Maîtrisez RECHERCHEV dans Excel : Le Guide Ultime pour Trouver Vos Données Rapidement

Excel est un outil puissant, et parmi ses nombreuses fonctions, RECHERCHEV se distingue comme une fonctionnalité incontournable pour quiconque travaille avec des données structurées. Cette fonction, souvent redoutée par les débutants, est en réalité relativement simple à comprendre et à utiliser une fois que vous en maîtrisez les bases. Dans cet article, nous allons décortiquer RECHERCHEV, étape par étape, avec des exemples concrets pour vous permettre de devenir un expert en la matière.

Qu’est-ce que la Fonction RECHERCHEV ?

La fonction RECHERCHEV (VLOOKUP en anglais) est utilisée pour rechercher une valeur spécifique dans la première colonne d’une plage de cellules, puis renvoyer une valeur correspondante à partir d’une autre colonne de cette même plage. En d’autres termes, elle vous permet de lier des données entre elles en utilisant une valeur de référence. Imaginez que vous ayez un tableau avec des numéros de clients et leurs noms associés. Avec RECHERCHEV, en entrant un numéro de client, vous pouvez automatiquement récupérer le nom correspondant.

Les Arguments de la Fonction RECHERCHEV

La syntaxe de la fonction RECHERCHEV est la suivante :

=RECHERCHEV(valeur_recherchée; table_matrice; no_index_col; [valeur_proche])

Décortiquons chaque argument :

• valeur_recherchée : La valeur que vous souhaitez rechercher dans la première colonne de votre table. Cela peut être une valeur numérique, du texte, ou une référence à une cellule.
• table_matrice : La plage de cellules où la recherche doit avoir lieu. La première colonne de cette plage est celle où la valeur_recherchée sera recherchée. Important : La première colonne de `table_matrice` doit contenir les valeurs que vous recherchez.
• no_index_col : Le numéro de la colonne de la table_matrice à partir de laquelle vous souhaitez récupérer la valeur correspondante. La première colonne est numéro 1, la deuxième 2, et ainsi de suite.
• [valeur_proche] : Cet argument est facultatif et prend deux valeurs : VRAI (ou 1) ou FAUX (ou 0).
  • Si vous utilisez VRAI (ou 1) ou si vous l’omettez, RECHERCHEV recherchera une correspondance approximative. La première colonne de votre `table_matrice` doit être triée par ordre croissant. Si une correspondance exacte n’est pas trouvée, la fonction renverra la plus grande valeur inférieure ou égale à la `valeur_recherchée`.
  • Si vous utilisez FAUX (ou 0), RECHERCHEV recherchera une correspondance exacte. Si aucune correspondance exacte n’est trouvée, la fonction renverra l’erreur #N/A.

Comment Utiliser RECHERCHEV : Un Guide Pas-à-Pas

Passons maintenant à la pratique avec un exemple concret. Supposons que vous ayez un tableau contenant des produits avec leurs identifiants (ID) et leurs prix :

Tableau de Produits :

Votre tableau se trouve par exemple dans les cellules A1 à C5. Vous souhaitez maintenant, dans une autre partie de votre feuille, entrer l’ID d’un produit et afficher automatiquement son prix correspondant.

Étape 1 : Préparer Votre Feuille de Calcul

1. Dans une cellule (par exemple, E1), entrez le texte “ID Produit à Rechercher”.
2. Dans la cellule E2, vous entrerez l’ID du produit que vous souhaitez rechercher (par exemple, 103).
3. Dans la cellule F1, entrez le texte “Prix du Produit”.
4. Dans la cellule F2, vous allez saisir votre formule RECHERCHEV.

Étape 2 : Saisir la Formule RECHERCHEV

Dans la cellule F2, entrez la formule suivante :

=RECHERCHEV(E2;A1:C5;3;FAUX)

Décortiquons cette formule :

• E2 est la cellule contenant l’ID du produit que vous recherchez (la valeur_recherchée).
• A1:C5 est la plage de cellules où se trouve votre tableau de produits (la table_matrice).
• 3 est le numéro de la colonne contenant le prix (la troisième colonne de votre tableau), c’est le no_index_col.
• FAUX indique que nous recherchons une correspondance exacte.

Appuyez sur Entrée. Si tout s’est bien passé, vous devriez voir apparaître le prix du produit correspondant à l’ID entré en E2 (dans ce cas, 150 pour l’ID 103).

Étape 3 : Tester Votre Formule

Changez la valeur dans la cellule E2, par exemple entrez 101. La cellule F2 devrait automatiquement afficher 1200 (le prix de l’ordinateur portable). Essayez d’entrer un ID qui n’existe pas dans votre tableau. La cellule F2 affichera alors l’erreur #N/A, ce qui est le comportement normal lorsque RECHERCHEV ne trouve pas de correspondance exacte.

Utilisation de la Correspondance Approximative

L’argument [valeur_proche] avec la valeur VRAI (ou 1) est utile dans certains cas, comme la recherche d’une fourchette de valeurs ou d’un tarif par tranches. Cependant, il est crucial que la première colonne de votre `table_matrice` soit triée par ordre croissant. Si ce n’est pas le cas, le résultat de la formule peut être incorrect, voire inattendu.

Par exemple, imaginons un tableau de remises en fonction du montant de commande :

Si un client passe une commande de 600, vous souhaitez savoir à quelle remise il a droit. Votre tableau se situe de nouveau en A1:B5. Pour rechercher le bon taux de remise correspondant à la commande du client (par exemple dans la cellule E2), vous utiliserez la formule :

=RECHERCHEV(E2;A1:B5;2;VRAI)

Si E2 contient 600, cette formule renverra 10%. En effet, 600 est compris entre 500 et 1000. Excel recherche la valeur la plus proche, inférieure à 600 (500) et renvoie la remise correspondante. Si la valeur de E2 était 110, le résultat serait 5%.

Conseils et Astuces pour une Utilisation Optimale de RECHERCHEV

• Vérifiez toujours que la première colonne de votre `table_matrice` contient bien les valeurs que vous recherchez. C’est une cause fréquente d’erreurs.
• Utilisez le FAUX (0) comme argument [valeur_proche] lorsque vous avez besoin d’une correspondance exacte. C’est le cas le plus fréquent et cela évite les surprises.
• Utilisez des références absolues ($) pour figer la plage de recherche, surtout si vous copiez la formule dans d’autres cellules. Par exemple, si votre table est en A1:C5, utilisez $A$1:$C$5 pour figer cette zone.
• Nommez vos plages. Au lieu d’utiliser des références telles que `A1:C5`, vous pouvez définir un nom (par exemple “TableProduits”) pour cette plage. Cela rendra vos formules plus faciles à lire et à maintenir. Pour cela, sélectionnez votre plage, allez dans le menu Formules puis “Définir un Nom”. Dans votre formule, utilisez ensuite =RECHERCHEV(E2;TableProduits;3;FAUX)
• Faites attention aux espaces invisibles. Parfois, des espaces non désirés peuvent être présents dans vos données, empêchant une correspondance exacte. Utilisez la fonction SUPPRESPACE() pour nettoyer vos données.
• Utilisez la fonction SIERREUR() pour gérer les cas d’erreurs #N/A. Par exemple, =SIERREUR(RECHERCHEV(E2;A1:C5;3;FAUX);"Produit Inconnu") affichera “Produit Inconnu” si l’ID n’est pas trouvé, au lieu de l’erreur #N/A.
• Explorez RECHERCHEH. Si vos données sont organisées en lignes au lieu de colonnes, vous utiliserez la fonction RECHERCHEH (HLOOKUP en anglais), qui fonctionne de manière similaire mais recherche dans la première ligne et non la première colonne.
• Familiarisez-vous avec INDEX et EQUIV, une alternative plus flexible à RECHERCHEV. Ces fonctions sont souvent utilisées ensemble et permettent de résoudre des cas complexes ou lorsque l’ordre des colonnes dans votre `table_matrice` n’est pas optimal.

Conclusion

La fonction RECHERCHEV est un outil puissant et polyvalent pour extraire rapidement des données d’un tableau. Avec de la pratique et une bonne compréhension des principes de base, vous deviendrez rapidement un expert en son utilisation. N’oubliez pas de vous référer à la documentation officielle d’Excel pour approfondir vos connaissances et découvrir les nombreuses autres possibilités qu’offre cet outil formidable. En maîtrisant RECHERCHEV, vous gagnerez un temps précieux et améliorerez votre productivité dans vos projets Excel.

N’hésitez pas à laisser vos questions en commentaires et à partager vos astuces pour l’utilisation de RECHERCHEV !