Как успешно провести собрание в качестве председателя: Пошаговое руководство

Председательство на собрании – ответственная и зачастую непростая задача. От председателя во многом зависит, насколько продуктивно и результативно пройдет собрание, будут ли достигнуты поставленные цели и останутся ли участники довольны. Успешное председательство требует не только хорошей организации, но и умения управлять дискуссией, разрешать конфликты и эффективно направлять работу группы.

В этой статье мы подробно рассмотрим, как успешно провести собрание в качестве председателя, начиная от подготовки и заканчивая подведением итогов. Мы предоставим пошаговые инструкции, полезные советы и практические рекомендации, которые помогут вам уверенно справиться с этой ролью.

## I. Подготовка к собранию – фундамент успеха

Успех любого собрания во многом зависит от тщательной подготовки. Председатель должен заблаговременно продумать все детали, чтобы обеспечить эффективное и продуктивное обсуждение.

**1. Определение целей и задач собрания:**

Первый и самый важный шаг – четко определить, зачем вообще проводится собрание. Какие конкретные цели необходимо достичь? Какие вопросы должны быть решены? Без четких целей собрание рискует превратиться в бесцельную болтовню, которая не принесет никаких результатов.

* **Примеры целей:**
* Принятие решения о бюджете на следующий квартал.
* Обсуждение стратегии развития компании.
* Выработка плана действий по решению возникшей проблемы.
* Получение обратной связи от сотрудников по новому проекту.
* **Как определить цели:**
* Проведите предварительные консультации с ключевыми участниками собрания.
* Изучите существующие документы и отчеты, имеющие отношение к теме собрания.
* Сформулируйте цели в виде конкретных, измеримых, достижимых, релевантных и ограниченных во времени (SMART) целей.

**2. Составление повестки дня:**

Повестка дня – это план собрания, в котором перечислены все вопросы, которые будут обсуждаться, и время, отведенное на каждый вопрос. Хорошо составленная повестка дня помогает структурировать собрание, поддерживать фокус на важных темах и не тратить время на посторонние вопросы.

* **Что должна включать повестка дня:**
* Название собрания.
* Дата, время и место проведения.
* Список обсуждаемых вопросов с указанием времени на каждый вопрос.
* ФИО докладчиков по каждому вопросу (если есть).
* Любая другая важная информация, например, раздаточные материалы.
* **Пример повестки дня:**
* **Название:** Собрание отдела маркетинга по планированию рекламной кампании.
* **Дата:** 15 марта 2024 г.
* **Время:** 10:00 – 12:00.
* **Место:** Конференц-зал № 1.
* **Повестка:**
* Приветственное слово (10:00 – 10:05).
* Обзор результатов прошлой рекламной кампании (10:05 – 10:20) – докладчик: Иван Иванов.
* Обсуждение целей и задач новой рекламной кампании (10:20 – 10:40).
* Бюджет рекламной кампании (10:40 – 11:00) – докладчик: Анна Петрова.
* Разработка креативной концепции (11:00 – 11:30).
* Распределение обязанностей (11:30 – 11:45).
* Подведение итогов и определение следующих шагов (11:45 – 12:00).
* **Советы по составлению повестки дня:**
* Начните с самых важных вопросов.
* Учитывайте время, необходимое для обсуждения каждого вопроса.
* Предусмотрите время для перерывов, особенно на длительных собраниях.
* Убедитесь, что повестка дня понятна всем участникам.

**3. Выбор участников собрания:**

Приглашайте только тех людей, которые действительно необходимы для достижения целей собрания. Слишком большое количество участников может затруднить обсуждение и привести к неэффективному использованию времени.

* **Критерии выбора участников:**
* Компетентность в обсуждаемых вопросах.
* Необходимость участия в принятии решений.
* Возможность внести вклад в обсуждение.
* **Сообщение участникам необходимой информации:**
* Заблаговременно отправьте приглашение на собрание с указанием даты, времени, места и повестки дня.
* Предоставьте участникам все необходимые материалы, такие как документы, отчеты и презентации.
* Напомните участникам о собрании за день до его проведения.

**4. Подготовка места проведения и необходимого оборудования:**

Убедитесь, что место проведения собрания удобно для всех участников, хорошо освещено и проветривается. Проверьте наличие необходимого оборудования, такого как проектор, экран, микрофон и компьютер. Заранее протестируйте все оборудование, чтобы избежать технических проблем во время собрания.

* **Что необходимо проверить:**
* Наличие достаточного количества стульев и столов.
* Работоспособность проектора, экрана и микрофона.
* Доступ к интернету (при необходимости).
* Наличие питьевой воды и кофе.
* Удобство парковки для участников.

**5. Изучение темы собрания и подготовка необходимой информации:**

Председатель должен быть хорошо осведомлен обо всех вопросах, которые будут обсуждаться на собрании. Изучите все необходимые документы, отчеты и презентации. Подготовьте ответы на возможные вопросы участников.

## II. Проведение собрания – управление процессом

Успешное проведение собрания требует от председателя умения управлять дискуссией, поддерживать фокус на важных темах и разрешать конфликты.

**1. Открытие собрания:**

* **Приветственное слово:**
* Поприветствуйте участников собрания.
* Кратко представьте себя, если это необходимо.
* Выразите благодарность участникам за то, что они нашли время принять участие в собрании.
* **Объявление целей и задач собрания:**
* Напомните участникам о целях и задачах собрания.
* Объясните, почему это собрание важно.
* **Представление повестки дня:**
* Представьте повестку дня.
* Спросите участников, есть ли у них какие-либо вопросы или предложения по повестке дня.
* Утвердите повестку дня.
* **Установление правил собрания:**
* Установите правила проведения собрания, например, о порядке выступлений, времени на выступления и способах принятия решений.
* Напомните участникам о необходимости соблюдать регламент и уважать мнение друг друга.

**2. Управление дискуссией:**

* **Предоставление слова участникам:**
* Предоставляйте слово участникам в соответствии с повесткой дня или в порядке очереди.
* Следите за тем, чтобы каждый участник имел возможность высказаться.
* **Направление дискуссии в нужное русло:**
* Поддерживайте фокус на важных темах.
* Пресекайте отклонения от темы собрания.
* Возвращайте дискуссию в нужное русло, если она уходит в сторону.
* **Задавание вопросов и стимулирование обсуждения:**
* Задавайте вопросы, чтобы стимулировать обсуждение и получить больше информации.
* Просите участников делиться своими мнениями и идеями.
* Поощряйте активное участие всех участников.
* **Резюмирование высказываний участников:**
* Кратко резюмируйте высказывания участников, чтобы убедиться, что все правильно поняли друг друга.
* Подчеркивайте ключевые моменты и основные аргументы.
* **Управление временем:**
* Следите за временем, отведенным на каждый вопрос.
* Предупреждайте участников, если время истекает.
* При необходимости перенесите обсуждение некоторых вопросов на другое время.

**3. Разрешение конфликтов:**

* **Выявление причин конфликта:**
* Определите причины возникновения конфликта.
* Выслушайте обе стороны конфликта.
* Постарайтесь понять точки зрения обеих сторон.
* **Поиск компромиссных решений:**
* Предложите компромиссные решения, которые устроят обе стороны.
* Поощряйте участников к поиску взаимовыгодных решений.
* Помогайте участникам найти общие точки соприкосновения.
* **Сохранение уважительной атмосферы:**
* Напоминайте участникам о необходимости соблюдать уважение друг к другу.
* Пресекайте оскорбления и личные выпады.
* Поддерживайте конструктивный тон дискуссии.

**4. Принятие решений:**

* **Определение способов принятия решений:**
* Определите, каким способом будут приниматься решения, например, голосованием, консенсусом или решением председателя.
* Объясните участникам, как будет проходить процесс принятия решений.
* **Проведение голосования (если необходимо):**
* Объявите вопрос для голосования.
* Объясните правила голосования.
* Подсчитайте голоса и объявите результат.
* **Фиксация принятых решений:**
* Зафиксируйте все принятые решения в протоколе собрания.
* Убедитесь, что все участники согласны с принятыми решениями.

**5. Подведение итогов собрания:**

* **Краткое резюме обсужденных вопросов и принятых решений:**
* Кратко резюмируйте все вопросы, которые были обсуждены на собрании.
* Напомните участникам о принятых решениях.
* **Определение следующих шагов:**
* Определите следующие шаги, которые необходимо предпринять для реализации принятых решений.
* Назначьте ответственных за выполнение этих шагов.
* Установите сроки выполнения.
* **Выражение благодарности участникам:**
* Выразите благодарность участникам за их участие и вклад в работу собрания.
* Поблагодарите докладчиков за их презентации.
* **Объявление о закрытии собрания:**
* Объявите о закрытии собрания.
* Напомните участникам о том, когда и где состоится следующее собрание (если оно запланировано).

## III. После собрания – закрепление результатов

Работа председателя не заканчивается с закрытием собрания. Важно закрепить достигнутые результаты и обеспечить выполнение принятых решений.

**1. Составление и рассылка протокола собрания:**

Протокол собрания – это документ, в котором фиксируются все основные моменты собрания, такие как повестка дня, список участников, обсуждаемые вопросы, принятые решения и следующие шаги.

* **Что должен включать протокол собрания:**
* Название собрания.
* Дата, время и место проведения.
* Список участников.
* Повестка дня.
* Краткое описание хода обсуждения каждого вопроса.
* Принятые решения.
* Следующие шаги с указанием ответственных и сроков выполнения.
* Подпись председателя.
* **Рассылка протокола собрания:**
* Разошлите протокол собрания всем участникам в течение нескольких дней после проведения собрания.
* Убедитесь, что все участники получили протокол и ознакомились с ним.
* **Хранение протокола собрания:**
* Храните протокол собрания в надежном месте, чтобы его можно было легко найти при необходимости.
* Создайте электронную копию протокола и сохраните ее на компьютере или в облачном хранилище.

**2. Контроль выполнения принятых решений:**

* **Отслеживание прогресса:**
* Регулярно отслеживайте прогресс выполнения принятых решений.
* Связывайтесь с ответственными за выполнение шагов и узнавайте об их успехах и проблемах.
* **Решение возникающих проблем:**
* Помогайте ответственным за выполнение шагов решать возникающие проблемы.
* Предоставляйте им необходимую поддержку и ресурсы.
* **Информирование участников о прогрессе:**
* Регулярно информируйте участников о прогрессе выполнения принятых решений.
* Публикуйте отчеты о проделанной работе.
* Проводите follow-up встречи для обсуждения прогресса и решения проблем.

**3. Анализ результатов собрания и определение областей для улучшения:**

* **Оценка эффективности собрания:**
* Оцените, насколько эффективным было собрание.
* Достигнуты ли поставленные цели?
* Было ли эффективно использовано время?
* Были ли довольны участники собранием?
* **Определение областей для улучшения:**
* Определите области, в которых можно улучшить подготовку и проведение собраний в будущем.
* Спросите участников, что они думают об улучшении процесса проведения собраний.
* Внедрите изменения, которые помогут сделать собрания более эффективными и продуктивными.

## IV. Дополнительные советы для председателя

* **Будьте нейтральны и беспристрастны:**
* Председатель должен быть нейтральным и беспристрастным по отношению ко всем участникам собрания и всем обсуждаемым вопросам.
* Не выражайте свое личное мнение и не поддерживайте ни одну из сторон конфликта.
* **Будьте внимательны и слушайте активно:**
* Председатель должен быть внимательным и активно слушать всех участников собрания.
* Обращайте внимание не только на то, что говорят, но и на то, как говорят.
* Задавайте уточняющие вопросы, чтобы убедиться, что вы правильно поняли говорящего.
* **Будьте организованы и пунктуальны:**
* Председатель должен быть организованным и пунктуальным.
* Начинайте и заканчивайте собрание вовремя.
* Соблюдайте повестку дня.
* Подготовьте все необходимые материалы заранее.
* **Будьте уверены в себе и спокойны:**
* Председатель должен быть уверенным в себе и спокойным.
* Не бойтесь брать на себя ответственность и принимать решения.
* Сохраняйте спокойствие в конфликтных ситуациях.
* **Помните о цели собрания:**
* Председатель всегда должен помнить о цели собрания и направлять все усилия на ее достижение.
* Не позволяйте дискуссии уходить в сторону от цели.
* Напоминайте участникам о цели собрания, если они отвлекаются.

## Заключение

Председательство на собрании – это важная и ответственная роль, требующая хорошей подготовки, умения управлять дискуссией и разрешать конфликты. Следуя нашим пошаговым инструкциям и полезным советам, вы сможете успешно провести собрание, достичь поставленных целей и оставить участников довольными. Помните, что постоянное совершенствование своих навыков председательства – это ключ к проведению эффективных и продуктивных собраний.