Outlook में वोटिंग बटन का उपयोग कैसे करें: विस्तृत गाइड

आज के डिजिटल युग में, ईमेल संचार का एक अनिवार्य हिस्सा बन गया है। Microsoft Outlook, दुनिया भर में लाखों लोगों द्वारा उपयोग किया जाने वाला एक लोकप्रिय ईमेल क्लाइंट है। Outlook की कई उपयोगी विशेषताओं में से एक है वोटिंग बटन, जो आपको ईमेल के माध्यम से त्वरित और आसानी से राय एकत्र करने की अनुमति देता है। इस लेख में, हम Outlook में वोटिंग बटन का उपयोग करने के बारे में विस्तार से जानेंगे, चरण-दर-चरण निर्देशों के साथ।

## वोटिंग बटन क्या हैं?

वोटिंग बटन Outlook में एक ऐसी सुविधा है जो आपको ईमेल प्राप्तकर्ताओं से सीधे प्रतिक्रिया प्राप्त करने की अनुमति देती है। जब आप एक ईमेल में वोटिंग बटन जोड़ते हैं, तो प्राप्तकर्ताओं को ईमेल में ही पूर्वनिर्धारित विकल्पों में से चुनने का विकल्प मिलता है। यह सुविधा विशेष रूप से उन स्थितियों में उपयोगी है जहाँ आपको किसी निर्णय पर त्वरित राय या सहमति की आवश्यकता होती है, जैसे कि मीटिंग का समय निर्धारित करना, किसी परियोजना के लिए विचार प्राप्त करना, या किसी प्रस्ताव पर स्वीकृति प्राप्त करना।

## वोटिंग बटन का उपयोग करने के फायदे

Outlook में वोटिंग बटन का उपयोग करने के कई फायदे हैं:

* **समय की बचत:** वोटिंग बटन आपको अलग-अलग ईमेल या फॉर्म के माध्यम से प्रतिक्रिया एकत्र करने की आवश्यकता को समाप्त करते हैं, जिससे आपका समय और प्रयास बचता है।
* **आसान और सुविधाजनक:** प्राप्तकर्ताओं के लिए वोटिंग बटन का उपयोग करना बहुत आसान है। वे सीधे ईमेल में ही अपने वोट दे सकते हैं, जिससे उन्हें किसी अन्य एप्लिकेशन या वेबसाइट पर जाने की आवश्यकता नहीं होती है।
* **त्वरित प्रतिक्रिया:** वोटिंग बटन आपको जल्दी से प्रतिक्रिया प्राप्त करने में मदद करते हैं, जिससे आप समय पर निर्णय ले सकते हैं।
* **परिणामों का स्वचालित संकलन:** Outlook स्वचालित रूप से सभी वोटों को संकलित करता है और आपको एक सारांश प्रदान करता है, जिससे आपको परिणामों को ट्रैक करना और विश्लेषण करना आसान हो जाता है।
* **पेशेवर संचार:** वोटिंग बटन आपके ईमेल संचार को अधिक पेशेवर और संगठित बनाते हैं।

## Outlook में वोटिंग बटन का उपयोग कैसे करें: चरण-दर-चरण निर्देश

अब, आइए देखें कि Outlook में वोटिंग बटन का उपयोग कैसे किया जाता है। यहां चरण-दर-चरण निर्देश दिए गए हैं:

**1. एक नया ईमेल संदेश बनाएँ:**

* Outlook खोलें और एक नया ईमेल संदेश बनाने के लिए “नया ईमेल” बटन पर क्लिक करें।

**2. “विकल्प” टैब पर जाएँ:**

* ईमेल विंडो में, “संदेश” टैब के बगल में स्थित “विकल्प” टैब पर क्लिक करें।

**3. “वोटिंग बटन का उपयोग करें” विकल्प का चयन करें:**

* “विकल्प” टैब में, आपको “ट्रैकिंग” नामक एक अनुभाग मिलेगा। इस अनुभाग में, “वोटिंग बटन का उपयोग करें” नामक एक ड्रॉप-डाउन मेनू होगा।

**4. पूर्वनिर्धारित वोटिंग विकल्पों में से चुनें या अपना कस्टम विकल्प बनाएँ:**

* “वोटिंग बटन का उपयोग करें” ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करें। आपको पूर्वनिर्धारित वोटिंग विकल्पों की एक सूची दिखाई देगी, जैसे कि “स्वीकृत करें; अस्वीकार करें”, “हाँ; नहीं”, और “हाँ; नहीं; शायद”।
* यदि आप अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप एक कस्टम वोटिंग विकल्प बनाना चाहते हैं, तो “कस्टम” विकल्प चुनें।

**5. कस्टम वोटिंग विकल्प बनाएँ (यदि आवश्यक हो):**

* यदि आपने “कस्टम” विकल्प चुना है, तो एक संवाद बॉक्स खुलेगा। इस संवाद बॉक्स में, आप अपने कस्टम वोटिंग विकल्पों को दर्ज कर सकते हैं। प्रत्येक विकल्प को अर्धविराम (;) से अलग करें।
* उदाहरण के लिए, यदि आप एक मीटिंग के लिए समय के बारे में राय एकत्र करना चाहते हैं, तो आप विकल्पों को “सुबह; दोपहर; शाम” के रूप में दर्ज कर सकते हैं।
* अपने कस्टम विकल्पों को दर्ज करने के बाद, “ठीक है” बटन पर क्लिक करें।

**6. अपना ईमेल संदेश लिखें:**

* अब अपना ईमेल संदेश सामान्य रूप से लिखें। सुनिश्चित करें कि आप अपने प्राप्तकर्ताओं को स्पष्ट रूप से बताएं कि आप उनसे क्या राय चाहते हैं और उन्हें वोटिंग बटन का उपयोग करने के लिए प्रोत्साहित करें।

**7. अपना ईमेल भेजें:**

* जब आप अपना ईमेल संदेश लिखना समाप्त कर लें, तो “भेजें” बटन पर क्लिक करें।

## प्राप्तकर्ताओं के लिए वोटिंग प्रक्रिया

जब आपके प्राप्तकर्ताओं को आपका ईमेल प्राप्त होगा, तो उन्हें संदेश के शीर्ष पर एक सूचना दिखाई देगी जिसमें उनसे वोट करने के लिए कहा जाएगा। वे सीधे ईमेल में ही पूर्वनिर्धारित विकल्पों में से अपना वोट चुन सकते हैं।

**वोट करने के लिए, प्राप्तकर्ताओं को निम्नलिखित चरणों का पालन करना होगा:**

1. ईमेल संदेश खोलें।
2. संदेश के शीर्ष पर सूचना में, अपने वांछित वोटिंग विकल्प पर क्लिक करें।
3. Outlook आपसे यह पुष्टि करने के लिए कहेगा कि आप अपना वोट भेजना चाहते हैं। “भेजें” बटन पर क्लिक करें।

आपका वोट अब प्रेषक को भेज दिया गया है।

## वोटिंग परिणामों को ट्रैक करना

Outlook आपको अपने भेजे गए ईमेल के लिए वोटिंग परिणामों को ट्रैक करने की अनुमति देता है। ऐसा करने के लिए, निम्नलिखित चरणों का पालन करें:

1. अपने “भेजे गए आइटम” फ़ोल्डर में जाएँ।
2. उस ईमेल संदेश को खोलें जिसके लिए आप वोटिंग परिणामों को ट्रैक करना चाहते हैं।
3. ईमेल विंडो में, “ट्रैकिंग” टैब पर क्लिक करें।
4. आपको प्रत्येक वोटिंग विकल्प के लिए वोटों की संख्या का सारांश दिखाई देगा।

आप परिणामों को एक CSV फ़ाइल के रूप में भी निर्यात कर सकते हैं ताकि उन्हें और अधिक विश्लेषण के लिए स्प्रेडशीट प्रोग्राम में खोला जा सके।

## वोटिंग बटन के उन्नत उपयोग

Outlook में वोटिंग बटन के कुछ उन्नत उपयोग यहां दिए गए हैं:

* **शर्तों के साथ वोटिंग:** आप अपने वोटिंग विकल्पों में शर्तें जोड़ सकते हैं ताकि प्राप्तकर्ताओं को केवल कुछ विकल्पों में से चुनने की अनुमति मिले, जो उनकी विशिष्ट परिस्थितियों पर निर्भर करते हैं। उदाहरण के लिए, आप एक प्रश्न पूछ सकते हैं जैसे “क्या आप अगले महीने सम्मेलन में भाग लेंगे?” और फिर विकल्पों को “हाँ (यदि आपका बजट स्वीकृत है)” और “नहीं (यदि आपका बजट स्वीकृत नहीं है)” के रूप में सेट कर सकते हैं।
* **अनाम वोटिंग:** आप अनाम वोटिंग को सक्षम कर सकते हैं ताकि प्राप्तकर्ताओं के वोट गुप्त रहें। यह उन स्थितियों में उपयोगी हो सकता है जहाँ आप प्राप्तकर्ताओं को बिना किसी डर के अपनी राय व्यक्त करने के लिए प्रोत्साहित करना चाहते हैं।
* **समय सीमा के साथ वोटिंग:** आप वोटिंग के लिए एक समय सीमा निर्धारित कर सकते हैं ताकि आप समय पर परिणाम प्राप्त कर सकें। जब समय सीमा समाप्त हो जाती है, तो वोटिंग विकल्प अक्षम हो जाते हैं और कोई भी और वोट नहीं दे सकता है।

## समस्या निवारण

यदि आपको Outlook में वोटिंग बटन का उपयोग करते समय कोई समस्या आ रही है, तो यहां कुछ सामान्य समाधान दिए गए हैं:

* **सुनिश्चित करें कि आपके प्राप्तकर्ता Outlook का उपयोग कर रहे हैं:** वोटिंग बटन केवल उन प्राप्तकर्ताओं के लिए काम करते हैं जो Outlook या अन्य ईमेल क्लाइंट का उपयोग कर रहे हैं जो वोटिंग बटन का समर्थन करते हैं।
* **जांचें कि आपके प्राप्तकर्ताओं ने ईमेल में छवियों को सक्षम किया है:** कुछ ईमेल क्लाइंट डिफ़ॉल्ट रूप से छवियों को ब्लॉक कर सकते हैं। यदि आपके प्राप्तकर्ताओं ने ईमेल में छवियों को सक्षम नहीं किया है, तो उन्हें वोटिंग बटन दिखाई नहीं दे सकते हैं।
* **सुनिश्चित करें कि आपके प्राप्तकर्ताओं के पास नवीनतम Outlook अपडेट स्थापित हैं:** पुराने सॉफ़्टवेयर संस्करणों में बग हो सकते हैं जो वोटिंग बटन की कार्यक्षमता को प्रभावित कर सकते हैं।
* **अपने ईमेल क्लाइंट के समर्थन से संपर्क करें:** यदि आपने उपरोक्त सभी समाधानों को आज़मा लिया है और अभी भी समस्या हो रही है, तो अपने ईमेल क्लाइंट के समर्थन से संपर्क करें।

## निष्कर्ष

Outlook में वोटिंग बटन एक शक्तिशाली उपकरण है जो आपको ईमेल के माध्यम से त्वरित और आसानी से राय एकत्र करने की अनुमति देता है। इस लेख में दिए गए चरण-दर-चरण निर्देशों का पालन करके, आप आसानी से अपने ईमेल में वोटिंग बटन जोड़ सकते हैं और अपने प्राप्तकर्ताओं से प्रतिक्रिया प्राप्त कर सकते हैं। चाहे आप मीटिंग का समय निर्धारित कर रहे हों, किसी परियोजना के लिए विचार प्राप्त कर रहे हों, या किसी प्रस्ताव पर स्वीकृति प्राप्त कर रहे हों, वोटिंग बटन आपके ईमेल संचार को अधिक कुशल और प्रभावी बना सकते हैं।

इसलिए, अगली बार जब आपको किसी विषय पर राय एकत्र करने की आवश्यकता हो, तो Outlook में वोटिंग बटन का उपयोग करने पर विचार करें। यह आपके समय और प्रयास को बचा सकता है और आपको त्वरित और सटीक प्रतिक्रिया प्राप्त करने में मदद कर सकता है।