Как создать форму в электронной таблице: подробное руководство

Электронные таблицы, такие как Google Sheets, Microsoft Excel (через Excel Online) и другие, предлагают мощные инструменты для создания форм, которые могут быть использованы для сбора данных, проведения опросов, регистрации на мероприятия и многого другого. Формы, встроенные в электронные таблицы, позволяют удобно собирать информацию, автоматически организуя её в структурированном формате. В этой статье мы подробно рассмотрим, как создать форму в электронной таблице, используя Google Sheets в качестве примера. Большинство концепций и шагов применимы и к другим аналогичным программам.

Преимущества создания форм в электронных таблицах

* **Простота использования:** Большинство людей знакомы с интерфейсом электронных таблиц, что делает процесс создания форм интуитивно понятным.
* **Автоматическая организация данных:** Ответы автоматически собираются и организуются в столбцах, что упрощает анализ и обработку данных.
* **Бесплатность (в большинстве случаев):** Google Sheets и другие онлайн-таблицы предоставляются бесплатно для базового использования.
* **Интеграция с другими сервисами:** Формы можно интегрировать с другими сервисами Google, такими как Gmail, Google Calendar и т.д.
* **Возможность совместной работы:** Несколько человек могут одновременно работать над созданием и редактированием формы.

Создание формы в Google Sheets: пошаговое руководство

Шаг 1: Создание новой электронной таблицы

1. Откройте Google Sheets (sheets.google.com).
2. Нажмите кнопку “+” (Создать новую таблицу) или выберите один из готовых шаблонов.

Шаг 2: Создание формы

1. В верхней панели инструментов выберите “Инструменты” (Tools).
2. В выпадающем меню выберите “Создать форму” (Create a form).

После этого откроется новая вкладка с интерфейсом Google Forms. Эта форма будет автоматически связана с вашей электронной таблицей. Все ответы, полученные через форму, будут автоматически добавляться в новую таблицу (Sheet1) в вашем файле Google Sheets.

Шаг 3: Настройка формы

Интерфейс Google Forms интуитивно понятен. Он состоит из двух основных разделов: вопросы и ответы. Сейчас мы сосредоточимся на разделе “Вопросы”.

**Заголовок и описание формы:**

* В верхней части формы вы увидите поля “Форма без названия” (Untitled form) и “Описание формы” (Form description). Щелкните по ним, чтобы изменить заголовок формы и добавить описание. Например, вы можете назвать форму “Опрос удовлетворенности клиентов” и добавить описание, поясняющее цель опроса.

**Добавление вопросов:**

* По умолчанию в форме уже будет создан первый вопрос. Щелкните по нему, чтобы начать редактирование. Справа от поля вопроса вы увидите выпадающее меню, позволяющее выбрать тип вопроса.

**Типы вопросов:**

Google Forms предлагает множество типов вопросов, которые позволяют собирать различные типы данных:

* **Короткий ответ (Short answer):** Для сбора коротких текстовых ответов, таких как имена, адреса электронной почты и т.д.
* **Абзац (Paragraph):** Для сбора развернутых текстовых ответов, таких как отзывы, комментарии и т.д.
* **Множественный выбор (Multiple choice):** Позволяет выбрать один вариант ответа из предложенных.
* **Флажки (Checkboxes):** Позволяет выбрать несколько вариантов ответа из предложенных.
* **Выпадающий список (Dropdown):** Позволяет выбрать один вариант ответа из выпадающего списка.
* **Загрузка файлов (File upload):** Позволяет пользователям загружать файлы (например, изображения, документы).
* **Линейная шкала (Linear scale):** Позволяет оценить что-либо по шкале (например, от 1 до 5).
* **Сетка множественного выбора (Multiple choice grid):** Представляет собой таблицу с вариантами ответов в строках и столбцах, где можно выбрать только один вариант в каждой строке.
* **Сетка флажков (Checkbox grid):** Представляет собой таблицу с вариантами ответов в строках и столбцах, где можно выбрать несколько вариантов в каждой строке.
* **Дата (Date):** Позволяет выбрать дату.
* **Время (Time):** Позволяет выбрать время.

**Пример добавления вопроса с множественным выбором:**

1. Щелкните по полю вопроса и введите текст вопроса, например: “Насколько вы удовлетворены нашим сервисом?”.
2. В выпадающем меню выберите “Множественный выбор”.
3. В поле “Вариант 1” введите первый вариант ответа, например: “Очень доволен”.
4. Нажмите “Добавить вариант” (Add option) и введите второй вариант ответа, например: “Доволен”.
5. Повторите этот процесс, чтобы добавить все необходимые варианты ответа, например: “Нейтрально”, “Недоволен”, “Очень недоволен”.

**Обязательные вопросы:**

* Для того чтобы сделать вопрос обязательным для ответа, переключите переключатель “Обязательный” (Required) в положение “Вкл.”.

**Добавление новых вопросов:**

* Чтобы добавить новый вопрос, нажмите кнопку “+” (Добавить вопрос) в правой панели инструментов.

**Дублирование вопросов:**

* Чтобы создать копию существующего вопроса, нажмите кнопку “Дублировать” (Duplicate) в нижней части вопроса.

**Удаление вопросов:**

* Чтобы удалить вопрос, нажмите кнопку “Удалить” (Delete) в нижней части вопроса.

**Перемещение вопросов:**

* Чтобы переместить вопрос вверх или вниз, наведите курсор на верхнюю часть вопроса (где отображается значок с шестью точками) и перетащите его в нужное место.

Шаг 4: Настройка внешнего вида формы

Google Forms позволяет настроить внешний вид формы, чтобы она соответствовала вашему бренду или просто выглядела более привлекательно.

**Выбор темы:**

1. Нажмите кнопку “Настроить тему” (Customize theme) в верхней панели инструментов (значок палитры).
2. В открывшейся панели вы можете выбрать:
* **Изображение заголовка:** Загрузите изображение, которое будет отображаться в верхней части формы.
* **Цвет темы:** Выберите основной цвет для формы.
* **Цвет фона:** Выберите цвет фона формы.
* **Стиль шрифта:** Выберите стиль шрифта для текста формы.

Шаг 5: Настройка параметров формы

Google Forms предлагает множество параметров, которые позволяют настроить поведение формы.

1. Нажмите кнопку “Настройки” (Settings) в верхней панели инструментов (значок шестеренки).
2. В открывшемся окне вы можете настроить следующие параметры:

**Общие:**

* **Собирать адреса электронной почты (Collect email addresses):** Если вы хотите собирать адреса электронной почты респондентов, включите эту опцию. Вы можете выбрать, чтобы адреса собирались всегда или только в том случае, если респондент авторизован в Google.
* **Отправлять респондентам копию их ответов (Send responders a copy of their response):** Позволяет респондентам получить копию своих ответов по электронной почте. Вы можете выбрать, чтобы копии отправлялись всегда или только по запросу респондента.
* **Ограничить одним ответом (Limit to 1 response):** Предотвращает повторное заполнение формы одним и тем же пользователем (требуется вход в аккаунт Google).
* **Респонденты могут (Respondents can):**
* **Изменять ответы после отправки (Edit after submit):** Позволяет респондентам изменять свои ответы после отправки формы.
* **Просматривать сводки ответов в виде диаграмм и текста (See summary charts and text responses):** Позволяет респондентам просматривать сводку ответов других пользователей.

**Презентация:**

* **Показывать индикатор выполнения (Show progress bar):** Отображает индикатор выполнения, показывающий, сколько вопросов осталось ответить.
* **Перемешать вопросы (Shuffle question order):** Случайным образом перемешивает порядок вопросов (полезно для тестов и опросов, чтобы предотвратить списывание).
* **Показать ссылку для отправки другого ответа (Show link to submit another response):** Отображает ссылку, позволяющую респонденту заполнить форму еще раз.
* **Текст подтверждения (Confirmation message):** Настройте сообщение, которое будет отображаться после отправки формы. Например, вы можете написать: “Спасибо за ваш ответ!”.

**Тесты (Quizzes):**

* Если вы используете форму для создания теста, включите эту опцию. Это позволит вам назначать баллы за ответы, добавлять ключи ответов и предоставлять обратную связь.

Шаг 6: Отправка формы

После того, как вы настроили форму, вы можете отправить её респондентам несколькими способами.

1. Нажмите кнопку “Отправить” (Send) в верхней панели инструментов.
2. В открывшемся окне вы можете выбрать один из следующих способов отправки:

* **Электронная почта (Email):** Отправьте форму по электронной почте, указав адреса получателей.
* **Ссылка (Link):** Получите ссылку на форму и поделитесь ею любым удобным способом (например, в социальных сетях, на веб-сайте).
* **Укоротить URL (Shorten URL):** Сделайте ссылку более короткой и удобной для распространения.
* **Встраивание (Embed):** Встройте форму на свой веб-сайт или в блог, используя HTML-код.

Шаг 7: Просмотр и анализ ответов

Все ответы, полученные через форму, автоматически собираются в связанной электронной таблице Google Sheets.

1. Откройте Google Sheets (sheets.google.com).
2. Откройте таблицу, связанную с вашей формой. Вы увидите новую таблицу (Sheet1) с заголовками столбцов, соответствующими вопросам в вашей форме. Каждая строка будет содержать ответы одного респондента.

**Анализ данных:**

Вы можете использовать различные инструменты Google Sheets для анализа собранных данных:

* **Сортировка и фильтрация:** Сортируйте и фильтруйте данные, чтобы выделить определенные группы респондентов или ответы.
* **Диаграммы и графики:** Создавайте диаграммы и графики для визуализации данных и выявления тенденций.
* **Формулы и функции:** Используйте формулы и функции для выполнения расчетов и анализа данных.
* **Условное форматирование:** Применяйте условное форматирование для выделения определенных значений или диапазонов.

**Google Forms также предоставляет сводку ответов (Summary):**

1. Откройте Google Forms.
2. Перейдите на вкладку “Ответы” (Responses).
3. Здесь вы увидите сводную информацию по каждому вопросу, включая графики и диаграммы, показывающие распределение ответов.

Примеры использования форм в электронных таблицах

* **Опросы клиентов:** Сбор отзывов о продуктах и услугах.
* **Регистрация на мероприятия:** Сбор информации об участниках конференций, семинаров, вебинаров и т.д.
* **Формы обратной связи:** Получение предложений и комментариев от посетителей веб-сайта.
* **Заявки на участие в конкурсах:** Сбор заявок с необходимой информацией о участниках.
* **Тесты и викторины:** Проверка знаний и навыков.
* **Сбор данных для исследований:** Сбор информации для научных и маркетинговых исследований.
* **Заказы товаров и услуг:** Прием заказов онлайн.
* **Опросы сотрудников:** Оценка удовлетворенности работой и сбор предложений по улучшению.

Советы и рекомендации

* **Четко формулируйте вопросы:** Используйте ясный и понятный язык, чтобы избежать путаницы и получить точные ответы.
* **Используйте подходящие типы вопросов:** Выбирайте типы вопросов, которые лучше всего подходят для сбора нужной информации.
* **Протестируйте форму перед отправкой:** Заполните форму самостоятельно, чтобы убедиться, что все работает правильно и нет ошибок.
* **Защитите свои данные:** Будьте внимательны к настройкам конфиденциальности и безопасности, особенно если вы собираете конфиденциальную информацию.
* **Анализируйте данные:** Используйте инструменты анализа данных, чтобы выявить тенденции и принять обоснованные решения.

Заключение

Создание форм в электронных таблицах – это простой и эффективный способ сбора и организации данных. Google Sheets предоставляет мощные инструменты для создания и настройки форм, которые можно использовать для различных целей. Следуя инструкциям, приведенным в этой статье, вы сможете легко создать собственную форму и начать собирать данные уже сегодня. Не бойтесь экспериментировать с различными типами вопросов и настройками, чтобы создать форму, которая наилучшим образом соответствует вашим потребностям. Удачи!