Guía Completa para Realizar una Entrevista Telefónica Exitosa

Las entrevistas telefónicas son una herramienta crucial en el proceso de selección de personal, especialmente en las etapas iniciales. Permiten a los reclutadores evaluar un gran número de candidatos de manera eficiente y rápida, filtrando aquellos que mejor se ajustan al perfil buscado. Sin embargo, para que una entrevista telefónica sea efectiva, tanto el entrevistador como el entrevistado deben estar preparados y conocer las mejores prácticas. En esta guía completa, te proporcionaremos los pasos detallados y las instrucciones necesarias para realizar una entrevista telefónica exitosa, ya sea que estés contratando o postulándote para un empleo.

Preparación Antes de la Entrevista Telefónica

La preparación es fundamental para el éxito de cualquier entrevista, y las entrevistas telefónicas no son una excepción. Tanto el entrevistador como el entrevistado deben tomarse el tiempo necesario para planificar y prepararse adecuadamente.

Preparación del Entrevistador

1. Definir el Propósito de la Entrevista: Antes de programar la entrevista, el reclutador debe tener claro el objetivo de la misma. ¿Es una entrevista de filtro inicial? ¿Se busca profundizar en alguna habilidad específica? Definir el propósito ayudará a enfocar las preguntas y a evaluar a los candidatos de manera más eficaz.
2. Elaborar una Guía de Preguntas: Es crucial tener una lista de preguntas preparadas de antemano. Estas preguntas deben ser relevantes para el puesto y permitir evaluar tanto las habilidades técnicas como las competencias blandas de los candidatos. Incluir preguntas abiertas que fomenten la conversación y permitan conocer mejor al candidato.
3. Revisar el Currículum del Candidato: Antes de la entrevista, el entrevistador debe revisar detenidamente el currículum del candidato. Esto permitirá hacer preguntas específicas sobre su experiencia y evitar repeticiones innecesarias de información ya conocida.
4. Elegir un Espacio Adecuado: Es importante realizar la entrevista en un lugar tranquilo, sin distracciones ni ruidos que puedan interferir con la comunicación. Asegurarse de que la conexión telefónica sea estable.
5. Tener a Mano la Información Necesaria: Tener a mano el currículum del candidato, la descripción del puesto, la guía de preguntas y cualquier otra información relevante para la entrevista.
6. Informar al Candidato: Comunicar al candidato el día y la hora de la entrevista, la duración estimada, y cualquier instrucción especial (por ejemplo, tener acceso a su portfolio).

Preparación del Entrevistado

1. Investigar la Empresa: Antes de la entrevista, el candidato debe investigar a fondo la empresa, su misión, visión, valores y cultura. Conocer la empresa demuestra interés y preparación.
2. Revisar la Descripción del Puesto: Analizar detalladamente la descripción del puesto para comprender las responsabilidades y requisitos. Preparar ejemplos concretos de cómo se cumplen esos requisitos.
3. Preparar Respuestas a Preguntas Comunes: Anticiparse a preguntas típicas de entrevistas, como “¿Por qué estás interesado en este puesto?” o “¿Cuáles son tus fortalezas y debilidades?”. Practicar las respuestas para sonar seguro y articulado.
4. Tener a Mano el Currículum y la Descripción del Puesto: Tener estos documentos a mano durante la entrevista para consultarlos si es necesario.
5. Elegir un Lugar Tranquilo: Buscar un lugar sin ruido ni distracciones donde pueda realizar la entrevista sin interrupciones. Asegurarse de que el teléfono tenga buena señal y la batería esté cargada.
6. Preparar un Bloque de Notas y Bolígrafo: Tomar notas durante la entrevista puede ser útil para recordar puntos importantes o hacer preguntas.
7. Vestir Adecuadamente: Aunque sea una entrevista telefónica, vestirse de forma profesional ayuda a sentirse más seguro y a entrar en el modo correcto para la conversación.

Durante la Entrevista Telefónica

Una vez que comienza la entrevista, tanto el entrevistador como el entrevistado deben prestar atención a ciertos aspectos clave para garantizar una comunicación efectiva y una evaluación precisa.

Consejos para el Entrevistador

1. Presentación Clara y Concisa: Al comenzar la entrevista, presentarse formalmente y explicar brevemente el propósito de la misma. Confirmar el nombre del candidato y asegurarse de que se siente cómodo para iniciar la conversación.
2. Seguir la Guía de Preguntas: Utilizar la guía de preguntas como referencia para mantener la estructura de la entrevista y asegurarse de cubrir todos los puntos importantes.
3. Escucha Activa: Prestar atención a las respuestas del candidato y hacer preguntas de seguimiento para profundizar en los temas relevantes. Demostrar interés en lo que dice el candidato.
4. Mantener un Tono Amable y Profesional: Crear un ambiente cómodo y relajado para que el candidato se sienta seguro y pueda expresarse libremente. Evitar interrupciones y ser paciente con las respuestas.
5. Tomar Notas Detalladas: Registrar las respuestas clave del candidato, sus fortalezas y debilidades, y cualquier otro punto relevante para la evaluación.
6. Gestionar el Tiempo: Monitorear el tiempo para asegurarse de cubrir todas las preguntas y temas importantes dentro del plazo establecido.
7. Explicar los Próximos Pasos: Al finalizar la entrevista, informar al candidato sobre los próximos pasos del proceso de selección y cuándo puede esperar una respuesta.
8. Agradecer al Candidato: Agradecer al candidato su tiempo y su interés en la posición.

Consejos para el Entrevistado

1. Hablar con Claridad y Lentitud: Hablar de manera clara y a un ritmo moderado para que el entrevistador pueda entender cada palabra. Evitar hablar demasiado rápido o demasiado bajo.
2. Mostrar Entusiasmo: Utilizar un tono de voz positivo y mostrar entusiasmo por la oportunidad. El entusiasmo es contagioso y puede dejar una impresión positiva en el entrevistador.
3. Escuchar Atentamente: Prestar atención a las preguntas del entrevistador y asegurarse de comprenderlas antes de responder. Evitar interrumpir y pedir aclaraciones si es necesario.
4. Responder con Claridad y Concisión: Responder a las preguntas de manera clara, concisa y relevante. Evitar divagar o dar respuestas largas e innecesarias.
5. Usar Ejemplos Concretos: Utilizar ejemplos concretos de experiencias pasadas para ilustrar sus habilidades y competencias. Los ejemplos son más persuasivos que las generalidades.
6. Hacer Preguntas Inteligentes: Al final de la entrevista, hacer preguntas inteligentes sobre el puesto o la empresa. Esto demuestra interés y compromiso.
7. Tomar Notas: Tomar notas sobre los puntos importantes de la entrevista puede ser útil para recordar detalles o hacer preguntas de seguimiento.
8. Agradecer al Entrevistador: Al finalizar la entrevista, agradecer al entrevistador su tiempo y la oportunidad de participar en el proceso de selección.

Preguntas Comunes en una Entrevista Telefónica

Tanto el entrevistador como el entrevistado deben estar preparados para las preguntas más comunes en una entrevista telefónica. Aquí hay algunos ejemplos:

Preguntas para el Entrevistador

• ¿Por qué estás interesado en este puesto? (Evalúa la motivación del candidato).
• ¿Qué sabes de nuestra empresa? (Evalúa el nivel de investigación del candidato).
• ¿Cuáles son tus fortalezas y debilidades? (Evalúa la autoconciencia del candidato).
• ¿Cómo manejas la presión y el estrés? (Evalúa la capacidad de gestión del candidato).
• ¿Dónde te ves en 5 años? (Evalúa las ambiciones y planes del candidato).
• ¿Por qué dejaste tu último trabajo? (Evalúa la estabilidad y las razones del candidato).
• ¿Cuáles son tus expectativas salariales? (Evalúa la viabilidad financiera del candidato).
• Describe una situación en la que tuviste que resolver un problema difícil. ¿Cómo lo hiciste? (Evalúa las habilidades de resolución de problemas).
• Cuéntame sobre un logro importante en tu carrera profesional. (Evalúa el éxito y la trayectoria del candidato).
• ¿Cómo te describirían tus compañeros de trabajo? (Evalúa la percepción del candidato).

Preguntas para el Entrevistado

• ¿Cuáles son las responsabilidades del puesto? (Clarifica las expectativas).
• ¿Cuáles son las expectativas de desempeño para este rol? (Asegura la claridad de los objetivos).
• ¿Cómo es la cultura de la empresa? (Entiende el ambiente de trabajo).
• ¿Cuáles son las oportunidades de crecimiento en la empresa? (Evalúa el potencial de desarrollo).
• ¿Cuál es el siguiente paso en el proceso de selección? (Entiende los próximos pasos).
• ¿Cuál es el mayor desafío al que se enfrentará la empresa en los próximos meses? (Demuestra interés en el negocio).
• ¿Cuál es el tamaño del equipo con el que trabajaría? (Evalúa la estructura del equipo).
• ¿Qué tipo de formación o capacitación ofrece la empresa? (Evalúa las oportunidades de desarrollo).
• ¿Cuál es el horario de trabajo típico en este puesto? (Asegura la claridad de la carga de trabajo).
• ¿Hay alguna pregunta que no le hice y que debería haber hecho? (Demuestra interés en la evaluación).

Después de la Entrevista Telefónica

El proceso no termina al colgar el teléfono. Tanto el entrevistador como el entrevistado deben realizar algunas acciones posteriores para completar el ciclo.

Acciones del Entrevistador

• Evaluar las Notas: Revisar las notas tomadas durante la entrevista y evaluar al candidato en base a los criterios establecidos.
• Comparar a los Candidatos: Comparar a los candidatos en base a las notas y la información obtenida durante la entrevista para determinar quiénes son los mejores para la siguiente etapa del proceso de selección.
• Comunicar la Decisión al Candidato: Informar a los candidatos sobre la decisión tomada y agradecerles su tiempo y participación.

Acciones del Entrevistado

• Enviar un Correo de Agradecimiento: Enviar un correo electrónico de agradecimiento al entrevistador por su tiempo y la oportunidad de ser considerado para el puesto.
• Reflexionar sobre la Entrevista: Analizar la entrevista e identificar los puntos fuertes y débiles. Utilizar esta información para mejorar en futuras entrevistas.
• Seguir con el Proceso de Búsqueda de Empleo: Continuar buscando otras oportunidades mientras se espera una respuesta de la empresa.

Conclusión

Realizar una entrevista telefónica exitosa requiere preparación, atención y buenas prácticas de comunicación. Tanto el entrevistador como el entrevistado tienen un papel importante en el proceso. Al seguir esta guía completa, estarás mejor equipado para realizar entrevistas telefónicas efectivas y alcanzar tus objetivos profesionales. Recuerda que la práctica es clave para mejorar tus habilidades de entrevista, así que no dudes en buscar oportunidades para practicar y perfeccionar tu técnica.