كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا احترافيًا لإخبار المرشح بعدم قبوله للوظيفة (مع أمثلة ونصائح)
يعد إخبار المرشح بعدم قبوله للوظيفة جزءًا صعبًا ولكنه ضروري من عملية التوظيف. من المهم التعامل مع هذا الأمر بحساسية واحترافية، لأنك لا تريد الإضرار بسمعة شركتك أو تثبيط عزيمة المرشح. هذا المقال يقدم لك دليلًا شاملاً حول كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي لإخبار المرشح بعدم قبوله للوظيفة، مع أمثلة ونصائح عملية.
لماذا من المهم إرسال بريد إلكتروني لرفض المرشح؟
قد تتساءل عما إذا كان من الضروري إرسال بريد إلكتروني لرفض المرشح، خاصة إذا كنت قد أجريت بالفعل مقابلات مع عدد كبير من المتقدمين. ومع ذلك، هناك عدة أسباب تجعل إرسال بريد إلكتروني لرفض المرشح أمرًا بالغ الأهمية:
* **الاحترام:** إرسال بريد إلكتروني لرفض المرشح هو علامة على الاحترام لوقته وجهوده. لقد استثمر المرشح وقته في التقدم للوظيفة وإجراء المقابلات، ويستحق أن يتم إعلامه بالنتيجة بشكل رسمي.
* **الاحترافية:** يعكس إرسال بريد إلكتروني لرفض المرشح احترافية شركتك. يظهر أنك تقدر وقت المتقدمين وأنك حريص على التواصل معهم بشكل فعال.
* **السمعة:** يمكن أن يؤثر عدم إرسال بريد إلكتروني لرفض المرشح سلبًا على سمعة شركتك. قد يشعر المرشحون بالإهانة أو التجاهل، وقد يشاركون تجاربهم السلبية مع الآخرين.
* **الحفاظ على المواهب:** حتى إذا لم يكن المرشح مناسبًا لهذه الوظيفة، فقد يكون مناسبًا لوظيفة أخرى في المستقبل. من خلال إرسال بريد إلكتروني مهذب ومحترف، يمكنك الحفاظ على علاقة إيجابية مع المرشح وربما تجنيده في وقت لاحق.
* **الامتثال القانوني:** في بعض الحالات، قد يكون إرسال إشعار رسمي بالرفض مطلوبًا بموجب القانون، خاصة إذا كنت قد جمعت معلومات حساسة عن المرشح.
متى يجب إرسال بريد إلكتروني لرفض المرشح؟
يجب إرسال بريد إلكتروني لرفض المرشح في أقرب وقت ممكن بعد اتخاذ قرار بشأن المرشح الذي سيشغل الوظيفة. لا تنتظر حتى اللحظة الأخيرة، لأن ذلك قد يجعل المرشح يشعر بالإحباط وعدم اليقين. من الناحية المثالية، يجب إرسال البريد الإلكتروني في غضون أسبوع إلى أسبوعين بعد آخر مقابلة أجريتها مع المرشح.
ماذا يجب أن يتضمن بريد إلكتروني لرفض المرشح؟
يجب أن يتضمن بريد إلكتروني لرفض المرشح العناصر التالية:
* **سطر موضوع واضح وموجز:** يجب أن يشير سطر الموضوع بوضوح إلى أن البريد الإلكتروني يتعلق بطلب الوظيفة. على سبيل المثال، يمكنك استخدام سطر موضوع مثل “تحديث بشأن طلب وظيفة [اسم الوظيفة]” أو “نتيجة طلب وظيفة [اسم الوظيفة]”.
* **تحية مهذبة:** ابدأ البريد الإلكتروني بتحية مهذبة، مثل “عزيزي/عزيزتي [اسم المرشح]”.
* **شكر المرشح:** اشكر المرشح على اهتمامه بشركتك ووقته الذي قضاه في التقدم للوظيفة وإجراء المقابلات.
* **إخبار المرشح بالقرار:** اذكر بوضوح أنك قررت المضي قدمًا مع مرشح آخر. كن مباشرًا وصادقًا، ولكن تجنب استخدام لغة قاسية أو غير مهذبة.
* **تقديم سبب موجز للرفض (اختياري):** يمكنك تقديم سبب موجز للرفض، ولكن هذا ليس ضروريًا دائمًا. إذا قررت تقديم سبب، فاجعله عامًا وركز على المؤهلات والخبرات. على سبيل المثال، يمكنك القول “بينما كانت مؤهلاتك مثيرة للإعجاب، فقد قررنا المضي قدمًا مع مرشح يتمتع بخبرة أكثر تحديدًا في [مجال معين]”. تجنب تقديم تفاصيل كثيرة أو انتقاد أداء المرشح.
* **التعبير عن الإعجاب بمؤهلات المرشح:** حتى إذا لم يكن المرشح مناسبًا لهذه الوظيفة، يمكنك التعبير عن إعجابك بمؤهلاته ومهاراته. هذا يمكن أن يساعد في تخفيف حدة الرفض وترك انطباع إيجابي.
* **تقديم ملاحظات بناءة (اختياري):** إذا كنت تعتقد أن لديك ملاحظات بناءة يمكنك تقديمها للمرشح، يمكنك تضمينها في البريد الإلكتروني. ومع ذلك، كن حذرًا عند تقديم الملاحظات، وتأكد من أنها بناءة ومفيدة وليست انتقادية أو مهينة.
* **تمني التوفيق للمرشح:** اختتم البريد الإلكتروني بتمني التوفيق للمرشح في بحثه عن عمل.
* **تقديم معلومات الاتصال:** قم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بك في حالة كان لدى المرشح أي أسئلة.
* **توقيع احترافي:** اختتم البريد الإلكتروني بتوقيع احترافي يتضمن اسمك ولقبك واسم الشركة.
أمثلة على بريد إلكتروني لرفض المرشح
فيما يلي بعض الأمثلة على رسائل بريد إلكتروني لرفض المرشح، مع ملاحظات حول العناصر التي تجعلها فعالة:
**مثال 1: بريد إلكتروني عام للرفض**
**الموضوع:** تحديث بشأن طلب وظيفة [اسم الوظيفة]
**عزيزي/عزيزتي [اسم المرشح]،**
شكرًا لك على اهتمامك بشركة [اسم الشركة] وعلى الوقت الذي قضيته في التقدم لوظيفة [اسم الوظيفة].
بعد مراجعة دقيقة لجميع الطلبات، قررنا المضي قدمًا مع مرشح آخر يتمتع بخبرة أكثر تحديدًا تتناسب مع متطلبات الوظيفة.
نحن نقدر اهتمامك بـ [اسم الشركة] ومؤهلاتك الرائعة. نتمنى لك كل التوفيق في بحثك عن عمل.
إذا كان لديك أي أسئلة، فلا تتردد في الاتصال بنا.
**مع خالص التقدير،**
[اسمك]
[لقبك]
[اسم الشركة]
**ملاحظات:**
* هذا مثال عام ومباشر يمكن استخدامه لرفض عدد كبير من المرشحين.
* يستخدم لغة مهذبة واحترافية.
* يتجنب تقديم تفاصيل كثيرة حول سبب الرفض.
**مثال 2: بريد إلكتروني للرفض بعد المقابلة**
**الموضوع:** نتيجة طلب وظيفة [اسم الوظيفة]
**عزيزي/عزيزتي [اسم المرشح]،**
شكرًا لك على الوقت الذي قضيته في إجراء مقابلة معنا بشأن وظيفة [اسم الوظيفة]. لقد استمتعنا بمعرفة المزيد عن خبراتك ومهاراتك.
بعد دراسة متأنية لجميع المرشحين الذين قابلناهم، قررنا المضي قدمًا مع مرشح آخر نعتقد أنه الأنسب لهذا المنصب في الوقت الحالي.
لقد تأثرنا بمؤهلاتك ومهاراتك، ونحن نشجعك على التقدم لوظائف أخرى في [اسم الشركة] في المستقبل.
نتمنى لك كل التوفيق في بحثك عن عمل.
**مع خالص التقدير،**
[اسمك]
[لقبك]
[اسم الشركة]
**ملاحظات:**
* هذا المثال أكثر شخصية من المثال السابق، حيث يشير إلى المقابلة.
* يعبر عن التقدير لوقت وجهود المرشح.
* يشجع المرشح على التقدم لوظائف أخرى في الشركة.
**مثال 3: بريد إلكتروني للرفض مع ملاحظات بناءة**
**الموضوع:** نتيجة طلب وظيفة [اسم الوظيفة]
**عزيزي/عزيزتي [اسم المرشح]،**
شكرًا لك على اهتمامك بشركة [اسم الشركة] وعلى الوقت الذي قضيته في التقدم لوظيفة [اسم الوظيفة].
بعد مراجعة دقيقة لجميع الطلبات، قررنا المضي قدمًا مع مرشح آخر يتمتع بخبرة أكثر تحديدًا في [مجال معين].
لقد تأثرنا بمهاراتك في [مهارة محددة]، ولكننا شعرنا أن مهاراتك في [مهارة أخرى] تحتاج إلى مزيد من التطوير. نوصي بالتركيز على تطوير هذه المهارة في المستقبل.
نتمنى لك كل التوفيق في بحثك عن عمل.
**مع خالص التقدير،**
[اسمك]
[لقبك]
[اسم الشركة]
**ملاحظات:**
* يقدم هذا المثال ملاحظات بناءة للمرشح.
* تركز الملاحظات على المهارات والخبرات، وتتجنب الانتقاد الشخصي.
* يجب استخدام هذا المثال بحذر، والتأكد من أن الملاحظات مفيدة وبناءة.
نصائح لكتابة بريد إلكتروني فعال لرفض المرشح
فيما يلي بعض النصائح الإضافية لكتابة بريد إلكتروني فعال لرفض المرشح:
* **كن سريعًا:** أرسل البريد الإلكتروني في أقرب وقت ممكن بعد اتخاذ القرار.
* **كن واضحًا:** اذكر بوضوح أنك قررت المضي قدمًا مع مرشح آخر.
* **كن صادقًا:** تجنب استخدام لغة ملطفة أو غير مباشرة.
* **كن مهذبًا:** استخدم لغة مهذبة واحترافية.
* **كن موجزًا:** اجعل البريد الإلكتروني قصيرًا ومباشرًا.
* **كن إيجابيًا:** ركز على الجوانب الإيجابية في مؤهلات المرشح.
* **كن بناءً:** قدم ملاحظات بناءة إذا كان ذلك مناسبًا.
* **كن متعاطفًا:** تذكر أن المرشح قد يشعر بخيبة الأمل، وحاول أن تكون متعاطفًا.
* **راجع البريد الإلكتروني قبل إرساله:** تأكد من عدم وجود أخطاء إملائية أو نحوية.
* **اطلب من شخص آخر مراجعة البريد الإلكتروني:** يمكن لشخص آخر أن يقدم لك منظورًا مختلفًا ويساعدك في اكتشاف أي أخطاء.
أخطاء يجب تجنبها عند كتابة بريد إلكتروني لرفض المرشح
فيما يلي بعض الأخطاء التي يجب تجنبها عند كتابة بريد إلكتروني لرفض المرشح:
* **عدم إرسال بريد إلكتروني على الإطلاق:** هذا هو أكبر خطأ يمكنك ارتكابه. إرسال بريد إلكتروني للرفض هو علامة على الاحترام والاحترافية.
* **الانتظار لفترة طويلة لإرسال البريد الإلكتروني:** أرسل البريد الإلكتروني في أقرب وقت ممكن بعد اتخاذ القرار.
* **استخدام لغة قاسية أو غير مهذبة:** استخدم لغة مهذبة واحترافية.
* **تقديم تفاصيل كثيرة حول سبب الرفض:** تجنب تقديم تفاصيل كثيرة أو انتقاد أداء المرشح.
* **إعطاء المرشح أملًا زائفًا:** كن واضحًا بشأن أنك قررت المضي قدمًا مع مرشح آخر.
* **نسيان مراجعة البريد الإلكتروني قبل إرساله:** تأكد من عدم وجود أخطاء إملائية أو نحوية.
* **إرسال بريد إلكتروني عام وغير شخصي:** حاول تخصيص البريد الإلكتروني قدر الإمكان.
الخلاصة
كتابة بريد إلكتروني لرفض المرشح ليست مهمة سهلة، ولكنها جزء ضروري من عملية التوظيف. من خلال اتباع النصائح والإرشادات الواردة في هذا المقال، يمكنك كتابة بريد إلكتروني احترافي ومهذب يساعدك في الحفاظ على سمعة شركتك والحفاظ على علاقة إيجابية مع المرشحين.
تذكر دائمًا أن التعامل مع المرشحين باحترام وتقدير سيساعدك في بناء صورة إيجابية لشركتك وجذب أفضل المواهب في المستقبل. استخدم هذه الفرصة لترك انطباع جيد حتى لو لم يكن المرشح مناسبًا للوظيفة الحالية. فمن يدري، ربما يكون المرشح المناسب لوظيفة أخرى في المستقبل، أو قد يوصي شركتك لمرشحين آخرين.
**ملاحظة هامة:** يجب عليك دائمًا استشارة محاميك أو قسم الموارد البشرية في شركتك قبل إرسال أي بريد إلكتروني لرفض المرشح، للتأكد من أنك تلتزم بجميع القوانين واللوائح المعمول بها.