Inserire Automaticamente Data e Ora in una Cella di Fogli Google: Guida Completa

Fogli Google è uno strumento potentissimo per la gestione dei dati, e automatizzare compiti ripetitivi può farci risparmiare tempo prezioso. Una delle operazioni più comuni è l’inserimento di data e ora in una cella, spesso per tenere traccia di modifiche, registrazioni o scadenze. In questo articolo, esploreremo diverse strategie per automatizzare questo processo, fornendo istruzioni dettagliate passo dopo passo.

Metodi per Inserire Automaticamente Data e Ora

Esistono diversi modi per far sì che Fogli Google inserisca automaticamente la data e l’ora in una cella. Possiamo utilizzare funzioni predefinite, shortcut da tastiera o script personalizzati. Analizziamo ciascun metodo:

1. Utilizzo delle Funzioni NOW() e TODAY()

Fogli Google offre due funzioni molto utili per l’inserimento di data e ora: NOW() e TODAY(). La funzione NOW() restituisce la data e l’ora corrente, mentre la funzione TODAY() restituisce solo la data corrente.

Come Usare NOW()

Per inserire data e ora in una cella utilizzando la funzione NOW(), segui questi passaggi:

1. Seleziona la cella dove vuoi visualizzare la data e l’ora.
2. Digita nella barra della formula =NOW() e premi Invio.

La cella ora mostrerà la data e l’ora corrente. È importante notare che il valore di questa cella si aggiornerà automaticamente ogni volta che il foglio di calcolo viene ricalcolato (ad esempio, quando modifichi una cella o apri il foglio). Questo comportamento è perfetto per tenere traccia degli ultimi aggiornamenti, ma se hai bisogno di una data e ora fissa (cioè, che non cambiano), dovrai usare una tecnica diversa, che vedremo in seguito.

Come Usare TODAY()

La funzione TODAY() si usa in modo simile a NOW(), ma restituisce solo la data corrente. Ecco come:

1. Seleziona la cella dove vuoi visualizzare la data.
2. Digita nella barra della formula =TODAY() e premi Invio.

La cella mostrerà solo la data corrente, e si aggiornerà automaticamente ogni giorno. Anche qui, se hai bisogno di una data fissa, dovrai ricorrere ad altri metodi.

Formattazione della Data e dell’Ora

Fogli Google offre diverse opzioni per la formattazione della data e dell’ora. Puoi cambiare l’aspetto della visualizzazione selezionando la cella (o le celle), andando nel menu Formato, poi Numero e scegliendo un formato predefinito oppure creando un formato personalizzato.

2. Inserimento della Data e Ora Fissa con Shortcut da Tastiera

Se hai bisogno di inserire una data e ora che non si aggiornino automaticamente, puoi utilizzare degli shortcut da tastiera. Questi shortcut inseriscono il valore corrente al momento della digitazione e non si aggiornano in seguito.

Inserire la Data Corrente

Per inserire la data corrente come valore statico, usa lo shortcut:

• Windows: Ctrl + ; (punto e virgola)
• Mac: Command + ; (punto e virgola)

Inserire l’Ora Corrente

Per inserire l’ora corrente come valore statico, usa lo shortcut:

• Windows: Ctrl + Shift + ; (punto e virgola)
• Mac: Command + Shift + ; (punto e virgola)

Inserire Data e Ora Correnti

Per inserire sia data che ora correnti come valori statici, puoi usare una combinazione degli shortcut precedenti. Dopo aver inserito la data con il primo shortcut, puoi inserire uno spazio e poi usare il secondo shortcut per inserire l’ora. In alternativa, puoi usare la combinazione di shortcut successiva:

• Windows: Ctrl + Alt + Shift + ; (punto e virgola)
• Mac: Ctrl + Command + Shift + ; (punto e virgola)

Questi valori rimarranno fissi nella cella, anche se il foglio viene ricalcolato.

3. Creazione di Timestamp Automatici con Google Apps Script

Per un livello di automazione più avanzato, possiamo utilizzare Google Apps Script. Questo ci permette di creare script che inseriscono automaticamente la data e l’ora quando si verifica un evento specifico, come l’inserimento di dati in una colonna o la modifica di una cella. Questo approccio è particolarmente utile per creare timestamp (registrazioni di tempo) automatici.

Come Aprire Google Apps Script

Per aprire l’editor di script, segui questi passaggi:

1. Apri il tuo Foglio Google.
2. Vai al menu Estensioni.
3. Seleziona Apps Script.

Si aprirà una nuova scheda con l’editor di script.

Esempio di Script per Timestamp al Cambiamento di una Cella

Ecco uno script che inserisce la data e l’ora nella colonna B quando viene modificata la colonna A. Questo script è un ottimo esempio per creare registrazioni di modifiche. Inserisci il seguente codice nell’editor di script e salva il progetto (File > Salva).

function onEdit(e) {
  var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var sheet = e.range.getSheet();
  // Definisci il nome del foglio dove vuoi che lo script funzioni.
  if(sheet.getName() == "NomeDelTuoFoglio"){
    var editColumn = e.range.getColumn();
    var editRow = e.range.getRow();
    
    // Definisci la colonna in cui vuoi che venga inserito il timestamp.
    if(editColumn == 1 && editRow > 1){
       var date = new Date();
       sheet.getRange(editRow, 2).setValue(date);
     }
  }
}

Spiegazione del codice:

• function onEdit(e): Questa è una funzione speciale di Apps Script che viene eseguita automaticamente quando viene apportata una modifica al foglio di calcolo. L’oggetto e contiene informazioni sull’evento di modifica.
• var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();: Ottiene il riferimento al foglio di calcolo attivo.
• var sheet = e.range.getSheet();: Ottiene il riferimento al foglio su cui è stata fatta la modifica.
• if(sheet.getName() == "NomeDelTuoFoglio"){: Sostituisci “NomeDelTuoFoglio” con il nome effettivo del tuo foglio. Questo fa sì che lo script funzioni solo nel foglio desiderato.
• var editColumn = e.range.getColumn();: Ottiene il numero della colonna dove è avvenuta la modifica.
• var editRow = e.range.getRow();: Ottiene il numero della riga dove è avvenuta la modifica.
• if(editColumn == 1 && editRow > 1){: Questo controlla se la modifica è avvenuta nella colonna 1 (colonna A) e se la riga è maggiore di 1 (per evitare di includere la riga di intestazione). Modifica i valori 1 e > 1 se vuoi che il timestamp si attivi per un’altra colonna o riga.
• var date = new Date();: Crea un nuovo oggetto data e ora con il valore corrente.
• sheet.getRange(editRow, 2).setValue(date);: Inserisce il valore della data e ora nella cella corrispondente alla stessa riga della modifica, ma nella colonna 2 (colonna B). Modifica il valore 2 se vuoi che il timestamp si inserisca in una colonna diversa.

Come Utilizzare lo Script:

1. Apri l’editor di Apps Script e incolla lo script.
2. Sostituisci “NomeDelTuoFoglio” con il nome del tuo foglio.
3. Sostituisci, se necessario, i numeri delle righe e delle colonne per configurare il comportamento dello script in base alle tue esigenze.
4. Salva lo script.
5. Chiudi l’editor di script.

Ora, ogni volta che modifichi una cella nella colonna A del foglio specificato (esclusa la riga di intestazione), lo script inserirà automaticamente la data e l’ora nella cella corrispondente della colonna B. Il valore del timestamp non si aggiornerà successivamente.

Esempio di Script per Timestamp all’Inserimento di una Riga

Questo script è utile per inserire la data e l’ora automaticamente quando si aggiungono nuove righe al foglio. Incolla il seguente codice nell’editor di script e salva.

function onEdit(e) {
  var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var sheet = e.range.getSheet();

  if(sheet.getName() == "NomeDelTuoFoglio"){
   var row = e.range.getRow();
   var col = e.range.getColumn();
   var numRows = e.range.getNumRows();

     if (col == 1 && numRows > 1) { // Se la modifica è nella colonna A e la riga è stata aggiunta.
       var timestampCell = sheet.getRange(row, 2);
       if (timestampCell.isBlank()) { // Controlla se la colonna timestamp è vuota
           var date = new Date();
          timestampCell.setValue(date);
        }
      }  
   }
}

Spiegazione del codice:

• Questo script è molto simile al precedente, ma aggiunge controlli aggiuntivi.
• var numRows = e.range.getNumRows();: Ottiene il numero di righe coinvolte nell’evento di modifica.
• if (col == 1 && numRows > 1) {: Verifica se la modifica è avvenuta nella colonna 1 (A) e se è stata aggiunta almeno una riga.
• var timestampCell = sheet.getRange(row, 2);: Ottiene la cella dove inseriremo il timestamp (riga modificata, colonna 2 – B).
• if (timestampCell.isBlank()) {: Controlla se la cella del timestamp è vuota. In questo modo, il timestamp verrà inserito solo la prima volta che viene aggiunta una nuova riga e non quando questa viene successivamente modificata.

Come Utilizzare lo Script:

1. Apri l’editor di Apps Script e incolla lo script.
2. Sostituisci “NomeDelTuoFoglio” con il nome del tuo foglio.
3. Salva lo script.
4. Chiudi l’editor di script.

Ora, ogni volta che aggiungi una nuova riga e inizi a scrivere qualcosa nella colonna A, lo script inserirà automaticamente la data e l’ora nella cella corrispondente della colonna B.

4. Considerazioni Aggiuntive

• Autorizzazioni: La prima volta che esegui uno script che interagisce con il tuo Foglio Google, dovrai concedere le autorizzazioni necessarie. Questo è un processo normale e serve per proteggere i tuoi dati.
• Errori: Se lo script non funziona come previsto, controlla l’editor di Apps Script per eventuali messaggi di errore. Leggi attentamente il messaggio e prova a correggere lo script di conseguenza.
• Personalizzazione: Gli script di esempio possono essere personalizzati per soddisfare esigenze specifiche. Puoi modificare le colonne, i nomi dei fogli, aggiungere più condizioni, ecc. La flessibilità di Apps Script è notevole.
• Performance: Se il foglio di calcolo è molto grande, l’esecuzione di script complessi potrebbe influire sulle performance. Cerca di scrivere script efficienti ed evita di eseguire calcoli superflui ad ogni modifica.

Conclusione

Inserire automaticamente la data e l’ora in Fogli Google è un’operazione essenziale per automatizzare molti processi di gestione dei dati. Che tu abbia bisogno di valori che si aggiornano automaticamente o di timestamp fissi, le soluzioni che abbiamo illustrato in questo articolo offrono un ampio ventaglio di possibilità. Dalle semplici funzioni NOW() e TODAY() agli shortcut da tastiera e ai più complessi script di Google Apps Script, puoi scegliere il metodo più adatto alle tue esigenze e risparmiare tempo prezioso nella gestione dei tuoi fogli di calcolo.