Microsoft Outlook में Signature कैसे Add करें – स्टेप-बाय-स्टेप गाइड

आजकल, ईमेल हमारे संचार का एक अनिवार्य हिस्सा बन गया है। चाहे आप व्यक्तिगत रूप से संवाद कर रहे हों या व्यावसायिक रूप से, ईमेल एक कुशल और प्रभावी तरीका है जानकारी साझा करने का। Microsoft Outlook सबसे लोकप्रिय ईमेल क्लाइंट में से एक है, जो उपयोगकर्ताओं को ईमेल भेजने, प्राप्त करने और प्रबंधित करने की सुविधा प्रदान करता है। Outlook की एक उपयोगी सुविधा है ईमेल सिग्नेचर, जो स्वचालित रूप से आपके ईमेल के अंत में जुड़ जाता है। एक पेशेवर ईमेल सिग्नेचर आपकी पहचान स्थापित करने, संपर्क जानकारी प्रदान करने और अपनी ब्रांडिंग को बढ़ावा देने में मदद कर सकता है। इस लेख में, हम आपको Microsoft Outlook में सिग्नेचर जोड़ने के बारे में स्टेप-बाय-स्टेप गाइड प्रदान करेंगे।

## ईमेल सिग्नेचर क्या है?

एक ईमेल सिग्नेचर टेक्स्ट, इमेज, या दोनों का एक ब्लॉक होता है जो स्वचालित रूप से आपके भेजे गए ईमेल के अंत में जुड़ जाता है। इसमें आमतौर पर आपका नाम, पदनाम, कंपनी का नाम, संपर्क जानकारी (जैसे फोन नंबर, ईमेल पता, वेबसाइट), और सोशल मीडिया लिंक शामिल होते हैं। एक अच्छा ईमेल सिग्नेचर पेशेवर दिखता है और प्राप्तकर्ता को आपके बारे में आवश्यक जानकारी प्रदान करता है।

## Microsoft Outlook में सिग्नेचर जोड़ने के फायदे

* **पेशेवर छवि:** एक पेशेवर ईमेल सिग्नेचर आपकी ईमेल संचार को अधिक विश्वसनीय और पेशेवर बनाता है।
* **ब्रांडिंग:** आप अपने कंपनी लोगो और ब्रांड रंगों का उपयोग करके अपनी ब्रांडिंग को बढ़ावा दे सकते हैं।
* **संपर्क जानकारी:** प्राप्तकर्ताओं को आपकी संपर्क जानकारी आसानी से उपलब्ध हो जाती है, जिससे आपसे संपर्क करना आसान हो जाता है।
* **समय की बचत:** आपको हर ईमेल के अंत में अपनी संपर्क जानकारी टाइप करने की आवश्यकता नहीं होती है।
* **विपणन:** आप अपने सिग्नेचर में अपनी वेबसाइट, सोशल मीडिया प्रोफाइल और नवीनतम प्रचारों के लिंक शामिल कर सकते हैं।

## Microsoft Outlook में सिग्नेचर कैसे जोड़ें – स्टेप-बाय-स्टेप गाइड

यहाँ Microsoft Outlook में सिग्नेचर जोड़ने के लिए विस्तृत चरण दिए गए हैं:

### 1. Outlook खोलें और ‘File’ टैब पर क्लिक करें

सबसे पहले, अपने कंप्यूटर पर Microsoft Outlook एप्लिकेशन खोलें। Outlook विंडो के ऊपरी-बाएँ कोने में स्थित ‘File’ टैब पर क्लिक करें।

### 2. ‘Options’ चुनें

‘File’ टैब पर क्लिक करने के बाद, एक मेनू दिखाई देगा। इस मेनू में, नीचे की ओर स्क्रॉल करें और ‘Options’ पर क्लिक करें। यह विकल्प Outlook की सेटिंग विंडो खोलेगा।

### 3. ‘Mail’ टैब पर क्लिक करें

Outlook Options विंडो में, बाईं ओर स्थित मेनू में ‘Mail’ टैब पर क्लिक करें। यह टैब ईमेल से संबंधित सभी सेटिंग्स को प्रदर्शित करेगा।

### 4. ‘Signatures…’ बटन पर क्लिक करें

‘Mail’ टैब में, ‘Compose messages’ अनुभाग खोजें। इस अनुभाग में, आपको ‘Signatures…’ नामक एक बटन दिखाई देगा। इस बटन पर क्लिक करें। यह ‘Signatures and Stationery’ विंडो खोलेगा।

### 5. ‘New’ बटन पर क्लिक करें

‘Signatures and Stationery’ विंडो में, ‘E-mail Signature’ टैब के अंतर्गत, ‘New’ बटन पर क्लिक करें। यह आपको एक नया सिग्नेचर बनाने की अनुमति देगा।

### 6. सिग्नेचर के लिए नाम दर्ज करें

‘New Signature’ डायलॉग बॉक्स में, अपने नए सिग्नेचर के लिए एक नाम दर्ज करें। यह नाम केवल आपके संदर्भ के लिए है, इसलिए आप इसे कुछ भी रख सकते हैं जो आपको याद रखने में आसान हो, जैसे ‘Personal Signature’ या ‘Company Signature’। नाम दर्ज करने के बाद ‘OK’ पर क्लिक करें।

### 7. सिग्नेचर टेक्स्ट और फॉर्मेटिंग जोड़ें

अब, आपको सिग्नेचर टेक्स्ट जोड़ने और इसे फॉर्मेट करने की आवश्यकता है। ‘Edit signature’ अनुभाग में, आपको एक टेक्स्ट बॉक्स दिखाई देगा जहाँ आप अपना सिग्नेचर टेक्स्ट टाइप कर सकते हैं।

* **टेक्स्ट जोड़ें:** अपना नाम, पदनाम, कंपनी का नाम, संपर्क जानकारी (फोन नंबर, ईमेल पता, वेबसाइट), और सोशल मीडिया लिंक टाइप करें।
* **फॉर्मेटिंग:** आप टेक्स्ट को बोल्ड, इटैलिक या अंडरलाइन कर सकते हैं। आप फ़ॉन्ट प्रकार, फ़ॉन्ट आकार और फ़ॉन्ट रंग भी बदल सकते हैं।
* **इमेज जोड़ें:** आप अपने सिग्नेचर में एक इमेज भी जोड़ सकते हैं, जैसे कि आपका कंपनी लोगो या एक व्यक्तिगत तस्वीर। इमेज जोड़ने के लिए, ‘Insert Picture’ आइकन पर क्लिक करें और अपने कंप्यूटर से इमेज फ़ाइल का चयन करें।

### 8. डिफ़ॉल्ट सिग्नेचर सेट करें

‘Choose default signature’ अनुभाग में, आप यह चुन सकते हैं कि कौन सा सिग्नेचर नए ईमेल और उत्तर/अग्रेषित ईमेल के लिए डिफ़ॉल्ट रूप से उपयोग किया जाएगा।

* **New messages:** ड्रॉप-डाउन मेनू से, उस सिग्नेचर का चयन करें जिसे आप नए ईमेल के लिए डिफ़ॉल्ट रूप से उपयोग करना चाहते हैं।
* **Replies/forwards:** ड्रॉप-डाउन मेनू से, उस सिग्नेचर का चयन करें जिसे आप उत्तर और अग्रेषित ईमेल के लिए डिफ़ॉल्ट रूप से उपयोग करना चाहते हैं।

यदि आप किसी भी प्रकार के ईमेल के लिए डिफ़ॉल्ट सिग्नेचर का उपयोग नहीं करना चाहते हैं, तो आप ‘(none)’ विकल्प का चयन कर सकते हैं।

### 9. सिग्नेचर विकल्प सेट करें

‘Options’ अनुभाग में, आप सिग्नेचर के लिए अतिरिक्त विकल्प सेट कर सकते हैं।

* **Add signature to outgoing messages:** यदि आप चाहते हैं कि आपका सिग्नेचर हमेशा आपके भेजे गए ईमेल में शामिल हो, तो इस विकल्प को चेक करें।
* **Don’t add signature to outgoing messages:** यदि आप चाहते हैं कि आपका सिग्नेचर स्वचालित रूप से न जोड़ा जाए, तो इस विकल्प को चेक करें। इस स्थिति में, आपको प्रत्येक ईमेल में मैन्युअल रूप से सिग्नेचर जोड़ना होगा।

### 10. ‘OK’ पर क्लिक करें

जब आप अपना सिग्नेचर बना लें और सभी आवश्यक सेटिंग्स सेट कर लें, तो ‘Signatures and Stationery’ विंडो में ‘OK’ पर क्लिक करें। फिर, Outlook Options विंडो में भी ‘OK’ पर क्लिक करें।

## अतिरिक्त टिप्स और ट्रिक्स

* **विभिन्न अवसरों के लिए कई सिग्नेचर बनाएं:** आप विभिन्न उद्देश्यों के लिए कई सिग्नेचर बना सकते हैं, जैसे कि व्यक्तिगत ईमेल, व्यावसायिक ईमेल, और प्रचार ईमेल।
* **सिग्नेचर डिज़ाइन में सुसंगतता बनाए रखें:** अपने सिग्नेचर डिज़ाइन को अपनी ब्रांडिंग के अनुरूप रखें। अपने कंपनी लोगो, ब्रांड रंगों और फ़ॉन्ट का उपयोग करें।
* **सिग्नेचर को संक्षिप्त और स्पष्ट रखें:** अपने सिग्नेचर में केवल आवश्यक जानकारी शामिल करें। इसे बहुत लंबा या जटिल न बनाएं।
* **सिग्नेचर का नियमित रूप से अद्यतन करें:** अपनी संपर्क जानकारी, पदनाम और अन्य प्रासंगिक जानकारी को समय-समय पर अपडेट करते रहें।
* **टेस्ट ईमेल भेजें:** अपने सिग्नेचर को बनाने के बाद, अपने आप को एक टेस्ट ईमेल भेजें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि यह सही ढंग से प्रदर्शित हो रहा है।

## उदाहरण सिग्नेचर

यहाँ एक उदाहरण सिग्नेचर दिया गया है जिसे आप अपनी आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित कर सकते हैं:

[आपका नाम]
[आपका पदनाम]
[कंपनी का नाम]
[फोन नंबर]
[ईमेल पता]
[वेबसाइट]
[सोशल मीडिया लिंक]

## निष्कर्ष

Microsoft Outlook में सिग्नेचर जोड़ना एक सरल प्रक्रिया है जो आपके ईमेल संचार को अधिक पेशेवर और प्रभावी बना सकती है। इस लेख में दिए गए स्टेप-बाय-स्टेप गाइड का पालन करके, आप आसानी से अपना खुद का सिग्नेचर बना सकते हैं और इसे अपने ईमेल में जोड़ सकते हैं। एक अच्छी तरह से डिज़ाइन किया गया सिग्नेचर आपकी पहचान स्थापित करने, संपर्क जानकारी प्रदान करने और अपनी ब्रांडिंग को बढ़ावा देने में मदद कर सकता है। तो, आज ही अपना सिग्नेचर बनाएं और अपने ईमेल संचार को बेहतर बनाएं!