Paano Kanselahin ang Pagpapadala ng Email sa Outlook: Gabay Hakbang-Hakbang

Sa panahon ngayon, kung saan ang komunikasyon ay napakahalaga, ang email ay isa sa mga pangunahing kasangkapan na ginagamit natin araw-araw. Ngunit, hindi maiiwasan na minsan ay nagkakamali tayo sa pagpapadala ng email. Maaaring may nakalimutan kang ilakip na file, may maling impormasyon, o kaya naman ay biglaan mong napagtanto na hindi pa pala dapat ipadala ang mensahe. Sa kabutihang palad, kung gumagamit ka ng Outlook, may paraan para kanselahin ang pagpapadala ng email, depende sa iyong sitwasyon. Ang artikulong ito ay magtuturo sa iyo ng iba’t ibang paraan upang gawin ito, kasama ang mga detalyadong hakbang at mga konsiderasyon.

## Bakit Kailangan Kanselahin ang Pagpapadala ng Email?

Maaaring maraming dahilan kung bakit gusto mong kanselahin ang isang email na naipadala na. Narito ang ilan sa mga karaniwang sitwasyon:

* **Nakalimutan ang attachment:** Madalas mangyari na nakakalimutan nating ilakip ang importanteng dokumento o file sa email.
* **Maling tatanggap:** Napindot mo ang maling pangalan sa address book at naipadala sa maling tao.
* **Impormasyong hindi pa kumpleto:** Maaaring may kulang o maling impormasyon sa email na kailangan mong itama.
* **Pagkakamali sa grammar o spelling:** Nakita mo ang mga pagkakamali sa pagbaybay o grammar pagkatapos mong ipadala ang email.
* **Nagbago ang isip:** Bigla mong napagtanto na hindi mo dapat ipadala ang email, maaaring dahil sa sensitibong impormasyon o nagbago ang sitwasyon.
* **Galit o emosyonal na mensahe:** Naipadala mo ang email habang galit o emosyonal, at gusto mong bawiin ang mensahe bago pa ito makasakit sa damdamin ng iba.

## Ang Recall Feature sa Outlook

Ang Outlook ay may built-in na feature na tinatawag na “Recall This Message” na nagbibigay-daan sa iyo upang subukang bawiin ang isang email na naipadala mo na. Mahalagang tandaan na ang feature na ito ay hindi garantisadong magtagumpay, at may ilang kondisyon na dapat matugunan.

**Mga Kondisyon para sa Matagumpay na Recall:**

* **Parehong Exchange Server:** Ang parehong nagpadala at tatanggap ay dapat gumagamit ng parehong Microsoft Exchange Server environment. Hindi ito gagana kung ang tatanggap ay gumagamit ng ibang email provider tulad ng Gmail, Yahoo Mail, o iba pa.
* **Hindi pa nababasa:** Ang email ay hindi pa dapat nababasa ng tatanggap. Kung nabuksan na ang email, hindi na ito maaaring ma-recall.
* **Outlook Client:** Ang tatanggap ay dapat gumagamit ng Outlook client (desktop app) at hindi webmail o mobile app.
* **Hindi gumagamit ng caching:** Ang Outlook client ng tatanggap ay hindi dapat gumagamit ng cached Exchange mode.

**Mga Hakbang sa Pag-recall ng Email sa Outlook (Desktop App):**

1. **Buksan ang Sent Items Folder:** Sa iyong Outlook desktop app, pumunta sa “Sent Items” folder. Dito mo makikita ang lahat ng emails na naipadala mo.

2. **Hanapin ang Email:** Hanapin ang email na gusto mong i-recall at i-double click ito upang buksan sa isang hiwalay na window.

3. **Pumunta sa “File” Tab:** Sa window ng email, i-click ang “File” tab sa itaas na kaliwang sulok.

4. **I-click ang “Info”:** Sa ilalim ng “File” tab, i-click ang “Info”.

5. **Hanapin ang “Resend and Recall”:** Hanapin ang button na nagsasabing “Resend and Recall” o “Resend This Message”. Kung hindi mo makita ang button na ito, maaaring hindi available ang recall feature para sa iyong email account o sa iyong configuration.

6. **I-click ang “Recall This Message”:** Sa drop-down menu, i-click ang “Recall This Message…”.

7. **Piliin ang Option:** Lilitaw ang isang dialog box na may dalawang options:
* **Delete unread copies of this message:** Ito ang pinakakaraniwang option. Susubukan ng Outlook na burahin ang email mula sa inbox ng tatanggap kung hindi pa niya ito nababasa.
* **Delete unread copies and replace with a new message:** Ito ay magbubura ng orihinal na email at papalitan ito ng isang bagong email na maaari mong i-edit.

8. **I-check ang “Tell me if recall succeeds or fails for each recipient”:** Inirerekomenda na i-check mo ang box na ito upang makatanggap ka ng notification kung nagtagumpay o nabigo ang recall para sa bawat tatanggap.

9. **I-click ang “OK”:** Pagkatapos mong piliin ang iyong option at i-check ang notification box, i-click ang “OK”.

10. **Kung Pinili ang Palitan ang Mensahe:** Kung pinili mo ang palitan ang mensahe, bubukas ang isang bagong window kung saan maaari mong i-edit ang email. Gawin ang kinakailangang pagbabago at i-click ang “Send”.

**Ano ang Mangyayari Pagkatapos Mag-recall?**

* **Kung Nagtagumpay:** Kung nagtagumpay ang recall, ang email ay mabubura sa inbox ng tatanggap kung hindi pa niya ito nababasa. Makakatanggap ka ng isang email na nagsasaad na matagumpay ang recall.
* **Kung Nabigo:** Kung nabigo ang recall, maaaring dahil nabasa na ng tatanggap ang email, hindi pareho ang Exchange Server, o iba pang dahilan. Makakatanggap ka ng email na nagsasaad na nabigo ang recall.
* **Notification sa Tatanggap:** Depende sa settings ng Outlook ng tatanggap, maaaring makatanggap siya ng notification na sinubukang i-recall ang isang email. Maaaring magdulot ito ng kuryosidad sa bahagi ng tatanggap.

## Pagpapaliban ng Pagpapadala ng Email (Delay Delivery)

Ang isa pang paraan upang maiwasan ang pagpapadala ng mga email na may pagkakamali ay ang pagpapaliban ng pagpapadala nito. Binibigyan ka nito ng pagkakataon na suriin muli ang iyong email bago ito ipadala.

**Mga Hakbang sa Pagpapaliban ng Pagpapadala ng Email sa Outlook (Desktop App):**

1. **Bumuo ng Bagong Email:** Gumawa ng bagong email sa Outlook, ilagay ang mga tatanggap, subject, at ang iyong mensahe.

2. **Pumunta sa “Options” Tab:** Sa window ng email, i-click ang “Options” tab.

3. **I-click ang “Delay Delivery”:** Sa “Options” tab, hanapin ang “Delay Delivery” button at i-click ito. Maaaring nasa ilalim ito ng grupo ng mga option na tinatawag na “More Options”.

4. **Itakda ang Delivery Date at Time:** Lilitaw ang isang dialog box na may mga option para sa pagpapaliban ng pagpapadala. Hanapin ang seksyon na nagsasabing “Delivery options”. Dito, maaari mong itakda ang petsa at oras kung kailan mo gustong ipadala ang email.

5. **I-click ang “Close”:** Pagkatapos mong itakda ang petsa at oras, i-click ang “Close” button.

6. **I-click ang “Send”:** I-click ang “Send” button upang ipadala ang email. Ang email ay mapupunta sa iyong “Outbox” folder at mananatili doon hanggang sa petsa at oras na iyong itinakda.

**Paano Kanselahin ang Na-delay na Email:**

1. **Pumunta sa “Outbox” Folder:** Sa iyong Outlook, pumunta sa “Outbox” folder. Dito mo makikita ang lahat ng emails na naka-schedule na ipadala.

2. **Buksan ang Email:** Hanapin ang email na gusto mong kanselahin at i-double click ito upang buksan.

3. **I-delete ang Email:** I-delete ang email. Ito ay aalisin sa iyong “Outbox” at hindi na ito ipapadala.

## Gumamit ng Rules para sa Pagpapaliban ng Lahat ng Emails

Kung gusto mong palaging magkaroon ng pagkakataong suriin ang iyong mga email bago ipadala, maaari kang gumamit ng Outlook Rules upang i-delay ang pagpapadala ng lahat ng iyong emails ng ilang minuto.

**Mga Hakbang sa Paggamit ng Rules para sa Pagpapaliban ng Lahat ng Emails:**

1. **Pumunta sa “File” Tab:** Sa iyong Outlook desktop app, i-click ang “File” tab.

2. **I-click ang “Manage Rules & Alerts”:** I-click ang “Manage Rules & Alerts”.

3. **I-click ang “New Rule”:** Sa dialog box na lilitaw, i-click ang “New Rule…”.

4. **Piliin ang “Apply rule on messages I send”:** Sa ilalim ng “Start from a blank rule”, piliin ang “Apply rule on messages I send” at i-click ang “Next”.

5. **Pumili ng Kondisyon (Opsyonal):** Maaari kang pumili ng mga kondisyon kung kailan mo gustong i-apply ang rule. Kung gusto mong i-apply ang rule sa lahat ng emails, huwag pumili ng anumang kondisyon at i-click ang “Next”. Lilitaw ang isang warning na nagsasabing ia-apply ang rule sa lahat ng mensahe. I-click ang “Yes”.

6. **Piliin ang Aksyon:** Sa ilalim ng “What do you want to do with the message?”, hanapin at i-check ang “defer delivery by a number of minutes”. Sa ibabang bahagi ng window, i-click ang “a number of” na naka-underline.

7. **Itakda ang Delay Time:** Lilitaw ang isang dialog box kung saan maaari mong itakda ang bilang ng minuto na gusto mong i-delay ang pagpapadala ng mga email. Pumili ng bilang (halimbawa, 5 minuto) at i-click ang “OK”.

8. **I-click ang “Next”:** I-click ang “Next” upang magpatuloy.

9. **Pumili ng Exceptions (Opsyonal):** Maaari kang pumili ng mga exceptions kung kailan mo hindi gustong i-apply ang rule. Kung wala kang gustong exceptions, i-click ang “Next”.

10. **Pangalanan ang Rule:** Bigyan ng pangalan ang iyong rule. I-check ang “Turn on this rule” box upang i-activate ang rule. I-click ang “Finish”.

11. **Mag-apply ng Rule:** Kapag nasuri mo na ang mga detalye at setting ng iyong rule, i-click ang “Apply” at pagkatapos ay “OK” para isara ang window.

Ngayon, lahat ng email na ipapadala mo ay made-delay ng bilang ng minuto na iyong itinakda. Makikita mo ang mga ito sa iyong “Outbox” folder at maaari mo itong i-edit o i-delete bago ipadala.

## Iba Pang Tips para Maiwasan ang Pagkakamali sa Email

Bukod sa paggamit ng recall feature at pagpapaliban ng pagpapadala, narito ang ilang tips upang maiwasan ang pagkakamali sa pagpapadala ng email:

* **Double-check Bago Ipadala:** Palaging basahin muli ang iyong email bago mo ito ipadala. Suriin ang spelling, grammar, at ang nilalaman ng iyong mensahe.
* **Suriin ang Tatanggap:** Tiyakin na tama ang mga email address ng mga tatanggap. Minsan, madaling magkamali sa pagpili ng pangalan sa address book.
* **Basahin ng Malakas:** Basahin ang iyong email ng malakas. Makakatulong ito na makita ang mga pagkakamali na hindi mo napansin sa pagbabasa ng tahimik.
* **Magpahinga Muna:** Kung nagsusulat ka ng isang importanteng email, magpahinga muna bago mo ito ipadala. Makakatulong ito na maging mas malinaw ang iyong pag-iisip at makita ang mga potensyal na problema.
* **Huwag Magpadala Kapag Galit:** Iwasan ang pagpapadala ng email kapag galit o emosyonal. Maaaring makapagsabi ka ng mga bagay na pagsisisihan mo sa huli.
* **Gumamit ng Drafts Folder:** Kung hindi ka pa sigurado kung ipadala na ang email, i-save ito sa drafts folder. Balikan mo ito mamaya kapag handa ka na.
* **Humiling ng Review:** Kung may pagdududa ka, humiling ng tulong sa isang kaibigan o kasamahan upang basahin ang iyong email bago mo ito ipadala.

## Konklusyon

Ang pagpapadala ng email ay isang mahalagang bahagi ng ating pang-araw-araw na buhay, ngunit hindi ito nangangahulugan na perpekto tayo. Ang pagkakamali ay normal, at ang mahalaga ay alam natin kung paano ito lutasin. Sa pamamagitan ng paggamit ng recall feature ng Outlook, pagpapaliban ng pagpapadala, at pagsunod sa mga tips na nabanggit, maaari nating mabawasan ang mga pagkakamali at mapanatili ang propesyonalismo sa ating komunikasyon. Tandaan na ang pagiging maingat at mapanuri ay susi sa pagiging epektibong communicator sa email.

Ang paggamit ng mga pamamaraan na ito ay makakatulong upang maiwasan ang mga potensyal na problema at mapanatili ang kalidad ng iyong komunikasyon sa email. Maging mapanuri at palaging suriin ang iyong mga mensahe bago ipadala upang maiwasan ang anumang hindi kanais-nais na sitwasyon.

Sa huli, ang pinakamahalaga ay ang pag-iingat at pagiging responsableng user ng email. Sa pamamagitan ng pagsunod sa mga tips at hakbang na ito, makakaiwas ka sa mga pagkakamali at mapapabuti mo ang iyong komunikasyon sa email. Sana ay nakatulong ang artikulong ito sa iyo. Kung mayroon kang anumang mga katanungan, huwag mag-atubiling mag-iwan ng komento sa ibaba!