Paano Gumawa ng Authorization Letter: Gabay na Kumpleto

Ang authorization letter ay isang mahalagang dokumento na nagbibigay pahintulot sa isang tao na kumilos o magdesisyon para sa iyo. Ito ay madalas na kailangan sa iba’t ibang sitwasyon, tulad ng pagkuha ng dokumento, pagbabangko, pagpapadala ng pera, o kahit na sa medikal na pagpapasiya. Kung hindi ka personal na makakaasikaso ng isang bagay, ang authorization letter ang iyong magiging daan upang maproseso ito ng iyong pinagkakatiwalaang kinatawan.

Sa artikulong ito, tuturuan ka namin kung paano gumawa ng isang kumpletong authorization letter na may mga detalyadong hakbang at mga halimbawa. Tatalakayin natin ang mga importanteng elemento, mga dapat tandaan, at mga karaniwang pagkakamali upang masiguro na ang iyong authorization letter ay legal, malinaw, at epektibo.

**Bakit Kailangan ang Authorization Letter?**

Bago natin talakayin kung paano gumawa, mahalagang maintindihan muna kung bakit kailangan ang authorization letter. Narito ang ilan sa mga karaniwang sitwasyon kung saan ito kinakailangan:

* **Pagkuha ng Dokumento:** Kung hindi mo personal na makukuha ang iyong birth certificate, passport, o iba pang importanteng dokumento, kailangan mo ng authorization letter na magpapahintulot sa isang tao na kunin ito para sa iyo.
* **Transaksyon sa Bangko:** Kung kailangan mong magdeposito, mag-withdraw, o magsagawa ng iba pang transaksyon sa bangko ngunit wala ka, ang authorization letter ay magbibigay pahintulot sa iyong kinatawan na gawin ito.
* **Pagpapadala at Pagkuha ng Pera:** Kung nagpapadala ka ng pera sa pamamagitan ng remittance center, ang authorization letter ay kailangan upang payagan ang iyong pinagkakatiwalaang tao na kunin ang pera para sa iyo.
* **Medikal na Pagpapasiya:** Sa mga sitwasyon kung saan hindi ka makapagdesisyon para sa iyong sarili (dahil sa sakit o aksidente), ang authorization letter ay magbibigay sa iyong itinalagang tao ng kapangyarihang gumawa ng medikal na desisyon para sa iyo.
* **Representasyon sa Legal na Usapin:** Sa ilang mga kaso, maaari kang gumamit ng authorization letter upang pahintulutan ang isang abogado o ibang legal na kinatawan na kumatawan sa iyo.
* **Pagkuha ng Package o Sulat:** Kung wala ka sa bahay para tanggapin ang isang package o sulat, maaari kang gumawa ng authorization letter para sa isang miyembro ng pamilya o kapitbahay na tumanggap nito.

**Mga Elemento ng Isang Kumpletong Authorization Letter**

Ang isang mabisang authorization letter ay dapat naglalaman ng mga sumusunod na elemento:

1. **Pamagat (Title):** Malinaw na ipahayag na ito ay isang “Authorization Letter” o “Liham ng Pahintulot”.
2. **Petsa:** Isulat ang petsa kung kailan ginawa ang liham.
3. **Pangalan at Address ng Nagbibigay ng Pahintulot (Principal/Authorizer):** Isulat ang iyong buong pangalan at address.
4. **Pangalan at Address ng Pinagkakatiwalaan (Authorized Person/Agent):** Isulat ang buong pangalan at address ng taong pinagkakatiwalaan mo na kumilos para sa iyo.
5. **Detalye ng Pahintulot (Scope of Authorization):** Ito ang pinakamahalagang bahagi ng liham. Malinaw at tiyak na ilarawan kung ano ang eksaktong ipinapahintulot mo sa iyong kinatawan na gawin. Iwasan ang mga malabong pahayag.
6. **Tagal ng Pahintulot (Duration):** Tukuyin kung hanggang kailan balido ang authorization letter. Maaari itong isang tiyak na petsa o isang partikular na panahon.
7. **Pirma ng Nagbibigay ng Pahintulot:** Dapat mong pirmahan ang liham sa harap ng isang notaryo publiko (notarized) upang mas maging legal at katanggap-tanggap.
8. **Pangalan at Pirma ng Dalawang Saksi (Witnesses):** Ang pagkakaroon ng mga saksi ay nagpapatibay din sa legalidad ng authorization letter. Kailangan din nilang maglagay ng kanilang pirma.
9. **Notaryo (Notarization):** Ang pagpapalegalisa ng liham sa pamamagitan ng isang notaryo publiko ay nagpapatunay na ikaw mismo ang pumirma sa dokumento at kusang-loob kang nagbibigay ng pahintulot. Ito ay nagbibigay ng karagdagang bigat at kredibilidad sa iyong liham.

**Mga Hakbang sa Paggawa ng Authorization Letter**

Narito ang mga detalyadong hakbang sa paggawa ng authorization letter:

**Hakbang 1: Gumawa ng Draft**

Bago isulat ang final na bersyon, gumawa muna ng draft. Ito ay magbibigay sa iyo ng pagkakataon na isaayos ang iyong mga ideya at tiyakin na hindi mo makakalimutan ang anumang importanteng detalye. Sa iyong draft, isulat ang mga sumusunod:

* Pamagat: Authorization Letter
* Petsa:
* Pangalan at Address ng Nagbibigay ng Pahintulot (Principal/Authorizer):
* Pangalan at Address ng Pinagkakatiwalaan (Authorized Person/Agent):
* Detalye ng Pahintulot (Scope of Authorization):
* Tagal ng Pahintulot (Duration):
* Pirma ng Nagbibigay ng Pahintulot:
* Pangalan at Pirma ng Dalawang Saksi (Witnesses):

**Hakbang 2: Isulat ang Authorization Letter**

Gawin ang iyong liham gamit ang isang computer at i-print ito sa malinis na papel o sulatan ito ng malinaw at nababasa. Sundin ang format na ito:

[Pamagat: Authorization Letter]

[Petsa]

Ako, si [Buong Pangalan ng Nagbibigay ng Pahintulot], na may address sa [Buong Address ng Nagbibigay ng Pahintulot], ay nagbibigay pahintulot kay [Buong Pangalan ng Pinagkakatiwalaan], na may address sa [Buong Address ng Pinagkakatiwalaan], na kumilos para sa akin at sa aking kapakanan sa mga sumusunod na bagay:

[Detalye ng Pahintulot. Ipaliwanag nang detalyado kung ano ang ipinapahintulot mo sa iyong kinatawan na gawin. Maging tiyak at iwasan ang mga malabong pahayag. Halimbawa: “Upang kunin ang aking birth certificate sa National Statistics Office (NSO) sa Quezon City.”]

Ang pahintulot na ito ay balido mula [Petsa ng Simula] hanggang [Petsa ng Katapusan].

Bilang patunay, lumagda ako ngayong [Petsa] dito sa [Lugar kung saan ginawa ang liham].

[Pirma ng Nagbibigay ng Pahintulot]
[Buong Pangalan ng Nagbibigay ng Pahintulot]

Nilagdaan sa harap namin:

[Pirma ng Saksi 1] [Pirma ng Saksi 2]
[Buong Pangalan ng Saksi 1] [Buong Pangalan ng Saksi 2]

**Hakbang 3: Ipa-Notaryo ang Authorization Letter**

Pagkatapos mong pirmahan ang authorization letter, dalhin ito sa isang notaryo publiko kasama ang iyong valid ID at ang iyong pinagkakatiwalaan kasama din ang kanyang valid ID. Ang notaryo publiko ay magpapatunay na ikaw mismo ang pumirma sa dokumento at kusang-loob kang nagbigay ng pahintulot. Ito ay magbibigay ng karagdagang bigat at kredibilidad sa iyong liham.

**Hakbang 4: Kumuha ng Kopya**

Kumuha ng kopya ng authorization letter para sa iyong sariling record at ibigay ang original sa iyong pinagkakatiwalaan. Maaari ring kailanganin ng iyong pinagkakatiwalaan na magpakita ng kopya ng iyong valid ID kapag ginagamit ang authorization letter.

**Mga Halimbawa ng Authorization Letter**

Narito ang ilang halimbawa ng authorization letter para sa iba’t ibang sitwasyon:

**Halimbawa 1: Pagkuha ng Dokumento**

Authorization Letter

Oktubre 26, 2023

Ako, si Maria Santos, na may address sa 123 Main Street, Quezon City, ay nagbibigay pahintulot kay Juan Dela Cruz, na may address sa 456 Elm Street, Quezon City, na kunin ang aking birth certificate sa Philippine Statistics Authority (PSA) sa Quezon City.

Ang pahintulot na ito ay balido mula Oktubre 26, 2023 hanggang Nobyembre 26, 2023.

Bilang patunay, lumagda ako ngayong Oktubre 26, 2023 dito sa Quezon City.

[Pirma ni Maria Santos]
Maria Santos

Nilagdaan sa harap namin:

[Pirma ng Saksi 1] [Pirma ng Saksi 2]
[Buong Pangalan ng Saksi 1] [Buong Pangalan ng Saksi 2]

**Halimbawa 2: Transaksyon sa Bangko**

Authorization Letter

Oktubre 26, 2023

Ako, si Pedro Reyes, na may address sa 789 Oak Street, Makati City, ay nagbibigay pahintulot kay Ana Garcia, na may address sa 101 Pine Street, Makati City, na magdeposito ng pera sa aking bank account sa BDO na may account number na 1234567890.

Ang pahintulot na ito ay balido lamang sa Oktubre 26, 2023.

Bilang patunay, lumagda ako ngayong Oktubre 26, 2023 dito sa Makati City.

[Pirma ni Pedro Reyes]
Pedro Reyes

Nilagdaan sa harap namin:

[Pirma ng Saksi 1] [Pirma ng Saksi 2]
[Buong Pangalan ng Saksi 1] [Buong Pangalan ng Saksi 2]

**Halimbawa 3: Pagkuha ng Pera sa Remittance Center**

Authorization Letter

Oktubre 26, 2023

Ako, si Elena Perez, na may address sa 222 Maple Street, Pasig City, ay nagbibigay pahintulot kay Ricardo Cruz, na may address sa 333 Cherry Street, Pasig City, na kunin ang perang ipinadala sa akin sa pamamagitan ng Western Union na may tracking number na MTCN1234567890.

Ang pahintulot na ito ay balido mula Oktubre 26, 2023 hanggang Oktubre 28, 2023.

Bilang patunay, lumagda ako ngayong Oktubre 26, 2023 dito sa Pasig City.

[Pirma ni Elena Perez]
Elena Perez

Nilagdaan sa harap namin:

[Pirma ng Saksi 1] [Pirma ng Saksi 2]
[Buong Pangalan ng Saksi 1] [Buong Pangalan ng Saksi 2]

**Mga Dapat Tandaan Kapag Gumagawa ng Authorization Letter**

* **Maging Malinaw at Tiyak:** Ang pinakamahalagang bagay ay tiyakin na ang iyong authorization letter ay malinaw at tiyak. Iwasan ang mga malabong pahayag na maaaring magdulot ng kalituhan.
* **Tukuyin ang Tagal ng Pahintulot:** Dapat mong tukuyin kung hanggang kailan balido ang authorization letter. Ito ay upang maiwasan ang pang-aabuso ng iyong kinatawan.
* **Pirmahan sa Harap ng Notaryo:** Para sa karagdagang seguridad, ipa-notaryo ang iyong authorization letter. Ito ay magpapatunay na ikaw mismo ang pumirma sa dokumento at kusang-loob kang nagbigay ng pahintulot.
* **Magbigay ng Kopya sa Iyong Kinatawan:** Magbigay ng kopya ng authorization letter sa iyong kinatawan upang magamit niya ito bilang patunay ng kanyang awtoridad.
* **Itago ang Iyong Kopya:** Panatilihin ang isang kopya ng authorization letter para sa iyong sariling record.
* **I-revoke ang Authorization kung Kinakailangan:** Kung nais mong bawiin ang pahintulot na ibinigay mo, gumawa ng isang revocation letter at ipaabot ito sa iyong kinatawan at sa mga apektadong partido.
* **Gumamit ng Valid ID:** Siguraduhing may valid ID kapwa ang nagbibigay at ang kinatawan kapag gagamitin ang authorization letter.

**Mga Karaniwang Pagkakamali na Dapat Iwasan**

* **Malabong Paglalarawan ng Pahintulot:** Ang hindi malinaw na paglalarawan kung ano ang ipinapahintulot ay maaaring magdulot ng problema. Tiyaking tiyak at detalyado ang iyong paglalarawan.
* **Hindi Pagtukoy sa Tagal ng Pahintulot:** Ang hindi pagtukoy kung hanggang kailan balido ang authorization letter ay maaaring magdulot ng pang-aabuso.
* **Hindi Pagpapapirma sa Notaryo:** Ang hindi pagpapapirma sa notaryo ay maaaring magpababa sa kredibilidad ng authorization letter.
* **Pagbibigay ng Blankong Authorization Letter:** Huwag kailanman magbigay ng blankong authorization letter. Punan ang lahat ng impormasyon bago pirmahan.
* **Hindi Pagpili ng Mapagkakatiwalaang Kinatawan:** Piliin lamang ang isang taong pinagkakatiwalaan mo upang maging iyong kinatawan.

**Konklusyon**

Ang paggawa ng authorization letter ay hindi komplikado kung susundin mo ang mga hakbang na nabanggit. Tandaan na maging malinaw, tiyak, at detalyado sa iyong paglalarawan ng pahintulot. Siguraduhing may valid ID, may saksi, at ipa-notaryo ang liham para sa karagdagang seguridad. Sa pamamagitan ng pagsunod sa mga gabay na ito, makakasiguro ka na ang iyong authorization letter ay legal, epektibo, at makakatulong sa iyong mga pangangailangan. Ang wastong paggawa ng authorization letter ay nagbibigay sa iyo ng kapangyarihan na pamahalaan ang iyong mga affairs kahit hindi ka personal na naroroon. Ito ay isang mahalagang kasangkapan upang mapangalagaan ang iyong mga interes at matiyak na ang iyong mga transaksyon ay maisasagawa nang maayos at legal.