Outlook 如何发送延迟邮件：详细步骤指南
在繁忙的工作日程中，有时我们需要提前准备好邮件，但又不想立即发送。可能是为了避免在深夜打扰收件人，或者希望在特定时间点发送重要信息。Microsoft Outlook 提供了一个便捷的功能，允许我们延迟发送邮件。本指南将详细介绍如何在 Outlook 中设置延迟发送，并提供一些实用的技巧和注意事项。
**为什么要延迟发送邮件？**
延迟发送邮件有很多好处，以下是一些常见的原因：
* **避免打扰收件人：** 在非工作时间发送邮件可能会打扰到收件人，尤其是当他们开启了邮件通知时。延迟发送可以确保邮件在工作时间内到达收件箱。
* **提高邮件的优先级：** 如果你希望你的邮件在收件人打开邮件时处于顶部位置，延迟发送到他们工作时间的开始可能是个好主意。
* **更好的时间管理：** 提前准备好邮件，并在最佳时间发送，可以帮助你更好地管理时间，提高工作效率。
* **自动化工作流程：** 对于需要定期发送的邮件，例如周报或项目更新，延迟发送可以实现自动化，减少手动操作。
* **与收件人时间同步：** 如果你的收件人位于不同的时区，延迟发送邮件可以确保他们在当地工作时间内收到邮件。
**方法一：使用 Outlook 内置的延迟发送功能**
这是最常用的方法，适用于 Outlook 桌面客户端。
**步骤 1：撰写邮件**
首先，像往常一样撰写你的邮件，包括收件人、主题和邮件正文。
**步骤 2：选择“选项”选项卡**
在邮件窗口中，点击顶部的“选项”选项卡。
**步骤 3：点击“延迟发送”按钮**
在“选项”选项卡中，找到“更多选项”组，并点击“延迟发送”按钮。这将打开“属性”对话框。
**步骤 4：设置延迟发送时间**
在“属性”对话框中，找到“传送选项”部分。勾选“传递日期：”复选框，然后在下拉菜单中选择你希望发送邮件的日期和时间。
**步骤 5：点击“关闭”按钮**
设置好延迟发送时间后，点击“关闭”按钮关闭“属性”对话框。
**步骤 6：发送邮件**
点击邮件窗口中的“发送”按钮。邮件不会立即发送，而是会保存在“发件箱”中，直到指定的时间才会自动发送。
**重要提示：**
* 邮件必须保存在“发件箱”中，Outlook 才能按照计划发送。如果你的 Outlook 关闭或处于离线状态，邮件将无法发送。
* 确保 Outlook 在指定的时间处于运行状态，并且已连接到互联网。
* 如果需要更改延迟发送时间，可以在“发件箱”中找到邮件，双击打开，然后重复上述步骤。
**方法二：使用规则来延迟发送所有邮件**
如果你想延迟发送所有邮件，可以使用 Outlook 的规则功能。这种方法适用于批量延迟发送，但需要谨慎使用，因为它会影响所有外发邮件。
**步骤 1：打开“规则和通知”对话框**
在 Outlook 中，点击“文件”选项卡，然后点击“管理规则和通知”。
**步骤 2：创建新规则**
在“规则和通知”对话框中，点击“新建规则”按钮。
**步骤 3：选择“在邮件发送后应用规则”**
在“规则向导”中，选择“从空白规则开始”，然后选择“在邮件发送后应用规则”。点击“下一步”。
**步骤 4：设置条件（可选）**
你可以设置规则的条件，例如只延迟发送特定发件人或主题的邮件。如果想延迟发送所有邮件，可以跳过此步骤，直接点击“下一步”。Outlook 会提示你是否要将规则应用于所有邮件，点击“是”。
**步骤 5：选择“延迟几分钟发送”**
在“选择操作”页面中，找到并勾选“延迟几分钟发送”复选框。点击下方的“几分钟”链接，设置延迟发送的时间，例如 5 分钟或 10 分钟。点击“确定”。
**步骤 6：完成规则设置**
点击“下一步”，设置规则的例外情况（可选）。点击“下一步”，输入规则的名称，并确保勾选“启用此规则”复选框。点击“完成”。
**重要提示：**
* 此规则会影响所有外发邮件，因此请谨慎使用。
* 如果需要禁用此规则，可以在“规则和通知”对话框中取消勾选该规则。
* 延迟的时间不宜过长，否则可能会影响邮件的及时性。
**方法三：使用 VBA 宏（高级用户）**
对于高级用户，可以使用 VBA 宏来实现更灵活的延迟发送功能。这种方法需要一定的编程知识，但可以实现更精细的控制。
**步骤 1：打开 VBA 编辑器**
在 Outlook 中，按下 `Alt + F11` 打开 VBA 编辑器。
**步骤 2：插入模块**
在 VBA 编辑器中，点击“插入”->“模块”。
**步骤 3：输入 VBA 代码**
在模块中输入以下 VBA 代码：
vba
Sub DelaySend()
Dim objItem As Outlook.MailItem
Dim lngDelay As Long
On Error Resume Next
Set objItem = Application.ActiveInspector.currentItem
If objItem Is Nothing Then
Set objItem = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
End If
On Error GoTo 0
If Not objItem Is Nothing Then
lngDelay = InputBox(“请输入延迟发送的分钟数：”, “延迟发送”, 10)
If lngDelay > 0 Then
objItem.DeferredDeliveryTime = DateAdd(“n”, lngDelay, Now)
objItem.Save
objItem.Send
End If
Else
MsgBox “请选择要延迟发送的邮件！”, vbExclamation
End If
Set objItem = Nothing
End Sub
**步骤 4：保存宏**
保存 VBA 代码。
**步骤 5：将宏添加到快速访问工具栏或功能区**
* **快速访问工具栏：** 点击“文件”->“选项”->“快速访问工具栏”。在“从下列位置选择命令”下拉菜单中选择“宏”。找到并选择“DelaySend”，然后点击“添加”。
* **功能区：** 点击“文件”->“选项”->“自定义功能区”。在右侧选择要添加宏的选项卡，例如“邮件”。点击“新建组”。在左侧的“从下列位置选择命令”下拉菜单中选择“宏”。找到并选择“DelaySend”，然后点击“添加”。
**步骤 6：使用宏**
撰写邮件后，点击快速访问工具栏或功能区中的“DelaySend”按钮。在弹出的对话框中输入延迟发送的分钟数，然后点击“确定”。邮件将会在指定的分钟数后自动发送。
**重要提示：**
* 需要启用 Outlook 的宏设置。点击“文件”->“选项”->“信任中心”->“信任中心设置”->“宏设置”，选择“启用所有宏（不推荐；可能运行有潜在危险的代码）”或“禁用除数字签名宏外的所有宏”。
* VBA 宏的安全性需要谨慎评估，只运行来自可信任来源的宏。
**不同 Outlook 版本中的差异**
虽然延迟发送功能在 Outlook 的不同版本中基本相同，但界面可能略有差异。
* **Outlook 2010：** “延迟发送”按钮位于“选项”选项卡的“更多选项”组中。
* **Outlook 2013、2016、2019、2021、Microsoft 365：** “延迟发送”按钮位于“选项”选项卡的“更多选项”组中。或者也可以直接在邮件编辑窗口中，点击“文件”->“信息”->“属性”，然后设置“传递日期”。
**常见问题解答 (FAQ)**
* **问：为什么我的邮件没有按照计划发送？**
答：请确保 Outlook 在指定的时间处于运行状态，并且已连接到互联网。同时，检查邮件是否仍然保存在“发件箱”中。如果邮件被移动到其他文件夹，将无法自动发送。
* **问：我可以在 Outlook Web App (OWA) 中延迟发送邮件吗？**
答：Outlook Web App 通常没有内置的延迟发送功能，但可以使用浏览器扩展或第三方工具来实现。
* **问：如何取消已设置的延迟发送？**
答：在“发件箱”中找到邮件，双击打开，然后删除“传递日期”设置。点击“发送”按钮，邮件将立即发送。
* **问：延迟发送邮件会影响邮件的送达率吗？**
答：延迟发送邮件本身不会影响邮件的送达率。影响送达率的因素包括发件人的声誉、邮件内容、收件人的邮箱设置等。
**总结**
Outlook 的延迟发送功能是一个非常有用的工具，可以帮助我们更好地管理时间，提高工作效率。通过本指南，你可以轻松掌握如何在 Outlook 中设置延迟发送，并根据自己的需求选择合适的方法。无论是使用内置功能、规则，还是 VBA 宏，都能让你更好地控制邮件的发送时间，从而达到更好的沟通效果。
**提示和技巧**
* **为重要的邮件设置提醒：** 为了确保重要邮件在指定的时间发送，可以设置提醒，以免忘记。
* **测试延迟发送功能：** 在实际使用之前，可以使用自己的其他邮箱地址进行测试，确保延迟发送功能正常工作。
* **定期检查“发件箱”：** 定期检查“发件箱”，确保所有邮件都已按照计划发送。
* **考虑时区差异：** 如果你的收件人位于不同的时区，请在设置延迟发送时间时考虑时区差异。
* **避免过度延迟：** 延迟时间不宜过长，以免影响邮件的及时性。特别是对于时效性要求较高的邮件，应谨慎使用延迟发送功能。
希望本指南对你有所帮助！