Crea Ordine nella Tua Casella di Posta: Guida Dettagliata per Creare Nuove Cartelle in Gmail

La tua casella di posta Gmail è un caos di email non lette, spam e messaggi importanti che si perdono nel marasma? Non sei solo. Una delle sfide più comuni nell’utilizzo della posta elettronica è mantenere l’ordine e trovare rapidamente ciò che si cerca. Fortunatamente, Gmail offre una soluzione efficace: le cartelle (etichette). Creare e organizzare le email in cartelle personalizzate è un passo fondamentale per migliorare la tua produttività e gestire la tua posta in modo efficiente. Questa guida dettagliata ti accompagnerà passo passo nel processo di creazione di nuove cartelle in Gmail, sia da computer che da smartphone, fornendoti consigli e trucchi per massimizzare la tua esperienza.

Perché Creare Cartelle in Gmail?

Prima di tuffarci nel tutorial, è importante capire perché la creazione di cartelle (etichette) in Gmail è così utile:

• Organizzazione: Le cartelle ti permettono di raggruppare le email per argomento, progetto, mittente o qualsiasi altro criterio tu preferisca. Dimentica la frustrazione di cercare un’email specifica in un flusso continuo di messaggi.
• Prioritizzazione: Puoi creare cartelle per le email più importanti, quelle che richiedono un’azione immediata o quelle che devono essere archiviate per riferimento futuro.
• Facilità di ricerca: Una volta organizzate, trovare le email diventa molto più rapido ed efficiente. Puoi accedere direttamente alla cartella pertinente anziché dover utilizzare la barra di ricerca ogni volta.
• Migliore gestione del tempo: Un sistema di posta organizzato riduce lo stress e ti permette di concentrarti su ciò che è veramente importante.
• Personalizzazione: Le cartelle (etichette) sono completamente personalizzabili, permettendoti di adattare il sistema di organizzazione alle tue esigenze specifiche.

Creare una Nuova Cartella (Etichetta) in Gmail da Computer

La creazione di una cartella da computer è semplice e intuitiva. Segui questi passaggi:

1. Accedi a Gmail: Apri il tuo browser web preferito e vai su mail.google.com. Accedi con il tuo account Google se non l’hai già fatto.
2. Individua la sezione delle etichette: Sul lato sinistro della schermata, troverai un menu con varie opzioni, tra cui la sezione “Etichette”. Potrebbe essere necessario fare clic su “Altro” per espandere il menu e visualizzare tutte le etichette.
3. Crea una nuova etichetta: Scorri fino alla fine della sezione “Etichette” e fai clic su “Crea nuova etichetta”. Si aprirà una finestra pop-up.
4. Dai un nome alla tua etichetta: Nel campo di testo fornito, digita il nome che desideri dare alla tua nuova cartella. Scegli un nome chiaro e descrittivo che ti aiuti a identificare facilmente il contenuto della cartella. Ad esempio, potresti chiamare la cartella “Progetto X”, “Bollette”, “Lavoro” o “Amici”.
5. (Opzionale) Crea un’etichetta nidificata: Se desideri creare una gerarchia di cartelle, puoi spuntare la casella “Nidifica etichetta in” e selezionare un’etichetta esistente. In questo modo, la nuova etichetta sarà una sottocartella dell’etichetta selezionata. Ad esempio, potresti avere una cartella principale chiamata “Lavoro” e sottocartelle chiamate “Progetto A”, “Progetto B” ecc.
6. Fai clic su “Crea”: Una volta inserito il nome e, se necessario, selezionata un’etichetta nidificata, fai clic sul pulsante “Crea”. La tua nuova cartella (etichetta) comparirà immediatamente nella sezione “Etichette” del menu laterale.

Creare una Nuova Cartella (Etichetta) in Gmail da Smartphone (Android e iOS)

Se sei spesso in movimento, la possibilità di creare cartelle direttamente dal tuo smartphone è fondamentale. Ecco come fare:

Android

1. Apri l’app Gmail: Avvia l’app Gmail sul tuo dispositivo Android.
2. Tocca il menu a tre righe: Nell’angolo in alto a sinistra dello schermo, tocca l’icona a tre righe orizzontali (menu hamburger) per aprire il menu laterale.
3. Scorri verso il basso e tocca “Impostazioni”: Nel menu laterale, scorri verso il basso e tocca “Impostazioni”.
4. Seleziona il tuo account Gmail: Se hai più di un account Gmail configurato sul tuo dispositivo, seleziona l’account per il quale vuoi creare la cartella.
5. Tocca “Gestisci etichette”: Nelle impostazioni dell’account, tocca l’opzione “Gestisci etichette”.
6. Tocca “Crea etichetta”: Nella schermata successiva, tocca il pulsante “Crea etichetta” (spesso identificato con un’icona “+”).
7. Dai un nome alla tua etichetta: Inserisci il nome desiderato per la tua nuova cartella nel campo di testo fornito.
8. (Opzionale) Crea un’etichetta nidificata: Se desideri nidificare l’etichetta, tocca l’opzione corrispondente e seleziona l’etichetta padre.
9. Tocca “OK”: Una volta inserito il nome e, se necessario, selezionata un’etichetta nidificata, tocca “OK” per salvare le modifiche. La tua nuova cartella (etichetta) comparirà nella lista delle etichette.

iOS (iPhone e iPad)

1. Apri l’app Gmail: Avvia l’app Gmail sul tuo dispositivo iOS.
2. Tocca il menu a tre righe: Nell’angolo in alto a sinistra dello schermo, tocca l’icona a tre righe orizzontali (menu hamburger) per aprire il menu laterale.
3. Scorri verso il basso e tocca “Impostazioni”: Nel menu laterale, scorri verso il basso e tocca “Impostazioni”.
4. Seleziona il tuo account Gmail: Se hai più di un account Gmail configurato sul tuo dispositivo, seleziona l’account per il quale vuoi creare la cartella.
5. Tocca “Gestisci etichette”: Nelle impostazioni dell’account, tocca l’opzione “Gestisci etichette”.
6. Tocca “Crea etichetta”: Nella schermata successiva, tocca il pulsante “Crea etichetta” (spesso identificato con un’icona “+”).
7. Dai un nome alla tua etichetta: Inserisci il nome desiderato per la tua nuova cartella nel campo di testo fornito.
8. (Opzionale) Crea un’etichetta nidificata: Se desideri nidificare l’etichetta, tocca l’opzione corrispondente e seleziona l’etichetta padre.
9. Tocca “Fine”: Una volta inserito il nome e, se necessario, selezionata un’etichetta nidificata, tocca “Fine” per salvare le modifiche. La tua nuova cartella (etichetta) comparirà nella lista delle etichette.

Assegnare le Email alle Cartelle

Una volta create le tue cartelle, è fondamentale iniziare a ordinare le tue email. Ecco come fare:

Da Computer

1. Seleziona le email: Apri la tua casella di posta e seleziona le email che desideri spostare nella tua nuova cartella. Puoi selezionare più email contemporaneamente spuntando la casella accanto a ciascuna.
2. Fai clic sull’icona “Etichetta”: In alto, troverai una barra degli strumenti. Fai clic sull’icona a forma di etichetta (solitamente un tag con un angolino piegato).
3. Seleziona la cartella: Si aprirà un menu a tendina con la lista delle tue cartelle. Seleziona la cartella in cui desideri spostare le email selezionate.
4. Le email sono spostate: Le email selezionate saranno spostate nella cartella specificata e scompariranno dalla tua casella di posta principale.

Da Smartphone (Android e iOS)

1. Seleziona le email: Apri la tua casella di posta e seleziona le email che desideri spostare nella tua nuova cartella. Puoi selezionare più email contemporaneamente tenendo premuta un’email e poi toccando le altre che vuoi selezionare.
2. Tocca l’icona “Etichetta”: In alto, troverai una barra degli strumenti. Tocca l’icona a forma di etichetta (solitamente un tag con un angolino piegato).
3. Seleziona la cartella: Si aprirà un menu con la lista delle tue cartelle. Seleziona la cartella in cui desideri spostare le email selezionate.
4. Le email sono spostate: Le email selezionate saranno spostate nella cartella specificata e scompariranno dalla tua casella di posta principale.

Trucchi e Consigli Utili

Ecco alcuni trucchi e consigli per sfruttare al massimo le cartelle di Gmail:

• Colora le etichette: Per rendere le cartelle più visibili, puoi assegnare loro un colore. Vai nella sezione “Etichette” nel menu laterale, passa il mouse sopra il nome della cartella e fai clic sui tre puntini verticali. Seleziona “Colore etichetta” e scegli il colore che preferisci.
• Utilizza i filtri: Per automatizzare il processo di smistamento delle email, puoi creare filtri che spostano automaticamente le email in determinate cartelle in base a criteri specifici, come il mittente, l’oggetto o le parole chiave.
• Utilizza le etichette nidificate: Per una maggiore organizzazione, crea una gerarchia di cartelle. Le cartelle nidificate sono perfette per gestire progetti complessi o argomenti molto specifici.
• Archivia le email: Se non hai più bisogno di accedere frequentemente a una determinata email, puoi semplicemente archiviarla invece di eliminarla. Le email archiviate non compaiono nella tua casella di posta principale, ma rimangono accessibili tramite la ricerca o accedendo alla cartella in cui sono state archiviate.
• Non creare troppe cartelle: Troppe cartelle possono rendere l’organizzazione complicata. Trova un equilibrio che ti permetta di gestire la posta in modo efficace senza sovraccaricare il sistema.
• Rivedi periodicamente le tue cartelle: Con il tempo, le tue esigenze potrebbero cambiare. Rivedi le tue cartelle di tanto in tanto per assicurarti che siano ancora pertinenti e funzionali. Potrebbe essere necessario eliminare le cartelle non più utilizzate o crearne di nuove per adattarti ai nuovi flussi di lavoro.

Conclusioni

Creare e organizzare le email in cartelle (etichette) in Gmail è un passo essenziale per migliorare la tua produttività e gestire la tua posta elettronica in modo efficiente. Segui i passaggi di questa guida e inizia subito a mettere ordine nella tua casella di posta. Ricorda, una casella di posta organizzata è un cervello organizzato. Inizia ora a sfruttare al massimo tutte le funzionalità offerte da Gmail e goditi la sensazione di avere una posta elettronica pulita, efficiente e facile da navigare.

Se hai domande o suggerimenti, non esitare a lasciare un commento qui sotto. Saremo felici di aiutarti!

Buona organizzazione!