Paano Sagutin ang mga Tanong sa Reference Check: Gabay para sa mga Dating Employer

Ang *reference check* ay isang mahalagang bahagi ng proseso ng pagkuha ng empleyado. Ito ay isang pagkakataon para sa mga prospective na employer na makakuha ng karagdagang impormasyon tungkol sa isang kandidato mula sa mga dating employer o supervisor. Bilang isang dating employer, ang iyong feedback ay maaaring magkaroon ng malaking epekto sa kung makukuha ba ng isang kandidato ang trabaho o hindi. Kaya naman, mahalagang malaman kung paano sagutin nang maayos at propesyonal ang mga tanong sa *reference check*. Ang artikulong ito ay magbibigay sa iyo ng detalyadong gabay upang makapagbigay ka ng makabuluhan at tumpak na *reference* habang pinoprotektahan din ang iyong sarili at ang iyong dating empleyado.

**Bakit Mahalaga ang Reference Check?**

Bago natin talakayin kung paano sagutin ang mga tanong, mahalaga munang maunawaan kung bakit isinasagawa ang *reference check*:

* **Pag-verify ng Impormasyon:** Tinitiyak ng *reference check* na ang impormasyong ibinigay ng kandidato sa kanyang resume at *interview* ay tumpak at totoo.
* **Pagkuha ng Pananaw:** Nagbibigay ito ng pagkakataon sa mga *employer* na makakuha ng pananaw mula sa ibang tao na nagtrabaho kasama ang kandidato. Ito ay nagbibigay ng mas malalim na pag-unawa sa kanyang mga kasanayan, pag-uugali, at *work ethic*.
* **Pagtukoy sa Potensyal:** Nakakatulong ito sa mga *employer* na matukoy kung ang kandidato ay may potensyal na maging matagumpay sa kanilang organisasyon.
* **Pagbabawas ng Panganib:** Binabawasan nito ang panganib ng pagkuha ng isang empleyado na hindi angkop para sa posisyon o maaaring magdulot ng problema sa hinaharap.

**Mga Dapat Gawin Bago Sumagot sa Reference Check**

Bago ka sumagot sa anumang tanong sa *reference check*, mahalagang sundin ang mga sumusunod na hakbang:

1. **Tiyakin na May Pahintulot Ka:** Hindi ka dapat magbigay ng *reference* para sa isang dating empleyado maliban kung may pahintulot ka mula sa kanya. Ang pagbibigay ng *reference* nang walang pahintulot ay maaaring maging paglabag sa *privacy* ng empleyado.

2. **Alamin ang Posisyon na Inaaplayan:** Tanungin ang humihingi ng *reference* kung anong posisyon ang inaaplayan ng iyong dating empleyado. Ito ay makakatulong sa iyo na iangkop ang iyong mga sagot sa mga kasanayan at kwalipikasyon na kinakailangan para sa trabaho.

3. **Repasuhin ang Talaan ng Empleyado:** Bago ka sumagot, repasuhin ang talaan ng empleyado, kabilang ang kanyang *performance reviews*, mga proyekto na kanyang ginawa, at anumang mga insidente na maaaring may kaugnayan sa *reference check*. Makakatulong ito sa iyo na magbigay ng tumpak at detalyadong impormasyon.

4. **Itakda ang Iyong Limitasyon:** Magpasya kung ano ang komportable kang ibahagi. Hindi ka obligadong sagutin ang lahat ng tanong. Kung may tanong na hindi ka komportable, maaari kang magalang na tumanggi na sagutin ito.

**Mga Karaniwang Tanong sa Reference Check at Kung Paano Sagutin ang mga Ito**

Narito ang ilan sa mga karaniwang tanong sa *reference check* at mga suhestiyon kung paano sagutin ang mga ito:

* **”Maari mo bang kumpirmahin ang panahon ng paninilbihan ng kandidato sa iyong kumpanya?”**

* **Paano Sagutin:** Magbigay ng eksaktong petsa kung kailan nagsimula at nagtapos ang empleyado sa iyong kumpanya. Kung hindi mo sigurado, tingnan ang talaan ng empleyado.

* **Halimbawa:** “Si [Pangalan ng Empleyado] ay nagtrabaho sa aming kumpanya mula [Petsa ng Pagsisimula] hanggang [Petsa ng Pagtatapos].”

* **”Ano ang kanyang posisyon at mga responsibilidad?”**

* **Paano Sagutin:** Ilarawan ang posisyon ng empleyado at ang kanyang mga pangunahing responsibilidad. Maging tiyak at gumamit ng mga halimbawa kung kinakailangan.

* **Halimbawa:** “Siya ay nagtrabaho bilang [Posisyon] at responsable para sa [Pangunahing Responsibilidad 1], [Pangunahing Responsibilidad 2], at [Pangunahing Responsibilidad 3].”

* **”Ano ang kanyang mga kalakasan at kahinaan?”**

* **Paano Sagutin:** Maging tapat at patas sa iyong pagtatasa. Magbigay ng hindi bababa sa dalawang kalakasan at isang kahinaan. Siguraduhing ang iyong mga komento ay batay sa mga obserbasyon at karanasan mo sa empleyado.

* **Halimbawa:** “Ang kanyang mga kalakasan ay ang kanyang [Kalakasan 1] at [Kalakasan 2]. Ang isa sa kanyang mga kahinaan ay ang [Kahinaan], ngunit siya ay nagtatrabaho upang mapabuti ito.”

* **”Paano niya hinawakan ang mga pressure at deadlines?”**

* **Paano Sagutin:** Ilarawan kung paano humarap ang empleyado sa mga sitwasyon kung saan kinakailangan ang mabilis na paggawa at pagtugon sa mga *deadline*. Magbigay ng mga halimbawa kung paano niya ito ginawa nang matagumpay.

* **Halimbawa:** “Siya ay mahusay sa paghawak ng mga pressure at *deadline*. Sa isang pagkakataon, kailangan naming tapusin ang isang proyekto nang mas maaga kaysa sa inaasahan, at siya ay nagtrabaho nang husto upang matiyak na matatapos namin ito sa oras.”

* **”Paano siya nakikipag-ugnayan sa kanyang mga kasamahan?”**

* **Paano Sagutin:** Ilarawan ang kanyang *interpersonal skills* at kung paano siya nakikipag-ugnayan sa kanyang mga kasamahan. Kung siya ay isang *team player*, banggitin ito. Kung mayroon siyang mga isyu sa pakikipag-ugnayan, maging maingat at magbigay ng mga halimbawa kung kinakailangan.

* **Halimbawa:** “Siya ay may mahusay na *interpersonal skills* at nakikipag-ugnayan nang maayos sa kanyang mga kasamahan. Siya ay isang *team player* at palaging handang tumulong.”

* **”Mayroon bang mga isyu sa pagdisiplina o pagganap?”**

* **Paano Sagutin:** Kung mayroon mang mga isyu sa pagdisiplina o pagganap, maging tapat ngunit maingat. Huwag magbigay ng mga detalye na maaaring maging *confidential* o makasira sa reputasyon ng empleyado. Kung ang isyu ay nalutas na, banggitin ito.

* **Halimbawa:** “Nagkaroon ng ilang mga isyu sa pagganap, ngunit ang mga ito ay natugunan at nalutas.”

* **”Muli mo ba siyang kukunin?”**

* **Paano Sagutin:** Ito ay isang direktang tanong na nangangailangan ng direktang sagot. Kung ikaw ay magkukunsidera na kumuha muli ng empleyado, sabihin ito. Kung hindi, maging tapat at magbigay ng maikling paliwanag.

* **Halimbawa:** “Oo, kukunsiderahin ko siyang kunin muli. Siya ay isang masipag na empleyado at may malaking potensyal.” o “Hindi, hindi ko siya kukunsinerahing kunin muli. Mayroon siyang ilang mga isyu sa pagganap na hindi nalutas.”

* **”Mayroon ka bang ibang impormasyon na gusto mong ibahagi?”**

* **Paano Sagutin:** Ito ay isang pagkakataon upang magbigay ng karagdagang impormasyon na maaaring makatulong sa *employer* na gumawa ng desisyon. Maaari kang magbigay ng isang pangkalahatang buod ng iyong karanasan sa empleyado o magbanggit ng isang partikular na proyekto kung saan siya nagpakita ng kahusayan.

* **Halimbawa:** “Sa pangkalahatan, nasiyahan ako sa pakikipagtulungan kay [Pangalan ng Empleyado]. Siya ay isang responsableng empleyado at palaging handang matuto ng mga bagong bagay.”

**Mga Dapat Tandaan Kapag Sumasagot sa Reference Check**

Upang matiyak na ang iyong *reference check* ay makabuluhan at propesyonal, tandaan ang mga sumusunod:

* **Maging Propesyonal:** Maging magalang at propesyonal sa iyong pakikipag-usap. Gumamit ng pormal na wika at iwasan ang paggamit ng mga salitang kolokyal.
* **Maging Tumpak:** Siguraduhing ang iyong mga sagot ay tumpak at batay sa mga katotohanan. Huwag magbigay ng impormasyon na hindi mo sigurado.
* **Maging Relevant:** Iangkop ang iyong mga sagot sa posisyon na inaaplayan ng empleyado. Tumutok sa mga kasanayan at kwalipikasyon na kinakailangan para sa trabaho.
* **Maging Maingat:** Huwag magbigay ng mga detalye na maaaring maging *confidential* o makasira sa reputasyon ng empleyado. Iwasan ang pagbibigay ng mga opinyon na batay sa personal na bias.
* **Maging Tapat:** Maging tapat sa iyong pagtatasa, ngunit maging patas. Magbigay ng positibo at negatibong feedback, kung kinakailangan.
* **Sundin ang Patakaran ng Kumpanya:** Siguraduhing sumusunod ka sa patakaran ng iyong kumpanya tungkol sa pagbibigay ng *reference*. Kung hindi ka sigurado, kumunsulta sa iyong *human resources department*.
* **Dokumentuhin ang Lahat:** Panatilihin ang talaan ng lahat ng *reference check* na iyong ginawa, kabilang ang petsa, pangalan ng humihingi ng *reference*, at ang mga tanong na iyong sinagot.

**Mga Bagay na Dapat Iwasan sa Reference Check**

Mayroong ilang mga bagay na dapat mong iwasan kapag sumasagot sa *reference check*:

* **Diskriminasyon:** Huwag magtanong o magbigay ng impormasyon tungkol sa lahi, kasarian, relihiyon, edad, o iba pang protektadong katangian ng empleyado. Ito ay maaaring maging paglabag sa batas.
* **Hindi Tumpak na Impormasyon:** Huwag magbigay ng impormasyon na hindi totoo o hindi mo sigurado.
* **Confidential na Impormasyon:** Huwag magbigay ng *confidential* na impormasyon tungkol sa kumpanya o sa empleyado.
* **Negatibong Komento na Walang Batayan:** Huwag magbigay ng mga negatibong komento na walang batayan o batay sa personal na bias.
* **Pagsagot Nang Walang Pahintulot:** Huwag sumagot sa *reference check* nang walang pahintulot mula sa empleyado.

**Alternatibong Paraan ng Pagbibigay ng Reference**

Kung hindi ka komportable na sumagot sa *reference check* nang pasalita, maaari kang magbigay ng *written reference letter*. Ang *reference letter* ay dapat na maikli, direkta, at tumutok sa mga kasanayan at kwalipikasyon ng empleyado. Siguraduhing isama ang iyong pangalan, posisyon, at impormasyon sa pakikipag-ugnayan.

**Konklusyon**

Ang pagbibigay ng *reference check* ay isang mahalagang responsibilidad. Sa pamamagitan ng pagsunod sa mga gabay na ibinigay sa artikulong ito, maaari kang magbigay ng makabuluhan at tumpak na *reference* habang pinoprotektahan din ang iyong sarili at ang iyong dating empleyado. Tandaan na maging propesyonal, tumpak, relevant, maingat, at tapat sa iyong mga sagot. Sa pamamagitan ng paggawa nito, makakatulong ka sa mga *employer* na gumawa ng matalinong desisyon at sa mga kandidato na makahanap ng trabaho na nababagay sa kanila.

**Mahalagang Paalala:** Ang impormasyong nakasaad dito ay para lamang sa pangkalahatang kaalaman at hindi dapat ituring na legal na payo. Kung mayroon kang mga partikular na katanungan o alalahanin tungkol sa *reference check*, kumunsulta sa isang abogado o sa iyong *human resources department*.

**Dagdag pa dito, Narito ang ilang karagdagang tips na maaaring makatulong:**

* **Maghanda ng template:** Magkaroon ng *template* para sa iyong mga sagot. Ito ay makakatulong sa iyo na maging mas mabilis at mas mahusay sa pagsagot sa mga *reference check*. Ang *template* ay dapat maglaman ng mga karaniwang tanong at mga posibleng sagot.
* **Magtanong ng karagdagang impormasyon:** Bago ka sumagot, magtanong ng karagdagang impormasyon tungkol sa posisyon na inaaplayan ng kandidato. Ito ay makakatulong sa iyo na iangkop ang iyong mga sagot sa mga pangangailangan ng *employer*.
* **Huwag matakot na tumanggi:** Kung hindi ka komportable na magbigay ng *reference*, huwag matakot na tumanggi. Maaari mong sabihin na hindi ka pamilyar sa trabaho ng kandidato o na mayroon kang conflict of interest.
* **I-update ang iyong kaalaman:** Panatilihing napapanahon ang iyong kaalaman tungkol sa mga batas at regulasyon na may kaugnayan sa *reference check*. Ito ay makakatulong sa iyo na maiwasan ang mga legal na problema.

Sa pamamagitan ng pagsunod sa mga tips na ito, maaari kang maging isang responsableng dating *employer* na nagbibigay ng makabuluhang *reference* para sa iyong mga dating empleyado.