите “Смотреть все настройки”.
3. **Перейдите на вкладку “Фильтры и заблокированные адреса”:** В меню настроек выберите вкладку “Фильтры и заблокированные адреса”.
4. **Нажмите “Создать новый фильтр”:** В нижней части страницы нажмите кнопку “Создать новый фильтр”.
5. **Введите адрес отправителя в поле “От”:** В открывшемся окне введите адрес электронной почты отправителя, письма от которого вы хотите отсортировать. Например, `[email protected]`.
6. **Нажмите “Создать фильтр”:** После ввода адреса отправителя нажмите кнопку “Создать фильтр”.
7. **Выберите действия для фильтра:** На следующей странице вам будет предложено выбрать действия, которые будут выполняться с письмами, соответствующими фильтру. Вот некоторые полезные варианты:
* **Пропустить входящие (Архивировать):** Письма будут автоматически архивироваться и не будут отображаться во входящей почте.
* **Пометить как прочитанное:** Письма будут автоматически отмечаться как прочитанные.
* **Пометить звездочкой:** Письма будут автоматически помечаться звездочкой.
* **Применить ярлык:** Письма будут автоматически помечаться ярлыком (меткой).
* **Переслать:** Письма будут автоматически пересылаться на другой адрес электронной почты.
* **Удалить:** Письма будут автоматически удаляться.
* **Никогда не отправлять в спам:** Письма от этого отправителя никогда не будут отправляться в спам.
* **Всегда помечать как важное:** Письма от этого отправителя всегда будут помечаться как важные.
8. **Создайте ярлык (метку):** Чтобы отсортировать письма в отдельную папку, выберите опцию “Применить ярлык” и нажмите “Новый ярлык”. Введите название ярлыка, например, “Новости от Example”, и нажмите “Создать”.
9. **Применить фильтр к существующим письмам:** Если вы хотите применить фильтр к письмам, которые уже находятся в вашей входящей почте, отметьте опцию “Также применить фильтр к следующим N беседам”.
10. **Нажмите “Создать фильтр”:** После выбора действий и настройки параметров нажмите кнопку “Создать фильтр”.

Теперь все письма, отправленные с указанного адреса, будут автоматически помечаться выбранным ярлыком и помещаться в соответствующую папку.

**3. Использование нескольких адресов электронной почты или псевдонимов**

Если вы получаете большое количество писем, вы можете рассмотреть возможность использования нескольких адресов электронной почты или псевдонимов. Например, вы можете создать отдельный адрес для регистрации на сайтах и подписки на рассылки. Это поможет вам отделить личную переписку от новостных писем и рекламных предложений.

**Как создать псевдоним в Gmail:**

1. **Откройте Gmail:** Войдите в свою учетную запись Gmail.
2. **Нажмите на значок настроек:** В правом верхнем углу страницы нажмите на значок шестеренки и выберите “Смотреть все настройки”.
3. **Перейдите на вкладку “Аккаунты и импорт”:** В меню настроек выберите вкладку “Аккаунты и импорт”.
4. **Найдите раздел “Отправлять как”:** В этом разделе нажмите “Добавить другой адрес электронной почты”.
5. **Введите имя и адрес электронной почты:** В открывшемся окне введите свое имя и новый адрес электронной почты, который вы хотите использовать как псевдоним. Вы можете использовать существующий адрес электронной почты или создать новый.
6. **Подтвердите адрес электронной почты:** Gmail отправит письмо с подтверждением на указанный адрес. Откройте письмо и перейдите по ссылке для подтверждения.

Теперь вы можете отправлять письма с использованием нового псевдонима. Когда вы пишете новое письмо, вы можете выбрать адрес отправителя из выпадающего списка.

**4. Использование сторонних инструментов и расширений**

Существуют сторонние инструменты и расширения для Gmail, которые предлагают дополнительные возможности для сортировки и организации почты по отправителю. Некоторые из них:

* **Mailstrom:** Mailstrom – это платный сервис, который помогает очистить и организовать вашу почту. Он позволяет группировать письма по отправителю, теме и другим параметрам, а также быстро удалять или архивировать нежелательные сообщения.
* **Unroll.me:** Unroll.me – это бесплатный сервис, который помогает отписаться от нежелательных рассылок и объединить ваши любимые рассылки в один дайджест. Это может значительно упростить управление большим количеством рассылок.
* **Sortd:** Sortd – это расширение для Chrome, которое превращает вашу входящую почту Gmail в подобие канбан-доски. Вы можете создавать колонки для разных категорий писем, например, “Срочно”, “В работе”, “Ожидание”, и перетаскивать письма между колонками. Это может быть полезно для визуальной организации вашей почты.
* **Gmelius:** Gmelius – это расширение для Chrome, которое добавляет множество полезных функций в Gmail, включая возможность создания шаблонов писем, отслеживание открытия писем, отложенную отправку писем и многое другое. Он также позволяет создавать общие почтовые ящики для командной работы.

**5. Создание групп контактов в Google Contacts**

Вы можете создать группы контактов в Google Contacts и использовать их для отправки писем нескольким людям одновременно. Это также может быть полезно для сортировки писем по отправителю, так как вы можете легко видеть все письма, отправленные членам определенной группы.

**Как создать группу контактов в Google Contacts:**

1. **Откройте Google Contacts:** Перейдите на сайт [https://contacts.google.com/](https://contacts.google.com/).
2. **Выберите контакты, которые вы хотите добавить в группу:** Отметьте флажки рядом с именами контактов, которых вы хотите добавить в группу.
3. **Нажмите на значок “Управление ярлыками”:** В верхней части страницы нажмите на значок “Управление ярлыками” (он выглядит как метка).
4. **Выберите “Создать ярлык”:** В выпадающем меню выберите “Создать ярлык”.
5. **Введите название ярлыка:** Введите название для вашей новой группы контактов, например, “Коллеги” или “Друзья”.
6. **Нажмите “Сохранить”:** Нажмите кнопку “Сохранить”.

Теперь вы можете отправлять письма всей группе, просто введя название группы в поле “Кому”.

Дополнительные советы по организации почты в Gmail

Помимо сортировки писем по отправителю, существует множество других способов организации почты в Gmail. Вот несколько дополнительных советов:

* **Используйте ярлыки (метки):** Ярлыки – это отличный способ классифицировать и организовывать ваши письма. Вы можете создавать ярлыки для разных проектов, клиентов, тем и т.д. Вы можете присваивать письму несколько ярлыков.
* **Используйте звездочки:** Звездочки – это простой способ отметить важные письма. Вы можете использовать разные цвета звездочек для разных уровней важности.
* **Архивируйте письма:** Вместо того чтобы удалять письма, которые вам больше не нужны, архивируйте их. Архивированные письма не отображаются во входящей почте, но их можно легко найти с помощью поиска.
* **Регулярно очищайте почту:** Раз в неделю или месяц выделяйте время на очистку своей почты. Удаляйте ненужные письма, архивируйте старые письма и отписывайтесь от нежелательных рассылок.
* **Используйте функцию отложенной отправки:** Если вы хотите отправить письмо в определенное время, но не хотите отправлять его прямо сейчас, используйте функцию отложенной отправки. Это может быть полезно, если вы хотите отправить письмо в рабочее время, но работаете над ним ночью.
* **Настройте уведомления:** Настройте уведомления Gmail, чтобы получать уведомления о новых письмах только от важных отправителей или по важным темам. Это поможет вам не отвлекаться на неважные сообщения.
* **Используйте сочетания клавиш:** Gmail поддерживает множество сочетаний клавиш, которые могут значительно ускорить вашу работу с почтой. Например, `c` – написать новое письмо, `r` – ответить, `a` – ответить всем, `delete` – удалить, `e` – архивировать. Чтобы увидеть полный список сочетаний клавиш, нажмите `?`.

Заключение

Сортировка писем в Gmail по отправителю – это эффективный способ организации почты и экономии времени. В этой статье мы рассмотрели различные способы сортировки писем, от простых до более продвинутых. Мы надеемся, что эти советы помогут вам эффективно управлять вашей почтой и повысить вашу продуктивность. Помните, что организация почты – это процесс, который требует времени и усилий. Не бойтесь экспериментировать с разными методами и находить те, которые лучше всего подходят для вас.