Cómo Truncar Textos en Excel: Guía Completa con Funciones y Ejemplos

Excel es una herramienta poderosa para el manejo de datos, pero a menudo nos encontramos con celdas que contienen textos demasiado largos que dificultan la visualización y el análisis. En estos casos, truncar textos en Excel se convierte en una necesidad. Truncar, en este contexto, significa acortar un texto, eliminando una parte al final, y a menudo reemplazándola con puntos suspensivos u otros caracteres. Afortunadamente, Excel ofrece varias formas de lograr este objetivo, ya sea mediante funciones integradas o a través de métodos más creativos. En este artículo, exploraremos todas las opciones disponibles, proporcionando ejemplos detallados y pasos claros para que puedas dominar el arte de truncar textos en Excel.

¿Por qué Truncar Textos en Excel?

Antes de sumergirnos en las técnicas, es importante comprender por qué querrías truncar texto en Excel:

• Mejor Visualización: Textos largos en celdas pueden extenderse y superponerse con otras, dificultando la lectura y la comprensión de los datos. Truncar el texto hace que la hoja de cálculo sea más ordenada y fácil de leer.
• Impresión: Al imprimir una hoja de cálculo, los textos largos pueden ser cortados por los márgenes de la página. Truncar el texto antes de imprimir asegura que la información importante sea visible en el documento final.
• Análisis de Datos: Para ciertas tareas de análisis, solo necesitamos una parte del texto. Truncar el texto nos permite extraer la información relevante y descartar el resto.
• Reducción del Espacio: En hojas de cálculo muy grandes, el texto largo puede ocupar mucho espacio en la memoria. Truncar el texto ayuda a optimizar el uso de los recursos.

Métodos para Truncar Textos en Excel

A continuación, exploraremos los métodos más comunes y útiles para truncar texto en Excel:

1. Función IZQUIERDA: Cortar desde el Inicio

La función IZQUIERDA es una de las herramientas más utilizadas para truncar texto, especialmente cuando queremos mantener la primera parte del mismo. Esta función extrae un número específico de caracteres desde el inicio de una cadena de texto. Su sintaxis es:

=IZQUIERDA(texto, núm_de_caracteres)

Donde:

• texto es la celda que contiene el texto que deseas truncar.
• núm_de_caracteres es el número de caracteres que deseas extraer desde el inicio del texto.

Ejemplo:

Supongamos que tienes una celda A1 con el texto “Este es un texto muy largo que necesita ser truncado”. Si deseas mostrar solo los primeros 15 caracteres, debes usar la siguiente fórmula en otra celda (por ejemplo, B1):

=IZQUIERDA(A1, 15)

El resultado en la celda B1 será: “Este es un texto”.

Combinación con Puntos Suspensivos:

Para indicar que el texto ha sido truncado, es común agregar puntos suspensivos al final. Podemos lograr esto concatenando la función IZQUIERDA con el carácter “…”. La fórmula quedaría así:

=IZQUIERDA(A1, 15) & "..."

El resultado ahora sería: “Este es un texto…”.

Paso a paso:

1. Selecciona la celda donde quieres que aparezca el texto truncado.
2. Escribe la fórmula `=IZQUIERDA(A1, número_de_caracteres)`, reemplazando `A1` con la celda que contiene el texto y `número_de_caracteres` con el número deseado.
3. Opcionalmente, agrega `& “…”` al final de la fórmula para añadir puntos suspensivos.
4. Presiona Enter.
5. Arrastra el controlador de relleno (la pequeña caja en la esquina inferior derecha de la celda) para aplicar la misma fórmula a otras celdas.

2. Función DERECHA: Cortar desde el Final

La función DERECHA es similar a IZQUIERDA, pero extrae caracteres desde el final del texto. Es útil cuando la información relevante se encuentra al final de la cadena. Su sintaxis es:

=DERECHA(texto, núm_de_caracteres)

Donde:

• texto es la celda que contiene el texto que deseas truncar.
• núm_de_caracteres es el número de caracteres que deseas extraer desde el final del texto.

Ejemplo:

Siguiendo con la celda A1 con el texto “Este es un texto muy largo que necesita ser truncado”, si deseas mostrar solo los últimos 12 caracteres, debes usar la siguiente fórmula en otra celda (por ejemplo, C1):

=DERECHA(A1, 12)

El resultado en la celda C1 será: “ser truncado”.

Al igual que con la función IZQUIERDA, podemos combinar la función DERECHA con puntos suspensivos para indicar el truncamiento, aunque en este caso, los puntos suspensivos deberían ir al inicio si estamos truncando desde el final del texto, lo cual no es común para truncar textos, sino más bien para mostrar información específica como números de serie.

Paso a paso:

1. Selecciona la celda donde quieres que aparezca el texto truncado.
2. Escribe la fórmula `=DERECHA(A1, número_de_caracteres)`, reemplazando `A1` con la celda que contiene el texto y `número_de_caracteres` con el número deseado.
3. Presiona Enter.
4. Arrastra el controlador de relleno para aplicar la misma fórmula a otras celdas.

3. Función EXTRAE: Cortar desde el Medio

La función EXTRAE (o MID en inglés) te permite extraer una parte del texto desde una posición específica, lo cual es útil cuando la información que necesitas se encuentra en el medio de la cadena de texto. Su sintaxis es:

=EXTRAE(texto, posición_inicial, núm_de_caracteres)

Donde:

• texto es la celda que contiene el texto que deseas truncar.
• posición_inicial es la posición del primer carácter que deseas extraer (el primer carácter es la posición 1).
• núm_de_caracteres es el número de caracteres que deseas extraer.

Ejemplo:

Siguiendo con la celda A1 con el texto “Este es un texto muy largo que necesita ser truncado”, si deseas extraer desde el carácter 11 y mostrar 10 caracteres, la fórmula sería:

=EXTRAE(A1, 11, 10)

El resultado será: “un texto m”.

Esta función no es la más común para truncar el texto, pero si necesitas extraer información de una posición especifica para crear un nuevo texto truncado con la información necesaria, puede ser muy útil.

Paso a paso:

1. Selecciona la celda donde quieres que aparezca el texto extraído.
2. Escribe la fórmula `=EXTRAE(A1, posición_inicial, número_de_caracteres)`, reemplazando `A1` con la celda que contiene el texto, `posición_inicial` con la posición desde donde extraer y `número_de_caracteres` con el número de caracteres a extraer.
3. Presiona Enter.
4. Arrastra el controlador de relleno para aplicar la misma fórmula a otras celdas.

4. Truncar con Formato de Celda: Ajustar Texto

Si bien las funciones anteriores truncan el texto y crean una nueva celda con la información modificada, Excel también ofrece una forma de truncar la visualización del texto dentro de la misma celda, aunque el texto original se mantenga intacto. Esto se logra mediante la opción “Ajustar Texto” en el formato de celda. Sin embargo, es importante tener en cuenta que el texto se ajustará en varias líneas y no se truncará con puntos suspensivos, pero visualmente aparecerá como si estuviera truncado, ya que solo se mostrará una parte dentro de la celda.

Pasos:

1. Selecciona la(s) celda(s) que deseas ajustar.
2. Haz clic derecho y selecciona “Formato de celdas”. También puedes presionar Ctrl + 1.
3. Ve a la pestaña “Alineación”.
4. Marca la casilla “Ajustar texto”.
5. Haz clic en “Aceptar”.

El texto ahora se ajustará a la altura de la fila, mostrando solo una parte si la fila no es lo suficientemente alta. Para simular un truncamiento, puedes ajustar manualmente la altura de la fila para que solo se muestren las primeras líneas de texto. Si quieres ver el resto del texto, deberás aumentar la altura de la fila. Este método es útil cuando el texto original debe mantenerse en su totalidad, pero quieres una visualización más limpia y ordenada.

5. Trucar con Power Query

Power Query es una herramienta muy potente de Excel que nos permite importar, transformar y cargar datos de múltiples fuentes. También nos ofrece la posibilidad de truncar textos. Power Query puede ser una excelente opción cuando se necesita tratar grandes cantidades de datos de manera masiva.

Pasos:

1. Selecciona los datos que deseas transformar o crea una tabla desde el menú Insertar/Tabla.
2. Ve a la pestaña Datos y selecciona Desde Tabla/Rango. Esto abrirá el editor de Power Query.
3. Selecciona la columna que deseas truncar.
4. En la pestaña Transformar, selecciona Extraer y luego Rango.
5. Ingresa el índice inicial y la cantidad de caracteres que deseas extraer. Si quieres cortar desde la izquierda, empieza desde el índice 0, si quieres cortar desde la derecha, debes calcular el índice inicial dependiendo del largo del texto y la cantidad de caracteres.
6. Añade puntos suspensivos si es necesario con la opcion “Añadir columna”/columna personalizada con la siguiente formula: [NombreDeColumna] & “…”
7. Cierra y Carga la consulta a la hoja de cálculo.

Si necesitas hacer transformaciones masivas en tus datos, Power Query es tu mejor opción.

6. Combinando Funciones para Truncados Avanzados

A veces, truncar el texto de una manera simple con las funciones IZQUIERDA o DERECHA no es suficiente. Podríamos necesitar combinaciones de funciones para lograr un truncamiento más inteligente. Por ejemplo, podríamos querer truncar un texto hasta que aparezca un determinado carácter.

Ejemplo:

Supongamos que tienes direcciones de correo electrónico en la columna A, y deseas mostrar solo la parte antes del símbolo “@”. Puedes utilizar la función ENCONTRAR y IZQUIERDA en conjunto:

=IZQUIERDA(A1, ENCONTRAR("@",A1)-1)

En esta fórmula:

• ENCONTRAR("@",A1) devuelve la posición del carácter “@” en la celda A1.
• Le restamos 1 a la posición para excluir el carácter “@”.
• IZQUIERDA extrae los caracteres desde el inicio hasta la posición calculada.

Si quisieramos añadir los puntos suspensivos al final para indicarlo, la fórmula quedaría así:

=IZQUIERDA(A1, ENCONTRAR("@",A1)-1) & "..."

Esta combinación nos permite truncar el texto de forma dinámica basándonos en un delimitador. Otras posibles combinaciones incluyen el uso de la función LARGO (LEN en inglés) para determinar la longitud del texto y combinarla con las funciones IZQUIERDA o DERECHA para truncar según un porcentaje del texto, o utilizar SI para truncar el texto solo cuando sea mayor a cierta longitud.

Consideraciones Importantes al Truncar Textos

• Pérdida de Información: Truncar un texto implica perder parte de la información original. Asegúrate de que la parte que estás eliminando no sea crucial para el análisis o la comprensión de los datos.
• Consistencia: Si estás truncando textos en múltiples celdas, mantén la misma longitud o criterio de truncamiento para asegurar la consistencia y evitar confusiones.
• Contexto: Asegúrate de que el texto truncado siga siendo comprensible en el contexto de tu hoja de cálculo. A veces, un truncamiento excesivo puede hacer que el texto pierda su significado.
• Copias de Seguridad: Antes de realizar cambios masivos en tu hoja de cálculo, siempre es recomendable crear una copia de seguridad para evitar la pérdida accidental de datos.
• Formato: Al usar puntos suspensivos o cualquier otro carácter al truncar el texto, asegúrate de que no rompan la uniformidad visual de tu hoja de cálculo y que la información sea legible.

Conclusión

Truncar textos en Excel es una habilidad esencial para cualquier usuario que trabaje con datos. Ya sea que necesites mejorar la visualización, optimizar el espacio o simplemente extraer la información relevante de textos largos, Excel ofrece diversas herramientas y métodos para lograrlo. Desde las funciones IZQUIERDA, DERECHA y EXTRAE hasta el ajuste de texto y el uso de Power Query, ahora tienes un conjunto de herramientas versátil para manejar textos largos en tus hojas de cálculo. ¡Pon en práctica estas técnicas y mejora tu eficiencia en Excel!