【簡単】パソコンからFAXを送る方法：設定から送信まで徹底解説
FAX機がなくても大丈夫！現代ではパソコンから簡単にFAXを送信できる方法がたくさんあります。この記事では、パソコンからFAXを送るための具体的な方法を、初心者の方にもわかりやすくステップバイステップで解説します。設定から送信まで、必要な情報を網羅しているので、この記事を読めばすぐにパソコンFAXを使いこなせるようになるでしょう。
## なぜパソコンからFAXを送るべきなのか？
従来のFAX機を使う代わりに、パソコンからFAXを送るメリットはたくさんあります。
* **コスト削減**: 紙代、インク代、電話代などのコストを削減できます。特に送信枚数が多いほど、コスト削減効果は大きくなります。
* **場所を取らない**: FAX機を置くスペースが不要になります。オフィスが狭い場合や、在宅で仕事をする場合に特に便利です。
* **時間短縮**: FAX機まで移動する必要がなく、パソコン上で簡単に送信できます。時間の節約につながり、業務効率が向上します。
* **ペーパーレス化**: 紙を使わないため、環境に優しく、書類の整理も簡単になります。FAXの管理もデジタルデータで行えるため、検索性も向上します。
* **セキュリティ向上**: 重要な書類を安全に送信できます。誤送信のリスクを減らし、情報漏洩を防ぐことができます。
## パソコンからFAXを送るための3つの方法
パソコンからFAXを送る方法は、大きく分けて以下の3つがあります。
1. **インターネットFAXサービスを利用する**
2. **FAXモデムを利用する**
3. **複合機のスキャン機能を利用する**
それぞれの方法について、詳しく解説していきます。
### 1. インターネットFAXサービスを利用する
インターネットFAXサービスは、最も手軽で一般的な方法です。専用のソフトウェアやFAXモデムは不要で、インターネット環境があればすぐに利用できます。
**インターネットFAXサービスの仕組み**
インターネットFAXサービスは、FAX番号をインターネット上で取得し、送受信を行うサービスです。FAXの送受信は、Webブラウザや専用アプリを通じて行います。送信する際は、パソコンで作成した書類や画像をアップロードし、相手先のFAX番号を入力して送信します。受信したFAXは、PDFなどのデジタルデータとして保存されます。
**インターネットFAXサービスのメリット**
* **手軽に利用できる**: インターネット環境があれば、すぐに利用を開始できます。特別な機器やソフトウェアは必要ありません。
* **初期費用が安い**: FAX機を購入する必要がないため、初期費用を抑えられます。多くの場合、無料トライアル期間が設けられているため、使い勝手を試してから契約できます。
* **どこからでも送受信できる**: インターネットに接続できる環境であれば、場所を選ばずにFAXを送受信できます。外出先や出張先でも便利です。
* **複数のFAX番号を利用できる**: 必要に応じて、複数のFAX番号を取得できます。部署ごとや用途ごとにFAX番号を使い分けたい場合に便利です。
* **豊富な機能**: 多くのサービスでは、FAXの一斉送信、自動転送、OCR機能など、便利な機能が提供されています。
**インターネットFAXサービスのデメリット**
* **月額料金がかかる**: サービスを利用するためには、月額料金を支払う必要があります。送信枚数や機能によって料金プランが異なります。
* **インターネット環境が必要**: インターネットに接続できない環境では、FAXを送受信できません。通信環境が不安定な場合、送受信に時間がかかることがあります。
* **セキュリティに注意が必要**: インターネットを介してFAXを送受信するため、セキュリティ対策をしっかり行う必要があります。信頼できるサービスを選び、パスワードを適切に管理しましょう。
**おすすめのインターネットFAXサービス**
数多くのインターネットFAXサービスがありますが、ここでは特におすすめのサービスをいくつか紹介します。
* **eFax**: 世界中で利用されている大手インターネットFAXサービスです。高画質での送受信が可能で、セキュリティ対策も万全です。無料トライアル期間が設けられています。
* **InterFAX**: 企業向けの機能が充実しているインターネットFAXサービスです。API連携が可能で、既存システムとの連携も容易です。
* **PamFax**: 個人向けのリーズナブルなプランが用意されているインターネットFAXサービスです。クレジットカード決済だけでなく、PayPalでの支払いも可能です。
* **MOVFAX**: 月額基本料金0円から利用できるインターネットFAXサービスです。送信枚数に応じて料金が発生する従量課金制を採用しています。
**インターネットFAXサービスを選ぶ際の注意点**
* **料金プラン**: 月額料金、送信料金、受信料金などを比較検討し、自分の利用状況に合ったプランを選びましょう。無料トライアル期間がある場合は、積極的に試してみることをおすすめします。
* **機能**: 必要な機能が搭載されているかを確認しましょう。FAXの一斉送信、自動転送、OCR機能など、サービスによって提供される機能は異なります。
* **セキュリティ**: セキュリティ対策がしっかり行われているかを確認しましょう。暗号化通信、アクセス制御、監査ログなど、セキュリティに関する情報を確認しましょう。
* **サポート体制**: サポート体制が充実しているかを確認しましょう。電話、メール、チャットなど、問い合わせ方法や対応時間を確認しましょう。
**インターネットFAXサービスの設定方法**
1. 利用するインターネットFAXサービスを選び、公式サイトにアクセスします。
2. アカウントを作成し、必要な情報を入力します。
3. 料金プランを選択し、支払い方法を設定します。
4. FAX番号を取得します。多くのサービスでは、複数のFAX番号から選択できます。
5. 設定が完了したら、Webブラウザや専用アプリからFAXを送受信できます。
### 2. FAXモデムを利用する
FAXモデムとは、パソコンに接続してFAXを送受信するための機器です。インターネットFAXサービスとは異なり、固定電話回線を利用します。
**FAXモデムの仕組み**
FAXモデムは、パソコンと固定電話回線を接続し、パソコンで作成した書類や画像をFAX信号に変換して送信します。受信したFAX信号は、パソコンでデジタルデータに変換され、表示・保存されます。
**FAXモデムのメリット**
* **インターネット環境が不要**: 固定電話回線を利用するため、インターネットに接続できない環境でもFAXを送受信できます。
* **セキュリティが高い**: インターネットを介さないため、セキュリティリスクを抑えられます。
* **料金が安い場合がある**: 月額料金がかからないため、送信枚数が少ない場合は、インターネットFAXサービスよりも安く済む場合があります。
**FAXモデムのデメリット**
* **設定が複雑**: パソコンにFAXモデムを接続し、ドライバをインストールする必要があります。設定に手間がかかる場合があります。
* **固定電話回線が必要**: 固定電話回線がない場合は、新たに契約する必要があります。月額料金が発生します。
* **場所を取る**: FAXモデムを設置するスペースが必要です。
* **送受信に時間がかかる**: 回線速度が遅い場合、送受信に時間がかかることがあります。
**FAXモデムの選び方**
* **対応OS**: 使用しているパソコンのOSに対応しているFAXモデムを選びましょう。
* **通信速度**: 通信速度が速いFAXモデムを選ぶと、送受信時間を短縮できます。
* **機能**: 必要な機能が搭載されているかを確認しましょう。自動応答、ナンバーディスプレイ対応など、サービスによって提供される機能は異なります。
**FAXモデムの設定方法**
1. FAXモデムを購入し、パソコンに接続します。
2. FAXモデムに付属のドライバをインストールします。
3. WindowsのFAX機能（Windows FAXとスキャン）を起動します。
4. FAXアカウントを設定し、FAXモデムを選択します。
5. 相手先のFAX番号を入力し、送信する書類や画像を選択して送信します。
### 3. 複合機のスキャン機能を利用する
複合機とは、コピー、スキャン、FAX、プリンターなどの機能を1台にまとめた機器です。複合機のスキャン機能を利用すれば、パソコンに接続された複合機からFAXを送信できます。
**複合機のスキャン機能の仕組み**
複合機のスキャン機能を利用して、書類や画像をスキャンし、パソコンにデジタルデータとして保存します。その後、パソコンから複合機のFAX機能を利用して、相手先のFAX番号に送信します。
**複合機のスキャン機能のメリット**
* **手軽に利用できる**: 複合機があれば、すぐに利用を開始できます。特別な機器やソフトウェアは必要ありません。
* **高画質で送信できる**: スキャン機能を利用するため、高画質でFAXを送信できます。
**複合機のスキャン機能のデメリット**
* **複合機が必要**: 複合機がない場合は、新たに購入する必要があります。初期費用がかかります。
* **設定が必要**: パソコンと複合機を接続し、ドライバをインストールする必要があります。設定に手間がかかる場合があります。
* **固定電話回線が必要**: 複合機のFAX機能を利用するため、固定電話回線が必要です。月額料金が発生します。
**複合機のスキャン機能の設定方法**
1. 複合機とパソコンを接続します。
2. 複合機に付属のドライバをインストールします。
3. 複合機のスキャン機能を利用して、書類や画像をスキャンし、パソコンに保存します。
4. 複合機のFAX機能を利用して、相手先のFAX番号を入力し、送信します。
## パソコンからFAXを送る際の注意点
* **相手先のFAX番号を間違えないように注意する**: FAX番号を間違えると、意図しない相手にFAXが送信されてしまう可能性があります。送信前に必ずFAX番号を確認しましょう。
* **送信する書類や画像の内容を確認する**: 送信する書類や画像の内容に誤りがないかを確認しましょう。特に、個人情報や機密情報が含まれている場合は、慎重に確認しましょう。
* **セキュリティ対策をしっかり行う**: インターネットFAXサービスを利用する場合は、セキュリティ対策をしっかり行いましょう。信頼できるサービスを選び、パスワードを適切に管理しましょう。
* **送信履歴を管理する**: 送信履歴を管理することで、送信状況を確認できます。送信エラーが発生した場合や、再送が必要な場合に便利です。
* **受信確認を行う**: 重要なFAXを送信した場合は、相手先に受信確認を行うことをおすすめします。確実にFAXが届いているかを確認しましょう。
## トラブルシューティング
パソコンからFAXを送る際に、様々なトラブルが発生する可能性があります。ここでは、よくあるトラブルとその解決策を紹介します。
* **FAXが送信できない**: FAX番号が間違っている、回線が混雑している、モデムの設定が間違っているなど、様々な原因が考えられます。まずは、FAX番号を確認し、回線状況を確認しましょう。モデムの設定を見直すことも有効です。
* **FAXが受信できない**: 回線が混雑している、モデムの設定が間違っている、メモリ不足など、様々な原因が考えられます。回線状況を確認し、モデムの設定を見直しましょう。パソコンのメモリを増やすことも有効です。
* **FAXの画質が悪い**: スキャンの解像度が低い、送信時の設定が間違っているなど、様々な原因が考えられます。スキャンの解像度を高く設定し、送信時の設定を見直しましょう。
* **文字化けが発生する**: 送信側と受信側の文字コードが異なっている場合に発生することがあります。文字コードを統一して送信しましょう。
## まとめ
この記事では、パソコンからFAXを送るための3つの方法について、詳しく解説しました。それぞれの方法には、メリットとデメリットがありますので、自分の利用状況や環境に合わせて最適な方法を選びましょう。パソコンからFAXを送ることで、コスト削減、時間短縮、ペーパーレス化など、様々なメリットを享受できます。ぜひ、この記事を参考にして、パソコンFAXを活用してみてください。
## よくある質問
**Q: パソコンからFAXを送るには、何が必要ですか？**
A: パソコン、インターネット環境（インターネットFAXサービスの場合）、FAXモデム（FAXモデムを利用する場合）、複合機（複合機のスキャン機能を利用する場合）が必要です。
**Q: 無料でパソコンからFAXを送る方法はありますか？**
A: 一部のインターネットFAXサービスでは、無料トライアル期間が設けられています。また、無料のFAX送信サービスも存在しますが、セキュリティや機能に制限がある場合があります。
**Q: インターネットFAXサービスの安全性は？**
A: 信頼できるインターネットFAXサービスを選び、パスワードを適切に管理すれば、安全に利用できます。暗号化通信やアクセス制御などのセキュリティ対策が行われているかを確認しましょう。
**Q: FAXモデムはどこで購入できますか？**
A: 家電量販店やオンラインストアで購入できます。
**Q: パソコンFAXの設定がうまくいきません。どうすればいいですか？**
A: インターネットFAXサービスの場合は、サービスのサポートセンターに問い合わせてみましょう。FAXモデムや複合機の場合は、メーカーのサポートページや取扱説明書を確認しましょう。
## 関連情報
* 総務省｜FAXの利用について: [https://www.soumu.go.jp/](https://www.soumu.go.jp/)
* インターネットFAXサービスの比較サイト
* FAXモデムの選び方
この記事が、あなたのパソコンFAX導入のお役に立てれば幸いです。