Как пользоваться Tally: Полное руководство для начинающих

Tally – это мощная и широко используемая бухгалтерская программа, особенно популярная в Индии и других странах Южной Азии. Она предлагает комплексные решения для управления финансами, запасами, зарплатой и налогами. Если вы новичок в Tally, это руководство поможет вам разобраться с основными понятиями и научиться использовать программу эффективно.

**Содержание:**

1. Что такое Tally и зачем он нужен?
2. Установка Tally.
3. Создание компании в Tally.
4. Основные термины и понятия в Tally.
5. Работа с бухгалтерскими счетами (Ledgers).
6. Ввод транзакций (Vouchers).
7. Управление запасами (Inventory Management).
8. Формирование отчетов.
9. Управление банковскими операциями.
10. Расширенные возможности Tally.
11. Полезные советы и рекомендации.
12. Часто задаваемые вопросы (FAQ).

**1. Что такое Tally и зачем он нужен?**

Tally – это бухгалтерское программное обеспечение, разработанное компанией Tally Solutions Pvt. Ltd. Оно предоставляет широкий спектр функций, включая:

* **Бухгалтерский учет:** Ведение бухгалтерских книг, формирование отчетов о прибылях и убытках, баланса и других финансовых документов.
* **Управление запасами:** Отслеживание запасов, управление складом, ведение учета закупок и продаж.
* **Расчет заработной платы:** Автоматизация расчета заработной платы, удержаний и налогов.
* **Налоговый учет:** Подготовка и подача налоговой отчетности (в зависимости от версии и локализации).
* **Управление банком:** Согласование банковских выписок, автоматизация банковских операций.

**Преимущества использования Tally:**

* **Автоматизация:** Упрощает и автоматизирует многие рутинные бухгалтерские задачи.
* **Точность:** Снижает вероятность ошибок, связанных с ручным вводом данных.
* **Эффективность:** Повышает эффективность работы бухгалтерии.
* **Отчетность:** Предоставляет широкий спектр финансовых отчетов для анализа и принятия решений.
* **Безопасность:** Обеспечивает защиту данных с помощью паролей и прав доступа.
* **Масштабируемость:** Подходит для предприятий любого размера.

**2. Установка Tally**

Процесс установки Tally относительно прост. Вот основные шаги:

* **Скачайте установочный файл:** Перейдите на официальный сайт Tally Solutions (www.tallysolutions.com) и скачайте последнюю версию Tally.ERP 9 или TallyPrime.
* **Запустите установщик:** Дважды щелкните по скачанному файлу, чтобы запустить процесс установки.
* **Выберите язык:** Выберите язык установки.
* **Укажите папку установки:** Выберите папку, в которую будет установлен Tally. Рекомендуется использовать папку по умолчанию.
* **Настройте компоненты:** Выберите компоненты, которые хотите установить. Обычно достаточно установки основных компонентов.
* **Завершите установку:** Следуйте инструкциям на экране, чтобы завершить процесс установки.

**3. Создание компании в Tally**

После установки Tally необходимо создать компанию, в которой будут храниться ваши бухгалтерские данные.

* **Запустите Tally:** Дважды щелкните по значку Tally на рабочем столе.
* **Выберите режим работы:** На начальном экране выберите “Work in Educational Mode” (для бесплатного использования с ограничениями) или “Activate License” (если у вас есть лицензионный ключ). Также доступен вариант “Login as Remote User” для удаленного доступа к данным.
* **Создайте компанию:** Нажмите “Create Company”.
* **Введите данные компании:** Заполните следующие поля:
* **Name:** Название вашей компании.
* **Mailing Name:** Название, которое будет использоваться в почтовых рассылках.
* **Address:** Адрес вашей компании.
* **Country:** Страна, в которой зарегистрирована компания.
* **State:** Регион.
* **Pincode:** Почтовый индекс.
* **Telephone:** Номер телефона.
* **Mobile:** Номер мобильного телефона.
* **Fax:** Номер факса (если есть).
* **E-mail:** Адрес электронной почты.
* **Website:** Адрес веб-сайта (если есть).
* **Financial year begins from:** Дата начала финансового года.
* **Books beginning from:** Дата начала ведения бухгалтерского учета.
* **Tally Vault Password:** Пароль для защиты данных компании (необязательно).
* **Use security controls:** Включите эту опцию для настройки прав доступа пользователей (рекомендуется).
* **Сохраните данные:** Нажмите “Accept”, чтобы сохранить данные компании.

**4. Основные термины и понятия в Tally**

Прежде чем начать работать с Tally, важно понимать основные термины и понятия:

* **Company (Компания):** Организация, чьи финансовые операции вы будете учитывать в Tally.
* **Ledger (Бухгалтерский счет):** Запись, в которой отражаются все операции, связанные с определенным активом, обязательством, капиталом, доходом или расходом. Например, “Касса”, “Банковский счет”, “Дебиторская задолженность”, “Кредиторская задолженность”, “Выручка от продаж”, “Расходы на аренду”.
* **Group (Группа):** Категория, к которой относится бухгалтерский счет. Например, “Текущие активы”, “Текущие обязательства”, “Основные средства”, “Доходы”, “Расходы”. Tally содержит предопределенные группы, но вы также можете создавать собственные.
* **Voucher (Документ/Транзакция):** Запись об отдельной финансовой операции. Например, “Платежное поручение”, “Приходный кассовый ордер”, “Расходный кассовый ордер”, “Счет-фактура”, “Накладная”.
* **Stock Item (Товар):** Единица товара, которая учитывается на складе. Например, “Ноутбук”, “Монитор”, “Клавиатура”.
* **Stock Group (Группа товаров):** Категория, к которой относится товар. Например, “Компьютеры”, “Периферия”.
* **Unit of Measure (Единица измерения):** Единица, в которой измеряется товар. Например, “Штука”, “Килограмм”, “Метр”.
* **Cost Centre (Центр затрат):** Подразделение или вид деятельности, для которого учитываются затраты. Например, “Отдел продаж”, “Отдел маркетинга”, “Производственный цех”.
* **Godown (Склад):** Место хранения товаров.

**5. Работа с бухгалтерскими счетами (Ledgers)**

Бухгалтерские счета (Ledgers) являются основой бухгалтерского учета в Tally. Они используются для отслеживания всех финансовых операций компании.

* **Создание бухгалтерского счета:**
* Перейдите в раздел “Gateway of Tally”.
* Выберите “Accounts Info”.
* Выберите “Ledgers”.
* Выберите “Create”.
* Заполните следующие поля:
* **Name:** Название бухгалтерского счета (например, “Касса”, “Банковский счет”, “Дебиторская задолженность”).
* **Under:** Выберите группу, к которой относится счет (например, “Cash-in-hand”, “Bank Accounts”, “Sundry Debtors”). Правильный выбор группы очень важен для корректного формирования отчетов.
* **Inventory values are affected?:** Выберите “Yes”, если счет связан с запасами (например, “Закупки”, “Продажи”). В противном случае выберите “No”.
* **Mailing Details:** Заполните данные для почтовой рассылки (если необходимо).
* **Opening Balance:** Введите начальный остаток по счету (если есть).
* Нажмите “Accept”, чтобы сохранить счет.

* **Изменение бухгалтерского счета:**
* Перейдите в раздел “Gateway of Tally”.
* Выберите “Accounts Info”.
* Выберите “Ledgers”.
* Выберите “Alter”.
* Выберите счет, который хотите изменить.
* Внесите необходимые изменения.
* Нажмите “Accept”, чтобы сохранить изменения.

* **Просмотр списка бухгалтерских счетов:**
* Перейдите в раздел “Gateway of Tally”.
* Выберите “Accounts Info”.
* Выберите “Ledgers”.
* Выберите “Display” или “List”.

**6. Ввод транзакций (Vouchers)**

Транзакции (Vouchers) – это записи об отдельных финансовых операциях. В Tally существует несколько типов ваучеров для разных типов операций.

* **Основные типы ваучеров:**
* **Contra Voucher (Контрагенты):** Используется для операций между счетами в банке и кассе (например, внесение наличных в банк, снятие наличных из банка).
* **Payment Voucher (Платежное поручение):** Используется для записи платежей поставщикам, сотрудникам и других расходов.
* **Receipt Voucher (Приходный кассовый ордер):** Используется для записи поступлений денежных средств от клиентов, займов и других доходов.
* **Journal Voucher (Бухгалтерская справка):** Используется для записи корректировок, начислений и других операций, которые не относятся к другим типам ваучеров.
* **Sales Voucher (Счет-фактура):** Используется для записи продаж товаров и услуг.
* **Purchase Voucher (Накладная):** Используется для записи закупок товаров и услуг.
* **Debit Note Voucher (Дебетовое авизо):** Используется для корректировки покупок (например, при возврате товара поставщику).
* **Credit Note Voucher (Кредитовое авизо):** Используется для корректировки продаж (например, при возврате товара покупателем).

* **Ввод транзакции:**
* Перейдите в раздел “Gateway of Tally”.
* Выберите “Accounting Vouchers”.
* Выберите тип ваучера (например, “Payment”, “Receipt”, “Sales”).
* Введите дату транзакции.
* Заполните необходимые поля (в зависимости от типа ваучера):
* **Debit (Дебет):** Счет, на который списываются денежные средства или активы.
* **Credit (Кредит):** Счет, на который зачисляются денежные средства или активы.
* **Amount (Сумма):** Сумма транзакции.
* **Narration (Описание):** Краткое описание транзакции.
* Нажмите “Accept”, чтобы сохранить транзакцию.

**Пример ввода платежного поручения (Payment Voucher):**

Допустим, вы оплатили арендную плату в размере 10 000 рублей с банковского счета.

1. Перейдите в “Gateway of Tally” -> “Accounting Vouchers” -> “Payment”.
2. Введите дату платежа.
3. В поле “Account” (или “Credit”) выберите ваш банковский счет.
4. В поле “Particulars” (или “Debit”) выберите счет “Расходы на аренду” (если он уже создан). Если нет, создайте его, указав группу “Indirect Expenses”.
5. Введите сумму 10000.
6. В поле “Narration” укажите “Оплата арендной платы за месяц [месяц, год]”.
7. Нажмите “Accept”, чтобы сохранить ваучер.

**7. Управление запасами (Inventory Management)**

Если вы ведете учет товаров на складе, вам необходимо использовать функции управления запасами в Tally.

* **Создание единицы измерения (Unit of Measure):**
* Перейдите в раздел “Gateway of Tally”.
* Выберите “Inventory Info”.
* Выберите “Unit of Measures”.
* Выберите “Create”.
* Заполните следующие поля:
* **Type:** Выберите “Simple” (для простых единиц измерения, таких как “Штука”) или “Compound” (для сложных единиц измерения, таких как “Ящик по 10 штук”).
* **Symbol:** Укажите символ единицы измерения (например, “шт.”).
* **Formal Name:** Укажите полное название единицы измерения (например, “Штука”).
* **Number of Decimal Places:** Укажите количество знаков после запятой (обычно 0 для штук).
* Нажмите “Accept”, чтобы сохранить единицу измерения.

* **Создание группы товаров (Stock Group):**
* Перейдите в раздел “Gateway of Tally”.
* Выберите “Inventory Info”.
* Выберите “Stock Groups”.
* Выберите “Create”.
* Заполните следующие поля:
* **Name:** Название группы товаров (например, “Компьютеры”, “Периферия”).
* **Under:** Выберите группу верхнего уровня (обычно “Primary”).
* **Should quantities of items be added?:** Выберите “Yes”, если вы хотите учитывать количество товаров в этой группе.
* Нажмите “Accept”, чтобы сохранить группу товаров.

* **Создание товара (Stock Item):**
* Перейдите в раздел “Gateway of Tally”.
* Выберите “Inventory Info”.
* Выберите “Stock Items”.
* Выберите “Create”.
* Заполните следующие поля:
* **Name:** Название товара (например, “Ноутбук Dell XPS 13”).
* **Under:** Выберите группу товаров, к которой относится товар.
* **Units:** Выберите единицу измерения, в которой измеряется товар.
* **Opening Balance:** Введите начальный остаток товара на складе (если есть).
* **Quantity:** Количество товара.
* **Rate:** Цена за единицу товара.
* **Value:** Общая стоимость товара.
* Нажмите “Accept”, чтобы сохранить товар.

* **Ввод операций с запасами:** Операции с запасами отражаются в ваучерах “Sales” (продажа), “Purchase” (закупка), “Debit Note” (возврат поставщику), “Credit Note” (возврат от покупателя), и “Stock Journal” (для перемещения товаров между складами или корректировки остатков).

**8. Формирование отчетов**

Tally предоставляет широкий спектр отчетов для анализа финансового состояния компании.

* **Основные финансовые отчеты:**
* **Trial Balance (Оборотная ведомость):** Показывает остатки по всем бухгалтерским счетам на определенную дату.
* **Profit & Loss Account (Отчет о прибылях и убытках):** Показывает доходы, расходы и прибыль/убыток компании за определенный период.
* **Balance Sheet (Бухгалтерский баланс):** Показывает активы, обязательства и капитал компании на определенную дату.
* **Cash Flow Statement (Отчет о движении денежных средств):** Показывает движение денежных средств компании за определенный период.
* **Stock Summary (Сводка по запасам):** Показывает остатки товаров на складе.
* **Day Book (Журнал операций):** Показывает все транзакции, введенные за определенный день.
* **Ledger Reports (Отчеты по счетам):** Показывает операции по отдельным бухгалтерским счетам.

* **Просмотр отчета:**
* Перейдите в раздел “Gateway of Tally”.
* Выберите “Display”.
* Выберите “Trial Balance”, “Profit & Loss A/c”, “Balance Sheet” или другой отчет.
* Укажите период, за который хотите сформировать отчет.
* Нажмите “Enter”, чтобы просмотреть отчет.

* **Настройка отчета:** Большинство отчетов можно настроить, чтобы отображать только нужную информацию. Например, можно изменить период, выбрать отображаемые столбцы, отсортировать данные и т.д.

**9. Управление банковскими операциями**

Tally позволяет автоматизировать управление банковскими операциями, включая согласование банковских выписок.

* **Ввод банковских операций:** Банковские операции вводятся с помощью ваучеров “Contra” (для перевода между счетами и кассой), “Payment” (для платежей) и “Receipt” (для поступлений).

* **Согласование банковских выписок (Bank Reconciliation):**
* Перейдите в раздел “Gateway of Tally”.
* Выберите “Banking”.
* Выберите “Bank Reconciliation”.
* Выберите банковский счет, который хотите согласовать.
* Импортируйте банковскую выписку в формате .xls или .csv (если поддерживается вашим банком).
* Сопоставьте операции в Tally с операциями в банковской выписке. Tally может автоматически сопоставлять операции по дате и сумме.
* Отметьте согласованные операции. Tally покажет разницу между остатком в Tally и остатком в банковской выписке. Необходимо выяснить причины расхождений и внести необходимые корректировки.

**10. Расширенные возможности Tally**

Tally предлагает множество расширенных возможностей, которые могут быть полезны для предприятий с более сложными потребностями.

* **Управление зарплатой (Payroll Management):** Автоматизация расчета заработной платы, удержаний и налогов.
* **Налоговый учет (Taxation):** Подготовка и подача налоговой отчетности (в зависимости от версии и локализации).
* **Управление бюджетом (Budgeting):** Создание и отслеживание бюджетов.
* **Анализ затрат (Cost Analysis):** Анализ затрат по центрам затрат и видам деятельности.
* **Многовалютный учет (Multi-currency Accounting):** Ведение учета в нескольких валютах.
* **Удаленный доступ (Remote Access):** Доступ к данным Tally из любой точки мира.
* **Интеграция с другими системами (Integration):** Интеграция с другими системами, такими как CRM и e-commerce платформы.

**11. Полезные советы и рекомендации**

* **Используйте предопределенные группы:** По возможности используйте предопределенные группы бухгалтерских счетов в Tally. Это поможет обеспечить корректное формирование отчетов.
* **Регулярно делайте резервные копии данных:** Регулярно делайте резервные копии данных Tally, чтобы избежать потери данных в случае сбоев или аварий.
* **Изучайте документацию и онлайн-ресурсы:** Изучайте документацию Tally и используйте онлайн-ресурсы, чтобы узнать больше о возможностях программы.
* **Обращайтесь за помощью к специалистам:** Если у вас возникают вопросы или проблемы, обращайтесь за помощью к специалистам по Tally.
* **Практикуйтесь:** Чем больше вы практикуетесь, тем лучше вы будете знать Tally.

**12. Часто задаваемые вопросы (FAQ)**

* **Где можно скачать Tally?**
* На официальном сайте Tally Solutions (www.tallysolutions.com).
* **Сколько стоит Tally?**
* Стоимость Tally зависит от версии и лицензии. Подробную информацию можно найти на сайте Tally Solutions.
* **Нужно ли специальное образование для работы с Tally?**
* Желательно иметь базовые знания бухгалтерского учета. Однако, с помощью этого руководства и практики, вы сможете освоить Tally даже без специального образования.
* **Как обновить Tally?**
* Загрузите последнюю версию с официального сайта и следуйте инструкциям по установке. Обычно, обновление происходит автоматически при запуске новой версии.
* **Как восстановить данные из резервной копии?**
* В Tally выберите “Restore” и укажите путь к файлу резервной копии.

Это руководство предоставляет базовые знания для начала работы с Tally. Практикуйтесь, изучайте дополнительные материалы, и вы сможете эффективно использовать Tally для управления финансами вашего бизнеса.