Unire Due Fogli Excel con Merge: Guida Dettagliata Passo-Passo

Lavorare con Excel spesso significa gestire grandi quantità di dati distribuiti su più fogli di lavoro. Una delle necessità più comuni è quella di combinare questi dati in un unico foglio per analisi o reportistica. Fortunatamente, Excel offre diverse soluzioni per questo, tra cui il metodo del “Merge” (o “Unione” in italiano), che è uno strumento potente e versatile. In questo articolo, esploreremo nel dettaglio come unire due fogli Excel utilizzando il merge, fornendo istruzioni passo-passo e consigli utili.

Cos’è il Merge in Excel e Quando Usarlo

Il termine “Merge” in Excel si riferisce generalmente all’operazione di combinare dati provenienti da diverse origini (come altri fogli di lavoro o file) in un unico foglio, basandosi su una colonna comune, chiamata spesso “chiave di merge”. Questa colonna chiave deve essere presente in entrambi i fogli e contiene valori che permettono di identificare le righe che si riferiscono allo stesso elemento. Ad esempio, se hai un foglio con informazioni sugli ordini e un altro con informazioni sui clienti, potresti voler unire i due fogli basandoti sulla colonna “ID Cliente”, in modo da avere tutte le informazioni relative a ciascun ordine in un’unica riga.

Il merge è utile in molteplici scenari, tra cui:

• Combinazione di dati frammentati: Quando i dati sono distribuiti su più fogli di lavoro, il merge consente di aggregarli per una visione completa.
• Arricchimento dei dati: Aggiungere informazioni supplementari a un foglio di lavoro esistente, importando colonne da un altro foglio basate su una chiave comune.
• Preparazione per analisi: Creare un dataset unico e coerente pronto per essere analizzato con tabelle pivot o altre funzioni di Excel.
• Reportistica: Generare report consolidati e di facile consultazione.

Metodi Principali per Unire Fogli Excel

Excel offre diverse modalità per effettuare il merge. Le due più comuni e versatili sono:

1. Power Query (Get & Transform Data): È il metodo più potente e flessibile, ideale per gestire grandi quantità di dati e per operazioni complesse di trasformazione.
2. CERCA.VERT (VLOOKUP) o INDICE/CONFRONTA: Queste funzioni sono utili per unire dati su fogli di lavoro più piccoli o quando il merge deve essere dinamico.

In questo articolo ci concentreremo principalmente sul metodo Power Query, in quanto è il più completo e raccomandato per la maggior parte delle situazioni.

Unire Due Fogli Excel con Power Query: Guida Passo-Passo

Power Query, introdotto in Excel 2010 come add-in e poi integrato nelle versioni successive, offre un’interfaccia intuitiva per importare, trasformare e unire dati da diverse fonti. Ecco i passaggi per unire due fogli Excel:

Passo 1: Importare i Fogli di Lavoro in Power Query

1. Apri Excel: Avvia Excel e apri il file contenente i fogli di lavoro che desideri unire. Se i fogli sono in file separati, apri un nuovo foglio di lavoro vuoto.
2. Vai alla scheda Dati: Nella barra multifunzione, seleziona la scheda “Dati”.
3. Seleziona “Da tabella/intervallo”: Nel gruppo “Recupera e Trasforma dati”, clicca sul pulsante “Da tabella/intervallo”. Questo aprirà l’editor di Power Query.
4. Seleziona il foglio di lavoro: Seleziona una cella all’interno del primo foglio di lavoro che vuoi importare e clicca su “Da tabella/intervallo” di nuovo. Si aprirà l’editor di Power Query.
5. Dai un nome alla query: Nel riquadro “Impostazioni query”, cambia il nome della query in qualcosa di significativo (ad esempio, “DatiOrdini”).
6. Ripeti i passaggi 3-5 per il secondo foglio: Segui lo stesso procedimento per importare il secondo foglio di lavoro in una nuova query. Ad esempio, potresti chiamare la query “DatiClienti”.

Passo 2: Eseguire il Merge delle Query

1. Seleziona la query principale: Nell’editor di Power Query, seleziona la query che conterrà i risultati uniti (ad esempio, la query “DatiOrdini”).
2. Clicca su “Unisci query”: Nella scheda “Home” dell’editor di Power Query, clicca sul pulsante “Unisci query” (nel gruppo “Combina”).
3. Scegli la query secondaria: Nella finestra di dialogo “Unisci”, seleziona la query secondaria (ad esempio, “DatiClienti”) dal menu a tendina in basso.
4. Seleziona le colonne chiave: Clicca sulla colonna che contiene la chiave di merge (ad esempio, “ID Cliente”) in entrambe le tabelle. Le colonne chiave devono essere evidenziate.
5. Scegli il tipo di unione: Seleziona il tipo di join (o unione) dal menu a tendina. I tipi principali sono:
• Sinistra (tutte le righe della prima tabella e le righe corrispondenti dalla seconda): Utilizzato per conservare tutti i dati della prima tabella e aggiungere le informazioni corrispondenti dalla seconda.
• Destra (tutte le righe della seconda tabella e le righe corrispondenti dalla prima): Utilizzato per conservare tutti i dati della seconda tabella.
• Completa (tutte le righe da entrambe le tabelle): Conserva tutte le righe di entrambe le tabelle.
• Interna (solo le righe corrispondenti in entrambe le tabelle): Utilizzato quando si vogliono mantenere solo le righe in cui c’è una corrispondenza nelle colonne chiave.
• Sinistra anti (solo le righe della prima tabella che non hanno corrispondenze nella seconda):Utilizzato per visualizzare i dati non corrispondenti.
• Destra anti (solo le righe della seconda tabella che non hanno corrispondenze nella prima): Utilizzato per visualizzare i dati non corrispondenti.

La scelta del tipo di join dipende dalle tue esigenze specifiche. Per la maggior parte dei casi, Sinistra è la scelta più comune.

6. Clicca su “OK”: Clicca su “OK” per confermare l’unione.

Passo 3: Espandere le Colonne dalla Query Unita

Dopo l’unione, noterai che è stata aggiunta una nuova colonna alla query principale, contenente una “tabella” per ogni riga unita. È necessario espandere questa colonna per visualizzare i dati. Ecco come farlo:

1. Clicca sull’icona di espansione: Clicca sull’icona a forma di due frecce che punta in direzioni opposte (la trovi nella intestazione della colonna della tabella unita, solitamente chiamata “Nome della query secondaria”).
2. Seleziona le colonne da espandere: Deseleziona l’opzione “Usa il nome originale della colonna come prefisso” se non vuoi aggiungere il nome della query alle colonne. Seleziona le colonne che desideri includere dal menu.
3. Clicca su “OK”: Clicca su “OK” per espandere le colonne.

Passo 4: Caricare i Dati nel Foglio di Lavoro

Una volta completata la trasformazione dei dati, puoi caricarli in un foglio di lavoro:

1. Clicca su “Chiudi e Carica”: Nell’editor di Power Query, seleziona la scheda “Home” e clicca sul pulsante “Chiudi e Carica” (o “Chiudi e carica in…”).
2. Scegli l’opzione di caricamento: Scegli se caricare i dati in una tabella esistente o in un nuovo foglio di lavoro.
3. Clicca su “Carica”: Clicca su “Carica” per importare i dati nel foglio di lavoro.

A questo punto, avrai un unico foglio di lavoro contenente i dati uniti provenienti dai due fogli originali.

Aggiornare i Dati Unito:

Uno dei vantaggi principali di Power Query è la possibilità di aggiornare i dati in modo semplice e veloce. Se i dati nei fogli di lavoro originali cambiano, puoi aggiornare il foglio unito seguendo questi passaggi:

1. Seleziona la tabella unita: Seleziona una cella all’interno della tabella che hai ottenuto.
2. Vai alla scheda “Dati”: Nella barra multifunzione, clicca sulla scheda “Dati”.
3. Clicca su “Aggiorna tutto”: Nel gruppo “Connessioni e query”, clicca sul pulsante “Aggiorna tutto”.

I dati uniti saranno aggiornati automaticamente, riflettendo le modifiche nei fogli di lavoro originali. Questa funzione è particolarmente utile quando si lavora con dataset che vengono aggiornati regolarmente.

Esempio Pratico: Unire Ordini e Dati Clienti

Supponiamo di avere due fogli di lavoro Excel:

1. “Ordini”: Contiene informazioni sugli ordini, tra cui le colonne “ID Ordine”, “ID Cliente”, “Data Ordine”, “Importo”.
2. “Clienti”: Contiene informazioni sui clienti, tra cui le colonne “ID Cliente”, “Nome Cliente”, “Email Cliente”, “Città Cliente”.

Seguendo i passaggi descritti sopra, importeremmo entrambi i fogli in Power Query, eseguiremmo il merge sulla colonna “ID Cliente” (con un tipo di join Sinistro) ed espanderemmo le colonne necessarie. Il risultato sarebbe un unico foglio di lavoro contenente tutti i dettagli degli ordini insieme alle informazioni corrispondenti dei clienti.

Considerazioni Aggiuntive

• Formato Dati: Assicurati che le colonne chiave (es. ID Cliente) abbiano lo stesso formato in entrambi i fogli per evitare errori nel merge.
• Gestione Errori: Power Query offre strumenti per gestire errori di merge e dati mancanti. Puoi ad esempio visualizzare le righe senza corrispondenza con il join Sinistro Anti.
• Tipi di Unione: Sperimenta diversi tipi di unione per trovare la soluzione migliore in base alle tue esigenze.
• Query Complesse: Power Query permette di eseguire trasformazioni complesse sui dati prima e dopo il merge, come filtri, aggregazioni, e calcoli.
• Aggiornamenti: Utilizza la funzione “Aggiorna tutto” per mantenere i dati uniti sincronizzati con le modifiche dei dati originali.

Conclusione

Unire due fogli Excel con il merge è una pratica essenziale per chi lavora con i dati. Power Query offre un modo efficiente e flessibile per eseguire questa operazione, gestendo facilmente grandi dataset e trasformazioni complesse. Seguendo i passaggi descritti in questa guida, sarai in grado di combinare dati da diverse fonti e creare dataset consolidati per analisi e reportistica. Ricorda che l’apprendimento e la pratica sono fondamentali per padroneggiare a pieno tutte le potenzialità del merge in Excel.

Se invece desideri approfondire le funzioni VLOOKUP o INDICE/CONFRONTA, ti suggerisco di cercare guide specifiche su queste funzioni in quanto esulano dallo scopo principale di questo articolo focalizzato su Power Query e sul Merge in senso lato.

Spero che questa guida ti sia stata utile. Non esitare a lasciare commenti o domande qui sotto!