Как экспортировать контакты из Outlook: подробная инструкция

Вы когда-нибудь оказывались в ситуации, когда вам нужно было перенести все ваши контакты из Outlook в другое место? Может быть, вы переходите на новую почтовую службу, хотите создать резервную копию своих контактов или просто хотите использовать их в другом приложении. Независимо от причины, экспорт контактов из Outlook — это относительно простой процесс, если следовать правильным инструкциям. В этой статье мы подробно рассмотрим, как это сделать.

Зачем экспортировать контакты из Outlook?

Прежде чем мы углубимся в технические детали, давайте рассмотрим несколько причин, по которым вам может понадобиться экспортировать контакты из Outlook:

* **Переход на новую почтовую службу:** Если вы меняете свою почтовую службу (например, с Outlook на Gmail), вам нужно будет перенести свои контакты, чтобы не потерять их.
* **Создание резервной копии:** Регулярное создание резервной копии ваших контактов — это хорошая практика, которая поможет вам восстановить их в случае потери или повреждения данных.
* **Использование контактов в других приложениях:** Некоторые приложения могут потребовать импорта контактов из файла. Экспорт из Outlook позволяет легко получить нужный файл.
* **Управление контактами в другом формате:** Возможно, вам удобнее управлять своими контактами в формате CSV или другом формате, который легче редактировать вне Outlook.

Какие форматы экспорта доступны в Outlook?

Outlook предлагает несколько форматов экспорта контактов, каждый из которых имеет свои преимущества и недостатки. Вот наиболее распространенные:

* **CSV (Comma Separated Values):** Это текстовый формат, в котором данные разделены запятыми. CSV является универсальным форматом, который поддерживается многими приложениями и службами. Он хорош для базового экспорта и импорта, но может потерять некоторую информацию о форматировании или нестандартные поля.
* **PST (Personal Storage Table):** Это формат файла Outlook, который содержит электронные письма, контакты, календари и другие данные. Экспорт в PST позволяет создать полную резервную копию вашей учетной записи Outlook, включая контакты. Этот формат лучше всего подходит для создания резервных копий или переноса данных между разными версиями Outlook.
* **vCard (VCF):** Это стандартный формат файла для хранения контактной информации. Каждый контакт сохраняется в отдельном файле VCF. Этот формат хорош для обмена отдельными контактами или небольшими группами контактов.

Выбор формата зависит от ваших конкретных потребностей и того, что вы планируете делать с экспортированными контактами.

Пошаговая инструкция по экспорту контактов из Outlook

Теперь перейдем к самой инструкции. Ниже приведены подробные шаги по экспорту контактов из Outlook в различных форматах.

Способ 1: Экспорт контактов в CSV-файл

Это наиболее распространенный способ экспорта контактов, так как CSV-файл легко импортировать во многие другие приложения и службы.

1. **Откройте Outlook:** Запустите приложение Outlook на вашем компьютере.
2. **Перейдите в раздел “Люди” (Contacts):** В нижней части окна Outlook выберите значок “Люди” (обычно это значок с двумя силуэтами людей). Если вы не видите этот значок, возможно, у вас старая версия Outlook. В этом случае перейдите в меню “Файл” и выберите “Открыть и экспортировать”, а затем “Импорт и экспорт”.
3. **Выберите “Импорт и экспорт”:** В разделе “Люди” перейдите в меню “Файл” (File) в верхнем левом углу экрана. Затем выберите “Открыть и экспортировать” (Open & Export) и в появившемся меню выберите “Импорт и экспорт” (Import/Export).
4. **Выберите “Экспорт в файл”:** В окне “Мастер импорта и экспорта” (Import and Export Wizard) выберите опцию “Экспорт в файл” (Export to a file) и нажмите “Далее” (Next).
5. **Выберите “CSV (значения, разделенные запятыми)”:** На следующем экране выберите “CSV (значения, разделенные запятыми)” (Comma Separated Values) и нажмите “Далее” (Next).
6. **Выберите папку контактов:** Выберите папку, содержащую контакты, которые вы хотите экспортировать. Обычно это папка “Контакты” (Contacts). Если у вас несколько папок с контактами, выберите ту, которая вам нужна. Нажмите “Далее” (Next).
7. **Укажите имя и расположение файла:** На следующем экране укажите имя файла для экспортированных контактов и выберите место, где вы хотите его сохранить. Например, вы можете назвать файл “contacts.csv” и сохранить его на рабочем столе. Нажмите “Далее” (Next).
8. **Сопоставьте поля (необязательно):** Outlook предложит вам сопоставить поля из Outlook с полями в CSV-файле. Это позволяет вам контролировать, какие данные будут экспортированы и как они будут отображаться в CSV-файле. Если вы хотите настроить сопоставление полей, нажмите кнопку “Сопоставить поля” (Map Custom Fields). В противном случае, Outlook использует сопоставление по умолчанию. Рекомендуется просмотреть сопоставление полей, чтобы убедиться, что все важные поля экспортируются правильно.
9. **Завершите экспорт:** Нажмите кнопку “Готово” (Finish) чтобы начать процесс экспорта. Outlook экспортирует ваши контакты в CSV-файл в указанном месте.

После завершения экспорта вы можете открыть CSV-файл с помощью текстового редактора (например, Notepad) или программы для работы с электронными таблицами (например, Excel) чтобы просмотреть экспортированные контакты.

Способ 2: Экспорт контактов в PST-файл

Этот способ подходит для создания полной резервной копии ваших контактов и других данных Outlook.

1. **Откройте Outlook:** Запустите приложение Outlook на вашем компьютере.
2. **Перейдите в меню “Файл”:** В верхнем левом углу экрана выберите меню “Файл” (File).
3. **Выберите “Открыть и экспортировать”:** В меню “Файл” выберите “Открыть и экспортировать” (Open & Export) и в появившемся меню выберите “Импорт и экспорт” (Import/Export).
4. **Выберите “Экспорт в файл”:** В окне “Мастер импорта и экспорта” (Import and Export Wizard) выберите опцию “Экспорт в файл” (Export to a file) и нажмите “Далее” (Next).
5. **Выберите “Файл данных Outlook (.pst)”:** На следующем экране выберите “Файл данных Outlook (.pst)” (Outlook Data File (.pst)) и нажмите “Далее” (Next).
6. **Выберите учетную запись или папку:** Выберите учетную запись или папку, которую вы хотите экспортировать. Если вы хотите экспортировать все контакты из всех учетных записей, выберите свою учетную запись электронной почты верхнего уровня. Если вы хотите экспортировать только контакты, выберите папку “Контакты” (Contacts). Убедитесь, что флажок “Включить вложенные папки” (Include subfolders) установлен, если вы хотите экспортировать контакты из всех вложенных папок. Нажмите “Далее” (Next).
7. **Укажите имя и расположение файла:** На следующем экране укажите имя файла для экспортированных данных и выберите место, где вы хотите его сохранить. Например, вы можете назвать файл “backup.pst” и сохранить его на внешнем жестком диске или в облачном хранилище. Нажмите “Готово” (Finish).
8. **Установите пароль (необязательно):** Outlook предложит вам установить пароль для PST-файла. Это необязательный шаг, но рекомендуется установить пароль, чтобы защитить свои данные от несанкционированного доступа. Если вы хотите установить пароль, введите его в соответствующие поля и нажмите “ОК” (OK). В противном случае просто нажмите “Отмена” (Cancel).
9. **Завершите экспорт:** Outlook начнет процесс экспорта. Время, необходимое для экспорта, зависит от размера вашей учетной записи Outlook. После завершения экспорта у вас будет PST-файл, содержащий все ваши контакты и другие данные Outlook.

Способ 3: Экспорт контактов в формат vCard (VCF)

Этот способ подходит для экспорта отдельных контактов или небольших групп контактов.

1. **Откройте Outlook:** Запустите приложение Outlook на вашем компьютере.
2. **Перейдите в раздел “Люди” (Contacts):** В нижней части окна Outlook выберите значок “Люди” (обычно это значок с двумя силуэтами людей).
3. **Выберите контакты для экспорта:** Выберите контакты, которые вы хотите экспортировать. Вы можете выбрать один контакт, несколько контактов (удерживая клавишу Ctrl или Shift) или все контакты (нажав Ctrl+A).
4. **Перетащите контакты на рабочий стол или в папку:** Перетащите выбранные контакты на рабочий стол или в любую другую папку на вашем компьютере. Outlook автоматически создаст для каждого контакта отдельный файл VCF.
5. **Альтернативный способ экспорта в vCard:**
* Откройте контакт, который вы хотите экспортировать.
* В меню “Файл” выберите “Сохранить как”.
* В поле “Тип файла” выберите “vCard-файл (*.vcf)”.
* Укажите имя файла и место, где вы хотите его сохранить.
* Нажмите “Сохранить”.

После завершения экспорта у вас будут отдельные файлы VCF для каждого контакта, которые вы можете отправить по электронной почте, сохранить на USB-накопителе или импортировать в другие приложения.

Сопоставление полей при экспорте в CSV: что важно знать

Когда вы экспортируете контакты в CSV-файл, Outlook позволяет вам сопоставить поля из Outlook с полями в CSV-файле. Это важный шаг, так как он определяет, какие данные будут экспортированы и как они будут отображаться в CSV-файле. Вот несколько вещей, которые следует учитывать при сопоставлении полей:

* **Поля по умолчанию:** Outlook предлагает сопоставление полей по умолчанию, которое обычно подходит для большинства пользователей. Однако рекомендуется просмотреть сопоставление полей, чтобы убедиться, что все важные поля экспортируются правильно.
* **Сопоставление нестандартных полей:** Если у вас есть нестандартные поля в ваших контактах Outlook (например, поле “Хобби” или “Интересы”), вам нужно будет сопоставить их вручную с соответствующими полями в CSV-файле. Если вы не сопоставите эти поля, данные из них не будут экспортированы.
* **Удаление полей:** Вы можете удалить поля из сопоставления, если вы не хотите, чтобы они экспортировались. Просто перетащите поле из правого столбца (CSV-файл) в левый столбец (Outlook).
* **Добавление полей:** Вы можете добавить новые поля в сопоставление, если это необходимо. Однако помните, что в CSV-файле должны быть соответствующие столбцы для этих полей.

Чтобы настроить сопоставление полей, нажмите кнопку “Сопоставить поля” (Map Custom Fields) в окне “Экспорт в файл” (Export to a file). В открывшемся окне вы увидите два столбца: слева – поля Outlook, справа – поля CSV-файла. Перетаскивайте поля из одного столбца в другой, чтобы сопоставить их. Вы также можете удалить поля из сопоставления или добавить новые поля.

После завершения сопоставления полей нажмите кнопку “ОК” (OK) чтобы сохранить изменения.

Решение проблем при экспорте контактов

Иногда при экспорте контактов из Outlook могут возникать проблемы. Вот несколько распространенных проблем и способы их решения:

* **Проблема: CSV-файл открывается некорректно в Excel.**
* **Решение:** Excel может неправильно отображать CSV-файл, если разделитель полей не соответствует настройкам Excel. Попробуйте открыть CSV-файл с помощью текстового редактора (например, Notepad) и убедитесь, что поля разделены запятыми. Если разделитель другой (например, точка с запятой), измените настройки Excel, чтобы использовать этот разделитель. Для этого перейдите в меню “Файл” -> “Параметры” -> “Дополнительно” -> “Параметры редактирования” и измените разделитель целой и дробной части.
* **Проблема: Некоторые контакты не экспортируются.**
* **Решение:** Убедитесь, что вы выбрали правильную папку контактов для экспорта. Также убедитесь, что все контакты находятся в одной папке. Если у вас несколько папок с контактами, вам нужно будет экспортировать каждую папку отдельно.
* **Проблема: Не все поля контактов экспортируются.**
* **Решение:** Проверьте сопоставление полей при экспорте в CSV. Убедитесь, что все важные поля сопоставлены с соответствующими полями в CSV-файле. Если у вас есть нестандартные поля, сопоставьте их вручную.
* **Проблема: Процесс экспорта занимает слишком много времени.**
* **Решение:** Время, необходимое для экспорта, зависит от размера вашей учетной записи Outlook. Если у вас очень много контактов, процесс экспорта может занять некоторое время. Попробуйте экспортировать контакты небольшими группами, чтобы ускорить процесс.

Альтернативные способы экспорта контактов

Если у вас возникли проблемы с экспортом контактов с помощью встроенных средств Outlook, вы можете попробовать использовать сторонние инструменты. Существует множество программ, которые позволяют экспортировать контакты из Outlook в различных форматах. Некоторые из них бесплатны, другие – платные. Перед использованием сторонних инструментов рекомендуется прочитать отзывы и убедиться, что они безопасны и надежны.

Кроме того, если вы используете Outlook с учетной записью Exchange, вы можете попробовать синхронизировать свои контакты с другой службой, такой как Google Contacts или iCloud. После синхронизации вы можете экспортировать контакты из этой службы.

Заключение

Экспорт контактов из Outlook — это важный навык, который может пригодиться в различных ситуациях. Независимо от того, переходите ли вы на новую почтовую службу, создаете резервную копию своих контактов или просто хотите использовать их в другом приложении, эта статья предоставила вам подробные инструкции и советы, которые помогут вам успешно экспортировать свои контакты из Outlook. Помните о различных форматах экспорта, внимательно сопоставляйте поля при экспорте в CSV и решайте возможные проблемы, чтобы процесс экспорта прошел гладко и безболезненно.

Не забудьте регулярно создавать резервные копии своих контактов, чтобы защитить их от потери или повреждения. Это поможет вам сохранить важную информацию и избежать неприятностей в будущем.